Assistant accueil F/H

Nous recherchons notre Assistant accueil F/H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDD de 4 mois , à pourvoir dès début décembre 2024.

Vos missions :

1/ Accueil :

• Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.)
• Accueillir les visiteurs et les étudiants/ salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés
• Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.)
• Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés
• Gérer le courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse ...)
• Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés
• Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers

2/ Gestion et suivi des absences de nos étudiants

• Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants
• Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité
• Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …)
• Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation

3/ Tenue des locaux 

• Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager
• Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux
• Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs
• Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)

4/ Reporting

• Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données
• Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité
• Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.

Compétences recherchées : 

• Avoir une bonne expression orale et écrite
• Maitriser Word et Excel et être à l’aise sur les outils numériques (ex : Canva)

Qualités personnelles : 

• Avoir un très grand sens du service
• Être disponible pour s’adapter à toute situation
• Être organisé.e pour savoir gérer son temps et ses priorités
• Être proactif pour débloquer rapidement chaque situation rencontrée

Salaire : 22 200€ fixe brut annuel

Localisation : RENNES

Horaires : 35 heures semaine

Avantages :  Mutuelle, Ticket Restaurant, 50% Transport, Prime mobilité douce