Responsable de secrétariat médical (oncologie)

**À propos de FeelGood Onco**

FeelGood Onco est un centre spécialisé dans les diagnostics et traitements ambulatoires des personnes touchées par le cancer. Notre approche est centrée sur la personne, fondée sur la bienveillance, la rigueur clinique et le travail en réseau.

Soutenir et faire une différence pour nos patients est l'essence de notre mission. Nous leur offrons une approche holistique, couvrant l'ensemble de leurs besoins en un seul lieu, avec tous les expert(e)s à portée de main. Notre démarche est pragmatique, ciblée et pensée pour leur faciliter la vie.

Nous recherchons pour notre siège situé à Clarens un(e) future Responsable de secrétariat, expérimenté(e) et engagé(e) pour rejoindre et superviser notre équipe du secrétariat.

## Vos missions

Après une période d’immersion, de prise de marque et de transmission, vous prendrez la responsabilité du secrétariat de FeelGoodOnco et de son équipe du siège. A ce titre, vous seront notamment confiées les responsabilités suivantes :

1. **Management d’équipe**

• Participation au recrutement des secrétaires médicales
• Formation et assistance des secrétaires médicales
• Gestion de l’équipe et organisation de réunions du secrétariat à échéance régulière
• Gestion et organisation des vacances et absences de manière à assurer la continuité du service

2. **Organisation et supervision des tâches de l’équipe (pouvant nécessiter une implication personnelle)**

**_Gestion des patients et de leurs rendez-vous_**

• Accueil téléphonique et physique de la patientèle ; rendez-vous, réponse aux demandes, ainsi qu’aux situations d’urgence

• Répartition quotidienne des patients (nouveaux ou anciens)
• Gestion des agendas des médecins et collaborateurs des soins de support
• Compléter les questionnaires des assurances et AI des patients
• Pistage des documents : résultats d’examens, accords assurances etc.
• Participation ponctuelle au Tumorboard

**_Coordination_**

• Collaboration étroite avec les médecins, infirmiers et autres professionnels de la santé à l’interne et à l’externe
• Coordination rendez-vous des patients à l’interne et à l’externe - examens dans les diverses spécialités (radiologie, cardiologie, pneumologie, endocrinologie, laboratoire, etc), chirurgies, hôpitaux.
• Echange avec les assurances maladies pour les prises en charge des traitements des patients et autres

**_Bureautique_**

• Réalisation des tâches en lien avec Mediway
• Suivi complet des dossiers médicaux des patients : création, mise à jour, archivage
• Facturation et suivi extra-médicaux
• Traitement des courriers et emails liés aux demandes administratives et médicales - Rédaction (occasionnelle) et transmission de courriers médicaux, frappe sur place des courriers et des rapports des médecins
• Prise de PV des séances internes du mardi
• Scannage et archivage

**_Logistique_**

• Commandes du petit matériel de bureau et de l’approvisionnement
• Gestion des salles
• Gestion du tout venant

## Vos compétences

**Votre Profil**

Fort(e) de votre expérience à la tête d’un secrétariat médical, et doté(e) de compétences managériales reconnues, idéalement avec expérience préalable dans le domaine d’oncologie :

• Vous savez organiser, planifier et gérer les priorités dans un environnement où plusieurs demandes urgentes coexistent.
• Vous possédez un solide capacité d'anticipation et veillez à assurer la continuité du service en toutes circonstances.
• Vous faites preuve d'un excellent sens de l'organisation et savez optimiser les processus administratifs.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre leadership bienveillant et votre capacité à fédérer, accompagner et développer une équipe.
• Vous êtes à l'aise dans la gestion des situations complexes ou imprévues et/ou sous pression
• Vous disposez d'un excellent sens du service et placez la qualité de la prise en charge du patient au centre de vos préoccupations.
• Vous savez collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés (médecins, infirmiers, assurances, hôpitaux et partenaires externes).
• Vous communiquez avec diplomatie, professionnalisme et assertivité, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Vous faites preuve d'une grande rigueur administrative et d'un sens aigu de la confidentialité.
• Vous appréciez autant les responsabilités managériales que la participation opérationnelle aux activités quotidiennes du secrétariat.

Une formation certifiante en secrétariat médical est un plus certain, et la connaissance de Mediway un atout apprécié.

## Avantages

**Ce que nous offrons**

• Un cadre de travail stimulant et humain
• Des avantages sociaux (6 semaines de congés, 13e mois)
• Une équipe pluridisciplinaire engagée et bienveillante
• Expérience de travail dans une structure holistique et innovante
• Un travail et des responsabilités valorisants, satisfaisants et impactants, apportant une vraie valeur ajoutée aux patients et à leurs familles

**Intéressé(e) ?**

Envoyez votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, diplômes et certificats de travail) à l’adresse indiquée.

**Date d'entrée souhaitée :** dès que possible

**Type de contrat :** contrat à durée indéterminée

**Taux d'activité :** 80-100 %

**Lieu :** Clarens