Assistant administratif H/F

Organisme spécialisé dans la formation professionnelle (sécurité, sûreté et prévention des risques), Brink's Formation recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son centre de Gentilly.

Polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens du service, le/la titulaire gère l'accueil, la logistique, l'administration des formations et le support aux clients, stagiaires et formateurs. Le poste exige autonomie, réactivité et fortes qualités relationnelles pour collaborer efficacement avec l'ensemble des acteurs internes et externes.

1. Gestion administrative et suivi de la formation

• Assurer le suivi administratif global des actions de formation.
• Gérer les inscriptions, les modifications et la mise à jour rigoureuse des dossiers des stagiaires, des formateurs et des clients.
• Assurer le suivi des présences et des absences des stagiaires, et informer les clients ainsi que les chargés de formation.
• Contrôler, collecter et effectuer les relances nécessaires concernant les documents de fin de formation.
• Alimenter et mettre à jour régulièrement les outils de gestion et les bases de données de formation (tels que GESCOF ou équivalent).
• Assurer l'impression, la gestion et la délivrance des documents réglementaires et associés (diplômes, cartes SST, attestations, etc.).
• Garantir la traçabilité et la fiabilité de l'ensemble des informations administratives.

2. Accueil, communication et gestion des relations

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les publics : stagiaires, clients, formateurs, fournisseurs et visiteurs.
• Répondre aux demandes d'information et orienter efficacement les différents interlocuteurs.
• Assurer le traitement des boîtes mail génériques.
• Traiter les demandes, les relances et les réclamations des clients.
• Assurer le back-up des inscriptions en cas de besoin.
• Maintenir une excellente aisance relationnelle et des qualités de communication écrite et orale avec des interlocuteurs variés.
• Travailler en étroite coopération avec les équipes administratives, commerciales et pédagogiques.

3. Organisation logistique et gestion des sites

• Organiser les sessions de formation sur l'ensemble des sites concernés.
• Préparer en amont les salles de formation, les documents et les supports pédagogiques nécessaires.
• Organiser l'accueil (gestion des petits-déjeuners, etc.).
• Coordonner l'envoi des documents aux formateurs : supports de cours, feuilles d’émargement, QR codes, documents spécifiques et supports pédagogiques.
• Gérer l'organisation des réservations d'hôtels, de repas, de salles de réunion et des prestations associées.
• Assurer le suivi des stocks de fournitures et des consommables pour les différents sites (papier, suivi des toners, etc.).

4. Gestion des fournisseurs, prestataires et outils techniques

• Suivre l'évolution des besoins logistiques et matériels des différents sites de formation.
• Assurer le lien permanent avec les fournisseurs et les prestataires logistiques.
• Signaler et suivre de près la résolution de tous les dysfonctionnements liés aux équipements et aux infrastructures.
• Maîtriser parfaitement les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook).
• Utiliser avec aisance les logiciels de gestion de la formation et les bases de données dédiées.

5. Profil de poste

Issu(e) d'une formation de type Bac+2 (assistant(e) gestion, administratif ou PME-PMI), vous justifiez d'une première expérience réussie dans l'assistanat, de préférence dans le secteur de la formation professionnelle. Polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens du service, vous maîtrisez les outils bureautiques et faites preuve d'autonomie et de réactivité au quotidien.