BS / General Affairs Specialist - BS / Spécialiste des services généraux

BS / General Affairs Specialist - BS / Spécialiste des services généraux

The BS / General Affairs Specialist is responsible for supporting the overall administrative, facility, and finance-related operations of Hyundai Motor Group Racing. This role ensures smooth daily office operations, compliance with local administrative requirements, and effective communication between internal teams and external partners.

Key Responsibilities

Office Administration

• Manage general office operations (office supplies procurement, inventory control, etc.)
• Handle incoming/outgoing mail, parcels, and visitor reception
• Support company vehicle management (regular maintenance scheduling, insurance documentation handling, key management)
• Maintain internal documents (physical/digital-archiving and filing)

General Affairs Support

• Support on- and offboarding processes: employee badge issuance, coordinating with IT workstation/equipment preparation, and initial orientation
• Assist with employee welfare and workplace related requests (safety equipment, medical check-up, internal event support)

Finance & Accounting Assistance

• Assist with small expense processing and basic cost settlement tasks
• Receiving + verifying vendor invoices
• Communication with suppliers for inquiries or document confirmation
• Support preparation of Purchase Requests (PR) and Purchase Orders (PO)
• Assist with French administrative documentation

Communication & Documentation

• Draft + assist in preparing internal/external communications (emails, notices, simple translations)
• Coordination of communication between headquarters (Korea), Germany and France
• Schedule and coordinate with external service providers, suppliers, and building management

Facility & Safety Managrment

• Liase with building management for facility-related issues (maintenance, repair requests, cleaning, security services)
• Maintain safety-related documents + support planning of periodic safety inspections
• Assist in managing emergency equipment and employee access badges

Local Compliance & Administrative Support

• Assist with communication and document exchange with local authorities, tax offices, and insurance agencies with the legal team
• Manage submission and filing of mandatory administrative documents (déclarations, attestations, legal notices)
• Maintain compliance-related documents + support contract documentation

Car Fleet Management / Booking

• Truck + pool car appointment
• Insurance, repair, TÜV
• Following fuel card expenses

Additional Tasks

• Perform other administrative duties assigned by the Operations Manager and/or the BS team in Germany

Required Qualifications

• Experience in administrative support, office management, or general affairs
• Proficiency in French and English (written and verbal)
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to multitask and manage priorities in a dynamic environment
• Good communication skills and ability to coordinate with external vendors + internal team
• Ability to maintain confidentiality regarding sensitive company information
• Preferred: Experience in multinational corporate environments; basic knowledge of French administrative systems (tax, workforce regulations, facility norms); understanding of finance processes (invoices, PR/PO, VAT)

Our Offer

• Secure and long-term employment relationship
• Market and performance-related remuneration
• Training and career development
• Working in an international and dynamic environment
• Attractive benefits

Le/La Spécialiste BS / Services Généraux est chargé(e) de soutenir l'ensemble des opérations administratives, des services généraux, des installations et des activités liées aux finances de Hyundai Motor Group Racing. Ce poste garantit le bon fonctionnement quotidien du bureau, le respect des exigences administratives locales ainsi qu'une communication efficace entre les équipes internes et les partenaires externes.

Principales responsabilités

Administration de bureau

• Gérer les opérations générales du bureau (achat de fournitures, gestion des stocks, etc.).
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, des colis ainsi que l'accueil des visiteurs.
• Participer à la gestion du parc automobile de l'entreprise (planification des entretiens périodiques, suivi des documents d'assurance, gestion des clés).
• Assurer la mise à jour, l'archivage et le classement des documents internes sous format papier et numérique.

Support aux services généraux

Participer aux processus d'intégration et de départ des collaborateurs : délivrance des badges, coordination avec le service informatique pour la préparation des postes de travail et des équipements, organisation de l'accueil des nouveaux arrivants.

• Assister les collaborateurs pour les sujets liés au bien-être au travail et aux demandes internes (équipements de sécurité, visites médicales, soutien à l'organisation d'événements internes).

Assistance finance et comptabilité

• Participer au traitement des petites dépenses et aux opérations de règlement de base.
• Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs.
• Assurer les échanges avec les fournisseurs pour les demandes d'informations ou la validation de documents.
• Participer à la préparation des demandes d'achat (PR) et des bons de commande (PO).
• Assister dans la gestion de la documentation administrative française.

Communication et gestion documentaire

• Rédiger et préparer des communications internes et externes (courriels, notes d'information, traductions simples).
• Coordonner la communication entre le siège en Corée, les équipes en Allemagne et en France.
• Organiser et coordonner les interventions des prestataires externes, fournisseurs et gestionnaires d'immeubles.

Gestion des installations et sécurité

• Assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble pour les sujets liés aux installations (maintenance, demandes de réparation, nettoyage, services de sécurité).
• Maintenir à jour les documents relatifs à la sécurité et participer à la planification des inspections de sécurité périodiques.
• Participer à la gestion des équipements d'urgence et des badges d'accès des employés.

Conformité locale et support administratif

• Assister, en collaboration avec l'équipe juridique, dans les échanges et la transmission de documents avec les autorités locales, l'administration fiscale et les organismes d'assurance.
• Gérer le dépôt et l'archivage des documents administratifs obligatoires (déclarations, attestations, avis légaux).
• Assurer le suivi de la documentation liée à la conformité et au support contractuel.

Gestion de la flotte automobile et des réservations

• Organisation des rendez-vous pour les camions et véhicules partagés
• Coordination des assurances, réparations et contrôles techniques (TÜV)
• Suivi et contrôle des dépenses des cartes carburant

Autres missions

• Réaliser toute autre tâche administrative confiée par le Responsable des Opérations et/ou l'équipe BS basée en Allemagne.

Qualifications requises

• Expérience dans l'assistance administrative, la gestion de bureau ou les services généraux.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Excellentes capacités d'organisation et sens du détail.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser dans un environnement dynamique.
• Bonnes compétences en communication et capacité à coordonner les échanges avec les fournisseurs externes et les équipes internes.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.

Atouts appréciés

• Expérience dans un environnement d'entreprise international ou multinational.
• Connaissance de base du système administratif français (fiscalité, réglementation du travail, normes liées aux bâtiments et installations).
• Compréhension des processus financiers (facturation, demandes d'achat PR/PO, TVA).

Notre offre

• Un emploi stable dans le cadre d'une relation de travail durable.
• Une rémunération compétitive, en adéquation avec le marché et les performances.
• Des opportunités de formation et d'évolution professionnelle.
• Un environnement de travail international et dynamique.
• Des avantages sociaux attractifs.