Chargé(e) Admin RH

Job Description & Summary

Mission principale 
Assurer la gestion administrative des collaborateurs tout au long de leur parcours d’intégration, en garantissant la conformité des dossiers, le respect des procédures et la qualité de service apportée aux collaborateurs, managers, écoles et parties prenantes internes. 
 
Le/la Chargé(e) People Administration Delivery contribue à la bonne exécution des activités administratives liées aux alternants, stagiaires et nouveaux collaborateurs, tout en assurant la fiabilité des données dans les outils RH. 
 
Responsabilités principales 
1. Gestion administrative des alternants 
 
* Constituer et contrôler les dossiers administratifs des alternants. 
* Préparer les contrats d’alternance et assurer leur conformité. 
* Collecter et vérifier les pièces justificatives nécessaires à l’embauche. 
* Assurer les échanges administratifs avec les écoles et les parties prenantes concernées. 
* Réaliser les démarches administratives liées aux contrats d’alternance. 
* Préparer et assurer le suivi des déclarations auprès des OPCO. 
* Assurer le suivi des échéances et des renouvellements lorsque nécessaire. 
* Mettre à jour les informations dans les systèmes RH. 
 
2. Gestion administrative des stagiaires 
 
* Préparer et contrôler les conventions de stage. 
* Assurer la collecte et la vérification des documents administratifs. 
* Coordonner les signatures des conventions avec les différentes parties prenantes. 
* Effectuer le suivi administratif des stages tout au long de leur durée. 
* Garantir la qualité et la conformité des dossiers. 
* Assurer la mise à jour des données dans les outils RH. 
 
3. Onboarding administratif 
 
* Accompagner les futurs collaborateurs dans la réalisation des formalités administratives préalables à leur arrivée. 
* Assurer la collecte, le contrôle et la validation des documents nécessaires à l’embauche. 
* Répondre aux questions des futurs collaborateurs relatives à leur dossier administratif. 
* Assurer le suivi des étapes d’intégration dans Workday. 
* Veiller à la complétude des dossiers avant la date d’arrivée. 
* Garantir une expérience collaborateur fluide et qualitative lors du processus d’intégration. 
 
4. Gestion des documents contractuels et signatures électroniques 
 
* Préparer les documents contractuels conformément aux procédures en vigueur. 
* Déposer les contrats, avenants et autres documents dans PeopleDoc. 
* Lancer les campagnes de signature électronique auprès des différentes parties prenantes. 
* Assurer le suivi des signatures et effectuer les relances nécessaires. 
* Contrôler la bonne réception des documents signés. 
* Garantir l’archivage et la traçabilité des documents administratifs. 
 
5. Gestion des données et outils RH 
 
* Assurer la saisie et la mise à jour des informations dans les systèmes RH. 
* Contrôler la qualité et la cohérence des données administratives. 
* Réaliser les vérifications nécessaires afin de garantir la fiabilité des informations. 
* Participer aux campagnes de contrôle qualité des données. 
* Signaler les anomalies et contribuer à leur résolution. 
 
6. Support et relation avec les parties prenantes 
 
* Répondre aux sollicitations des collaborateurs, managers, écoles et équipes RH. 
* Fournir les informations et documents nécessaires dans le respect des procédures. 
* Assurer le suivi des demandes reçues via les différents canaux de communication. 
* Escalader les situations complexes au Team Leader lorsque nécessaire. 
* Contribuer au maintien d’un haut niveau de satisfaction des clients internes. 
 
7. Amélioration continue 
 
* Participer à l’identification des opportunités d’amélioration des processus. 
* Contribuer à la mise à jour des procédures et modes opératoires. 
* Partager les bonnes pratiques au sein de l’équipe. 
* Participer aux projets d’amélioration et de digitalisation des activités administratives. 
 
Compétences clés 
* Connaissance des processus administratifs RH. 
* Rigueur et sens du détail. 
* Gestion simultanée de plusieurs dossiers. 
* Maîtrise des outils bureautiques et RH (Workday, PeopleDoc ou équivalents). 
* Sens du service client. 
* Organisation et gestion des priorités. 
* Bonnes capacités de communication écrite et orale. 
* Esprit d’équipe et sens de la confidentialité.