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Overview
As an Office Administrator, you'll handle general office organization and administration, support construction management and management with administrative tasks, and process incoming/outgoing mail and phone/email correspondence. Responsibilities include recording and maintaining orders, delivery notes, and invoices, preparing and controlling working hours, time sheets, and site reports, supporting offer creation and tender documents, managing personnel and vehicle records, and coordinating appointments and meetings. Requires experience in project management or as an office clerk, good communication skills, MS Office knowledge, ability to multitask, and structured work approach. We offer permanent employment, family-oriented environment, and flexible working hours.
Description
Bei Inframotion GmbH, einem auf Breitbandausbau spezialisierten Generalunternehmen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Büroassistentin (m/w/d), die mit Organisationstalent und Sorgfalt unsere Verwaltung unterstützt.
Mit unserer überschaubaren Größe von 11 bis 50 Mitarbeitern bieten wir eine freundliche und dynamische Arbeitsatmosphäre, in der du dich schnell einleben und weiterentwickeln kannst.
Du unterstützt unsere Projektleiter bei der Organisation und Verwaltung von Projekten, kümmerst dich um die Bürokommunikation und bringst deine Fähigkeiten in der administrativen Unterstützung aktiv ein. Wenn du in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten möchtest, das Wert auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung legt, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Wir suchen jemanden mit Liebe zum Detail, Kommunikationsstärke und einer „Hands-on“-Mentalität, um unsere Projekte im Bereich des Breitbandausbaus erfolgreich zu unterstützen. Schließe dich uns an und gestalte die digitale Zukunft mit uns gemeinsam!
## Aufgaben
- Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung
- Unterstützung der Bauleitung und Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
- Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
- Erfassung und Pflege von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen
- Vorbereitung und Kontrolle von Arbeitszeiten, Stundenzetteln und Baustellenberichten
- Unterstützung bei der Angebotserstellung und Ausschreibungsunterlagen
- Verwaltung von Personal- und Fahrzeugunterlagen
- Termin- und Besprechungskoordination
## Qualifikation
- Erfahrung im Projektmanagement oder als Bürokauffmann/frau
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit
- Kenntnisse in MS Office und anderen relevanten Software-Tools
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren und Fristen einzuhalten
- Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
## Benefits
- Gewinne Sicherheit im Job: Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem für die Zukunft sehr gut aufgestellten Unternehmen.
- Sei Teil unserer Gemeinschaft: In unserem familienorientierten Unternehmen wird das „Wir-Gefühl“ großgeschrieben. Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur zeichnen uns aus.
- Wir geben Dir Freiraum: Flexible Arbeitszeitregelungen ermöglichen es Dir, Privates und Berufliches miteinander zu verbinden.
Werde Teil von Inframotion GmbH in Gelsenkirchen! Unterstütze als Projektassistent/in unseren Breitbandausbau. Wachse in einem innovativen Team im Bereich Bauingenieurwesen. Bewirb dich jetzt und gestalte die Zukunft!
Skills
Benefits
Languages
About Inframotion GmbH
Inframotion GmbH is a general contractor for nationwide network infrastructure projects, partnering with energy suppliers, network providers, industrial companies, and public clients to provide comprehensive turn-key services.
