Customer Planning and Reporting Specialist (German speaker - 24 months contractor) (m/w/d)

At Roche you can show up as yourself, embraced for the unique qualities you bring. Our culture encourages personal expression, open dialogue, and genuine connections,  where you are valued, accepted and respected for who you are, allowing you to thrive both personally and professionally. This is how we aim to prevent, stop and cure diseases and ensure everyone has access to healthcare today and for generations to come. Join Roche, where every voice matters.

The Position

Über die Stelle

Bei Roche können Sie ganz Sie selbst sein und Ihre einzigartigen Qualitäten voll einbringen. Unsere Unternehmenskultur fördert den persönlichen Ausdruck, den offenen Dialog und echte Verbindungen. Hier werden Sie für das geschätzt, akzeptiert und respektiert, was Sie ausmacht – so können Sie sich sowohl persönlich als auch beruflich optimal entfalten. Auf diese Weise wollen wir Krankheiten vorbeugen, stoppen und heilen sowie sicherstellen, dass jeder Mensch heute und für kommende Generationen Zugang zu einer erstklassigen Gesundheitsversorgung hat. Werden Sie Teil von Roche, wo jede Stimme zählt.

Die Position

Zusammenfassung: Als Customer Planning and Reporting Specialist unterstützen Sie das Service-Außendienstteam von Roche Diagnostics bei verschiedenen Aktivitäten. Dazu gehören das Erstellen und Überwachen von Servicefällen (Cases) und Berichten, das Erstellen des Service-Dashboards mit den wichtigsten KPIs der Abteilung sowie die Sicherstellung der Schnittstelle zwischen Callcenter, Kunden und dem Service-Außendienst. Sie monitoren die Bestände der SpareParts (Ersatzteile) und bestellen diese ggf. Für den Service-Außendienst. Die Koordination, Planung und Durchführung von Inventuren/Bestandsprüfungen sowie die Rechnungserstellung/-stornierung und Bearbeitung von Workflows sind ebenfalls Bestandteile. Sie erstellen Serviceangebote und Wartungspläne, führen den Datenabgleich zwischen CRM- und Abrechnungssystemen durch und unterstützen Initiativen zur Optimierung der Customer Experience bei der Bereitstellung und Auswertung von Kundenumfragen.

Wichtig: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, da dieses Team den Servicebereich von Roche Diagnostics Deutschland unterstützt.

Die Arbeitszeit liegt zwischen 07:50 Uhr und 18:00 Uhr (deutsche Zeit, bzw 08:50 Uhr bis 19:00 Uhr rumänischer Zeit) und ist in Schichten organisiert. Die Schichten werden innerhalb des Teams aufgeteilt, sodass Sie an einigen Tagen vom frühen Morgen bis zum Nachmittag und an den meisten Tagen vom späteren Vormittag bis zum Abend arbeiten. Die Arbeitszeit umfasst auch einige gesetzliche rumänische Feiertage, sofern diese in Deutschland keine gesetzlichen Feiertage sind.

Ihre Aufgaben

Planung und Berichterstattung (ca. 75 %)

• Disposition / Erstellung von Servicefällen für proaktive Aktivitäten des Außendienstteams

• Überwachung von Ersatzteilbestellungen

• Initiierung des Austauschprozesses für Zubehör von Drittanbietern (z.B. USV-Anlagen, Wasserstationen etc.)

• Überwachung und Anpassung der Service-Ersatzteilbestände (Fahrzeugbestand und Lager)

• Unterstützung bei der Überprüfung, Korrektur und Freigabe von Berichten der Field Service Engineers (FSE)

• Monitoring von Ersatzteilen und Lagerortverwaltung

• Koordination, Planung und Durchführung von Inventuren/Bestandsprüfungen

• Schulung neuer Kolleginnen und Kollegen im CRM-System

• Bereitstellung von angeforderten Dokumenten für die Finanz- und Vertriebsabteilungen

• Erstellung von Kundenangeboten für Ersatzteile und Serviceaktivitäten

• Pflege der Beziehungen zu Drittanbietern für die Fallabwicklung und Installationsprojekte sowie Rechnungsprüfung

• Bereitstellung und Auswertung von ereignisbasierten Kundenbefragungen

• Erstellung wiederkehrender Berichte (Reports) und Vorschlagen von Maßnahmen zur Erreichung der KPIs innerhalb der definierten Zielvorgaben

• Definition des Prozesses für Eskalationen aus den Umfragen sowie Nachverfolgung der eingeleiteten Maßnahmen

Koordination von Einkauf & Beschaffung (ca. 25 %)

• End-to-End-Steuerung von Outsourcing-Aktivitäten unter Nutzung bestehender Beschaffungsprozesse und -systeme

• Onboarding und Offboarding von Dienstleistern (einschließlich Organisation und Koordination von Schulungen, Hardware, Zugriffen und Richtlinien)

• Planung und Erstellung von Aufträgen, einschließlich der Einholung und Zusammenfassung von Prognosen, Angeboten und Leistungsbeschreibungen in Zusammenarbeit mit den deutschen Business-Teams

• Überwachung, Berichterstattung und Analyse von KPIs, Qualität und Budget der Dienstleister (einschließlich Leistungs-, Compliance-, Kosten- und Abweichungsverfolgung); monatliche Präsentation der KPIs vor unseren Servicepartnern

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen (Plausibilitäts-, Auftrags- und Leistungsprüfung sowie Korrekturen); bei Fragen oder Unstimmigkeiten direkte Kommunikation mit externen Geschäftspartnern

• Verantwortung für das Handeln im Einklang mit gesetzlichen, regulatorischen und internen Standards sowie Verhaltensregeln (wie dem Roche Code of Conduct)

Das bringen Sie mit (Ihr Profil)

• Sie verfügen über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Kundensupport.

• Sie besitzen ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und können sowohl selbstständig als auch im Team arbeiten.

• Sie sind sicher im Umgang mit der Google Suite (Docs, Sheets, Slides) sowie Excel etc.

• Vorherige Erfahrung mit Salesforce und SAP ist von Vorteil.

• Sie sind bestens organisiert, können Aufgaben effektiv priorisieren und bringen fortgeschrittene analytische Fähigkeiten mit.

• Sie sind eigenverantwortlich, haben eine positive, kundenorientierte Einstellung und können flexibel mit Veränderungen sowie mehreren parallelen Aufgaben umgehen, um eine termingerechte und qualitativ hochwertige Erledigung zu gewährleisten.

• Sie beherrschen die rumänische und deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Wer wir sind

Eine gesündere Zukunft treibt uns an, innovativ zu sein. Gemeinsam engagieren sich mehr als 100.000 Mitarbeitende weltweit dafür, die Wissenschaft voranzubringen, um sicherzustellen, dass jeder Mensch heute und für kommende Generationen Zugang zu einer erstklassigen Gesundheitsversorgung hat. Unsere Bemühungen führen dazu, dass mehr als 26 Millionen Menschen mit unseren Medikamenten behandelt werden und über 30 Milliarden Tests mit unseren Diagnostikprodukten durchgeführt werden. Wir ermutigen uns gegenseitig, neue Möglichkeiten zu entdecken, fördern die Kreativität und halten unsere Ambitionen hoch, um lebensverändernde Gesundheitslösungen mit globaler Wirkung zu liefern.

Lassen Sie uns gemeinsam eine gesündere Zukunft gestalten.

Roche ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert.

Who we are

A healthier future drives us to innovate. Together, more than 100’000 employees across the globe are dedicated to advance science, ensuring everyone has access to healthcare today and for generations to come. Our efforts result in more than 26 million people treated with our medicines and over 30 billion tests conducted using our Diagnostics products. We empower each other to explore new possibilities, foster creativity, and keep our ambitions high, so we can deliver life-changing healthcare solutions that make a global impact.

Let’s build a healthier future, together.

Roche is an Equal Opportunity Employer.