Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d)

Gemeinsam die Energiewende gestalten

Neptun-Smulders Engineering ist ein hochmodernes Joint Venture der Neptun Werft und des belgischen Unternehmens Smulders. Gemeinsam vereinen wir unsere langjährige Erfahrung in der Entwicklung, Konstruktion und dem Projektmanagement, um innovative und leistungsstarke Konverterplattformen für die Offshore-Windenergie zu schaffen. Diese Plattformen spielen eine zentrale Rolle in der effizienten Übertragung von Windenergie und tragen maßgeblich dazu bei, die Energiewende voranzutreiben.

Die Neptun Werft, bekannt für ihre Expertise im Bau von über 70 Flusskreuzfahrtschiffen sowie Fähren und Gastankern, bringt ihre fundierten Fähigkeiten im maritimen Sektor in das Joint Venture ein. Smulders, ein führender Spezialist für anspruchsvolle Stahlkonstruktionen und deren Montage, ergänzt unsere Kompetenz mit innovativen technischen Lösungen. Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Offshore-Plattformen, die höchste Anforderungen an Effizienz, Nachhaltigkeit und Robustheit erfüllen.

Durch die enge Zusammenarbeit und das gegenseitige Vertrauen innerhalb unseres Joint Ventures sind wir in der Lage, Lösungen zu entwickeln, die nicht nur die heutigen, sondern auch die zukünftigen Herausforderungen der Offshore-Windenergiebranche meistern. Unsere Lösungen tragen dazu bei, die Integration erneuerbarer Energien in globale Stromnetze zu optimieren und die Energiezukunft nachhaltig zu gestalten.

Warum wir diese Rolle schaffen

Zur Unterstützung unserer wachsenden Projektlandschaft und zur Sicherstellung einer professionellen Dokumentensteuerung verstärken wir unser Technical Services Team um einen Dokumentenkoordinator (m/w/d). In dieser Rolle übernehmen Sie die zentrale Koordination technischer Dokumentationsprozesse und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen internen Fachbereichen, Kunden und Konsortialpartnern. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise stellen Sie sicher, dass Projektdokumentationen vollständig, nachvollziehbar und termingerecht bereitgestellt werden und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unserer internationalen Offshore-Windenergieprojekte.

Ihre Aufgaben

Dokumentenkoordination & Dokumentensteuerung

• Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination der technischen Projektdokumentation über den gesamten Dokumentenlebenszyklus
• Verwaltung und Pflege des Master Document Registers sowie Überwachung von Dokumentationsständen und Lieferterminen
• Sicherstellung der termingerechten Erstellung, Prüfung, Freigabe und Verteilung technischer Dokumente
• Gewährleistung von Vollständigkeit, Qualität und Nachvollziehbarkeit der Projektdokumentation

Schnittstellenmanagement & Stakeholder-Koordination

• Zentraler Ansprechpartner für dokumentationsrelevante Themen gegenüber Kunden, Konsortialpartnern und internen Fachbereichen
• Steuerung des Dokumentenaustauschs über interne sowie kundenseitige Dokumentenmanagementsysteme
• Nachverfolgung von Freigaben, Kommentaren und Änderungsanforderungen
• Sicherstellung einer fristgerechten Bearbeitung aller dokumentationsrelevanten Vorgänge
• Unterstützung der Projektteams bei dokumentationsbezogenen Fragestellungen

Prozesse & Systementwicklung

• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems
• Analyse bestehender Abläufe und Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Einführung und Umsetzung effizienter Dokumentations- und Freigabeprozesse
• Sicherstellung der Einhaltung projekt- und kundenspezifischer Dokumentationsanforderungen

Stammdatenmanagement & operative Unterstützung

• Unterstützung bei der Verwaltung und Qualitätssicherung von Produkt- und Materialstammdaten
• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen in SAP
• Beschaffung, Pflege und Bereitstellung relevanter Normen, Vorschriften und Standards

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung, vorzugsweise ein brachen relevantes Studium 
• Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, in der technischen Dokumentation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein gutes Verständnis für Prozesse und Abläufe
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Hohe Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Qualitätsorientierung
• Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit SAP sowie Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil

Was Sie bei uns erwartet

• Eine abwechslungsreiche Rolle im Technical Services Team mit Schnittstellen zu Projekten, Fachbereichen sowie externen Kunden und Partnern
• Mitarbeit in einem internationalen, wachstumsorientierten Umfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit offener Kommunikationskultur
• Corporate Benefits Portal: Profitieren Sie von exklusiven Rabatten und Angeboten bei einer Vielzahl von Marken und Dienstleistungen
• RSAG Jobticket
• Bike-Leasing nach der Probezeit

Bereit, unsere Dokumentationsprozesse aktiv zu unterstützen?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam unsere Projekte effizient und strukturiert umzusetzen.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.