Auxiliar Administrativo

Objetivo del cargo

Brindar soporte operativo en la gestión de la cadena de abastecimiento, asegurando el adecuado registro, control y seguimiento de proveedores, compras y pagos, garantizando el cumplimiento de políticas internas, la trazabilidad de la información y la eficiencia en los procesos administrativos y financieros.

Responsabilidades Clave

• Apoyar la actualización y mantenimiento de la base de datos de proveedores.
• Recopilar y validar la documentación requerida para la creación y actualización de proveedores.
• Verificar el cumplimiento de requisitos administrativos, legales y tributarios.
• Atender solicitudes y consultas básicas de proveedores, escalando cuando sea necesario.
• Apoyar el seguimiento a novedades o incidencias con proveedores.
• Organizar y validar solicitudes de compra.
• Recibir, revisar y registrar facturas de proveedores en el sistema.
• Verificar que las solicitudes cuenten con aprobación y soporte presupuestal.
• Apoyar el registro y control de órdenes de compra en el sistema.
• Hacer seguimiento al estado de las compras y entrega de bienes o servicios.
• Asegurar el cumplimiento de los lineamientos internos del proceso.
• Validar que las facturas cumplan con los requisitos legales y correspondan a compras aprobadas.
• Apoyar la elaboración del flujo de pagos a proveedores.
• Realizar seguimiento a fechas de vencimiento y compromisos de pago.
• Confirmar y soportar el registro de pagos realizados.
• Organizar y mantener actualizada la documentación física y digital del proceso de abastecimiento.
• Garantizar la trazabilidad de soportes (facturas, órdenes de compra, contratos, etc.).
• Apoyar en la generación de reportes básicos de compras y proveedores.
• Atender requerimientos de información de auditoría o áreas internas.
• Identificar oportunidades de mejora en tareas operativas.
• Apoyar en la implementación de controles que reduzcan errores y reprocesos.
• Cumplir con los procedimientos establecidos y proponer ajustes cuando aplique.
• Servir como punto de contacto operativo entre proveedores, área administrativa y financiera.
• Apoyar la comunicación y flujo de información entre las áreas involucradas.
• Escalar oportunamente inconsistencias o riesgos identificados.

Formación

• Técnico o tecnólogo en Administración, Contabilidad, Finanzas o áreas afines.

Experiencia

• Mínimo 1 a 2 años en:
  • Procesos administrativos
  • Gestión de proveedores
  • Compras o cuentas por pagar

Conocimientos Técnicos

• Manejo de herramientas ofimáticas (Excel intermedio)
• Uso de software contable (Siigo u otros)
• Conocimiento básico en:
  • Facturación
  • Cuentas por pagar
  • Gestión documental
• Deseable: conocimiento básico del proceso de compras

Habilidades Clave

• Organización y atención al detalle
• Responsabilidad y cumplimiento
• Comunicación clara y trabajo en equipo
• Proactividad y disposición de aprendizaje
• Capacidad para seguir procesos y lineamientos
• Gestión del tiempo y priorización

Ubicación: Medellín

Salario: 2.300.000

Algunos Beneficios:

• Modalidad Híbrida.
• Días adicionales de vacaciones.
• Días libres en fechas especiales.
• Excelente ambiente laboral.
• *Algunos beneficios aplican términos y condiciones.