Assistant.e finance / ressources humaines - Basé à Dakar F/H

Médecins Sans Frontières, international medical humanitarian association founded in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflict, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from healthcare. The French section is present in around thirty countries.

MSF Sénégal dispose d’une équipe dynamique de plus de 110 collaborateurs intervenant dans les pays de la CEDEAO et au Cameroun. À travers son Unité Régionale des Ressources Humaines, le bureau de Dakar contribue au recrutement, au développement et à la mobilité des ressources humaines nécessaires au soutien des opérations de MSF dans plus de 70 pays.
Dans un contexte de croissance et de renforcement des capacités opérationnelles, l’Unité Régionale RH soutient la dynamique inter-centres opérationnels afin de garantir une réponse efficace, coordonnée et mutualisée aux besoins des missions en Afrique de l’Ouest, en Afrique centrale et au-delà.
MSF Sénégal promeut l’inclusion et la diversité dans toutes ses pratiques et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans distinction d’origine, de genre, d’âge, de conviction ou de situation de handicap.

Objectif global et contexte

Accomplir des tâches administratives et faire le suivi de la gestion comptable, en respectant les instructions du Responsable Administration et les procédures MSF, afin d’assurer le respect des lois et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires.

Missions :

• Accomplir des tâches administratives et juridiques sous le contrôle du Responsable Administration, vérifier le calcul des salaires et mettre à jour les dossiers personnels afin d’assurer des paiements corrects, conformes et ponctuels.
• Mettre en oeuvre des procédures de gestion financière, afin d’assurer que le contrôle et la sécurité soient optimaux et assurer la disponibilité des fonds.
• Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal.
• Saisir des données dans la base de données de la RH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH.
• Mettre à jour les dossiers de sécurité sociale et d’impôts des employés pour répondre aux exigences et obligations réglementaires.
• Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel.
• Elaborer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires tout en défendant les intérêts de MSF.
• Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Responsable Administration à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
• Assister le Responsable Administration avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, etc.
• Traiter les paiements aux fournisseurs et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Responsable Administration.
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, afin d’assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
• Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (affectations, réunions, etc.) • Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Responsable Administration.
• Classer les dossiers de comptabilité et rentrer les éléments de comptabilité dans le logiciel comptable, avec le soutien du Responsable Administration et / ou du Responsable Comptabilité (ACMA).
• Aider le Responsable Administration avec la traduction de documents dans la langue locale.
• Aider le Responsable Administration lors de réunions sur demande.

Responsabilités Spécifiques

Dans le cadre du projet Dakar 21, Le superviseur Logistique et Admin devra :

• Elaborer les fiches de per diem pour tous les arrivants, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer leur ponctualité et leur exactitude.
• Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Coordinateur du projet à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
• Assister le Coordinateur du projet avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, per diem etc.
• Traiter les factures des fournisseurs en vue de leur validation suivie de paiement et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Coordinateur du projet.
• Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Coordinateur projet.
• Assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
• Transmettre au service RH ,à date convenue, tous les variables de la paie mensuelle
• Gérer, de concert avec le coordinateur projet, les arrivées et les départs du personnel du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires.
• Coordonner avec les projets, les sièges et Dakar les mouvements du personnel et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per diem) - Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UN, compagnies aériennes ...).
• Toute autre tâche déléguée par le Coordinateur du projet

Profil recherché :

Éducation : Diplôme en études liées à l’administration, à la gestion des affaires ou RH ou équivalent Souhaité.

Expérience : Au moins deux ans d’expériences dans des postes similaires. Expérience avec MSF ou d’autres ONG souhaitée

Langues : Français indispensable, langue locale préférée, anglais un atout.

Connaissances informatiques de base (Word, Excel)

Compétences :

• Connaissances informatiques de base (Word, Excel)
• Gestion du stress L2
• Adhésion aux principes de MSF L2
• Souplesse de comportement L2
• Résultats et sens de la qualité L2
• Travail d’équipe et coopération L3

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission. En signant, l'employé(e) reconnaît qu'il / elle a lu, compris et accepté ce document.

Conditions d'emploi

Statut : CDD de 6 mois à temps plein. Poste basé à Dakar, Sénégal.

Poste à pourvoir : Dès que possible.

Rémunération : Niveau 6 de la grille de rémunération de MSF Sénégal

Pour postuler : toute personne qui désire postuler peut remettre son dossier de candidature (CV et lettre de motivation) jusqu'au 1er novembre inclus au lien suivant : Recrutement MSF

At MSF, we value diversity and strive for an inclusive and accessible working environment. We encourage all suitably qualified people to apply, regardless of their ethnic, national or cultural origin, age, gender, sexual orientation, beliefs, disability or any other aspect of their identity.

MSF pays very close attention to the protection of the personal data of its members, staff and people wanting to join the association. The data collected in the course of your application will be processed in a fair and high quality manner, only by the staff in charge of recruitment, wherever in the world they may be working for an MSF entity. For more information on the processing of your personal data and your rights, please see our privacy policy.

Only selected candidates will be contacted.