Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination des zentralen E-Mail-Postfachs des Einkaufs
• Organisation und Durchführung sämtlicher Zuarbeiten für den Einkauf
• Unterstützung und Zuarbeit für die Abteilungen des Technischen Innendienstes bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen sowie Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Erfassung von Angeboten und Erstellung von Preisspiegeln in RIB iTWO
• Nutzung und Verwaltung von Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, wie z. B. iTWO Tender
• Vorbereitung und Zuarbeit für Verhandlungsprotokolle, einschließlich der Zusammenstellung von Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und Anlagen
• Digitale Aufbereitung der Verhandlungsprotokolle sowie Ablage im DMS und Versand an die jeweiligen Nachunternehmer
• Pflege und Aktualisierung von Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen und Geschäftspartnerkontakten
• Erstellung von Materialbestellungen nach Vorgabe
• Eigenständige Bearbeitung kleinerer Beschaffungsvorgänge, einschließlich Angebotseinholung, Preisvergleich und Erstellung von Preisspiegeln
• Unterstützung der Leitung der Angebotsbearbeitung durch die Übernahme von Assistenz-, Organisations- und Zuarbeiten
• Formatierung und Pflege von Vorlagen unter Berücksichtigung der geltenden Gestaltungsrichtlinien
• Prüfung von Dokumenten hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, im Bereich Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrung mit Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise
• Gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit

Warum wir?

• Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich aus durch ein positives Betriebsklima, welches durch eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine offene Kommunikation gelebt wird.
• Wir bieten Ihnen eine überdurchschnittliche, leistungsgerechte Vergütung sowie attraktive Zusatzleistungen, wie z.B. vermögenswirksame Leistungen oder einer Gesundheitsfürsorge im Rahmen einer Gesundheitskarte.
• Wir möchten mit Ihnen feiern: Wir veranstalten Sommer- und Weihnachtsfeiern sowie jährlich ein gemeinsames Wochenende miteinander außerhalb von Berlin.
• Wir fördern Wissen! Wir ermöglichen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen von internen und externen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ihr Schulungsinteresse ist herzlich willkommen.