Executive Assistant / Business Operations (m/w/d)

ULTRAVIEW entwickelt digitale Geschäftsmodelle an der Schnittstelle von KI, Video, Plattform und Vertrieb. In unseren Bereichen Digital World und AI entstehen neue Produkte, digitale Experiences und skalierbare Lösungen für Unternehmen.**Deine Rolle dabei: Du schaffst Fokus, entwickelst Geschäftschancen weiter und sorgst dafür, dass aus Ideen, Kontakten und Entscheidungen konkrete nächste Schritte werden.**

## Aufgaben

Rechte Hand des Executive Directors Digital World & AI — mit echter Verantwortung für Business Development, Projekte und Umsetzung. Kein klassischer Assistenzjob.

**Du hältst die Agenda zusammen.**

Du strukturierst Prioritäten, offene Punkte, Termine und Entscheidungen, bereitest Meetings vor und nach und sorgst dafür, dass Wichtiges nicht im Tagesgeschäft untergeht.

**Du machst aus Kontakten nächste Schritte.**

Du recherchierst Märkte, Unternehmen und Partner, qualifizierst Leads, bereitest Erstkontakte, Pitches und Angebote vor und pflegst die Sales-Pipeline im CRM konsequent nach.

**Du bringst Menschen und Themen zusammen.**

Du koordinierst Initiativen über Produkt, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und externe Partner hinweg — in ClickUp, mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines.

**Du reduzierst Komplexität.**

Du erstellst Präsentationen, Business Cases, Analysen, KPI-Reportings und Management-Updates so, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden können.

**Du übernimmst Arbeitspakete selbst.**

Wenn ein Thema klar ist, treibst du es eigenständig bis zum Ergebnis. Klassische Assistenzaufgaben wie Termine, Reisen und Meetingorganisation gehören dazu — aber sie definieren die Rolle nicht.

## Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, Business Operations, Consulting, Sales Support oder Business Development.
• Du denkst zwei Schritte voraus, arbeitest strukturiert und erkennst selbst, was als Nächstes passieren muss.
• Du erfasst komplexe Informationen schnell, priorisierst sicher und bereitest sie prägnant für Entscheidungen auf.
• Du bist kommerziell neugierig und entwickelst Kunden, Partner und neue Geschäftsmöglichkeiten systematisch weiter.
• Du kommunizierst professionell und verbindlich — und hältst freundlich, aber konsequent nach.
• Du arbeitest eigenständig, diskret und zuverlässig. Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel) beherrschst du sicher.
• Sehr gutes Deutsch (C1/C2) und gutes Englisch (ab B2) in Wort und Schrift.

**Schön, aber kein Muss**

• Erfahrung mit ClickUp (unser Projekttool) oder vergleichbaren Systemen wie Asana, Notion oder Jira sowie mit CRM-Tools (z. B. HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
• Du nutzt KI-Tools wie Claude oder ChatGPT bereits produktiv im Arbeitsalltag — bei uns gehören sie zum Standard-Werkzeugkasten.
• Erfahrung im digitalen Umfeld: SaaS, Plattform, Medien, Video, Agentur oder Start-up.
• Abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Wirtschaftspsychologie, Kommunikation) oder kaufmännische Ausbildung.

**Dein bisheriger Jobtitel ist für uns zweitrangig.** Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, PMO, Consulting, Business Operations, Chief of Staff, Sales Support oder Business Development können sehr gut passen. Entscheidend sind Ownership, Tempo und Urteilsvermögen._Du erfüllst nicht jeden Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen nach Potenzial ein, nicht nach Checkliste._

## Benefits

**NÄHE ZU ENTSCHEIDUNGEN**

Du arbeitest direkt mit dem Executive Director für Digital World & AI und bist nah an strategischen wie operativen Entscheidungen.

**ECHTE VERANTWORTUNG**

Wenn du ein Thema übernehmen kannst, bekommst du den Raum dafür — mit eigenen Projekten und sichtbarer Ergebnisverantwortung.

**GESCHÄFT STATT VERWALTUNG**

Du arbeitest an neuen digitalen Produkten, Partnerschaften und Geschäftsmodellen und baust Business Development aktiv mit auf.

**ENTWICKLUNG MIT PERSPEKTIVE**

Die Rolle kann sich in Richtung Business Operations, Business Development, Projektleitung oder Chief of Staff entwickeln.

**Benefits im Überblick**

**Ein Ort, ein Team**

Wir arbeiten zu 100 % vor Ort in Baesweiler — kein Homeoffice, dafür kurze Wege, direkte Abstimmung und echte Nähe zu Entscheidungen.

**Sicherheit**

Unbefristeter Vertrag in Vollzeit, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge.

**Entwicklung**

Individuelles Weiterbildungsbudget, KI-Enablement und eine Rolle, die mit dir wächst.

**Ausstattung**

Moderne Hardware, Microsoft 365, ClickUp und KI-Tools wie Claude — produktiv eingesetzt, nicht nur lizenziert.

**Kultur**

Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, Teamevents — und ein eigener Foodtruck sowie kostenfreie Getränke.

**Ankommen**

Strukturiertes Onboarding mit Buddy und klarem 90-Tage-Plan statt Sprung ins kalte Wasser.

**BEREIT, MEHR ALS NUR ZU UNTERSTÜTZEN?**

Dann wollen wir dich kennenlernen. Lebenslauf und Anschreiben schicken, — wir melden uns innerhalb von 5 Werktagen.