Ihr Profil

• Administrative und compliance-gerechte Abwicklung von KOL-Beauftragungen, Verträgen und Vergütungen in Abstimmung mit internen Schnittstellen
• Organisation von Reisen, Hotels, Meetings, Workshops und Events inklusive Vor- und Nachbereitung
• Professionelle Korrespondenz mit externen Expertinnen und Experten sowie internen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch
• Pflege von Übersichten, Ablagen, Tracking-Listen und relevanten Stammdaten zur Sicherstellung transparenter Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
• Mitwirkung bei der Budgetplanung sowie laufende Überwachung und Nachverfolgung des Abteilungsbudgets inklusive Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Abstimmung offener Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Forecasts und Auswertungen als Entscheidungsgrundlage für die Abteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Sekretariat oder Office Management, alternativ ein Studium mit wirtschaftlichem, administrativem oder vergleichbarem Schwerpunkt
• Erfahrung in Office Management, kaufmännischer Administration, Budgetkoordination oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Serviceorientierung und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit SAP, Concur oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Your ZEISS Recruiting Team:

Sabrina Rieker