Horaire : Du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h

Le titulaire du poste est responsable de la documentation et de la tenue des dossiers administratifs. Il soutient les activités quotidiennes de transport en veillant à ce que les dossiers de voyage, les documents d’expédition et les données du système soient complets, exacts et correctement archivés.

Relevant du superviseur du transport, l’associé(e) veille à l’intégrité de la documentation, contribue aux audits et assure le suivi administratif nécessaire afin de favoriser le bon déroulement des opérations de transport et l’exactitude des rapports.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion des dossiers de voyage et de la documentation

• Préparer, assembler et gérer les dossiers de voyage quotidiens pour les chauffeurs, les propriétaires-exploitants et les transporteurs tiers.
• Numériser, indexer et archiver les documents d’expédition entrants et sortants.
• Numériser et archiver les preuves de livraison (POD) et les connaissements (BOL).
• S’assurer que tous les documents requis pour les voyages et les expéditions sont complets, exacts et correctement classés.

Exactitude des données et soutien aux audits

• Effectuer les audits Provision ainsi que d’autres vérifications de l’exactitude des données, au besoin.
• Valider la documentation et les données du système afin de s’assurer qu’elles correspondent aux activités opérationnelles.
• Identifier les écarts dans les données, les documents manquants ou les erreurs, et signaler les problèmes afin qu’ils soient corrigés.
• Contribuer au respect des exigences en matière de documentation, d’audit et de conservation des dossiers.

Soutien au suivi OS&D, au service à la clientèle et aux rapports

• Soutenir le suivi et la documentation des dossiers OS&D en recueillant et en organisant les documents requis.
• Contribuer aux rapports liés au service en compilant la documentation et les données nécessaires.
• Fournir un soutien administratif dans le cadre des enquêtes et des suivis liés au service, au besoin.
• Maintenir des dossiers bien organisés afin de répondre aux besoins de rapports internes et externes.

Soutien administratif et opérationnel

• Soutenir les opérations de transport en effectuant diverses tâches administratives et en préparant des rapports, au besoin.
• Aider les superviseurs et les gestionnaires à préparer les données et à répondre aux demandes de documentation.
• Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés.
• Respecter les procédures établies et signaler les problèmes lorsque les normes de documentation ne sont pas respectées.

QUALIFICATIONS

• De 1 à 3 ans d’expérience dans un poste en logistique, en transport, en administration ou en soutien aux opérations.
• Grande attention aux détails et souci élevé de l’exactitude.
• Aisance avec les systèmes de numérisation, les outils de gestion documentaire et les tableurs.
• Capacité à effectuer des tâches routinières avec constance dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Bonnes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

INDICATEURS DE RÉUSSITE

• Dossiers de voyage quotidiens complets et exacts.
• Niveau élevé d’exactitude de la documentation et bons résultats lors des audits.
• Numérisation et archivage rapides et précis des preuves de livraison (POD), des connaissements (BOL) et des documents d’expédition.
• Soutien précis au suivi OS&D et aux rapports liés au service.
• Réduction des corrections et des suivis nécessaires en raison d’erreurs de documentation ou de données.

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