Adjoint(e) administratif(ve) juridique | Administrative Assistant Legal

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• Soutenir une équipe juridique mondiale dont les conseils aident les gestionnaires et les équipes de Rio Tinto à prendre des décisions éclairées.

• Acquérir une expérience diversifiée en activités juridiques, coordination financière, communications et amélioration continue.

• Poste permanent basé à Montréal, au Québec, au sein d’une organisation axée sur la sécurité et l’inclusion.

Nous trouvons de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin, aujourd’hui et demain. Nos valeurs, soit la bienveillance, le courage et la curiosité, guident notre façon de travailler et nos interactions.

À propos du poste

Nous recherchons une adjointe administrative ou un adjoint administratif pour aider l’équipe des Services juridiques de Rio Tinto à fournir un soutien efficace et coordonné à une dizaine d’avocates et d’avocats, y compris la cheffe ou le chef du contentieux, Aluminium, Lithium et Canada. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon fonctionnement d’une équipe juridique dynamique en coordonnant les priorités, les renseignements confidentiels, les dépenses juridiques et les activités de l’équipe. Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne qui aime la variété et qui souhaite développer son expérience dans les activités juridiques, la technologie et la gestion des connaissances.

Relevant de Directeur(trice) général, Services juridiques, Aluminium et Lithium et travaillant dans un environnement dynamique et collaboratif au sein des Services juridiques de Rio Tinto, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Coordonner les agendas, les réunions et les événements, notamment la préparation des ordres du jour, des listes de tâches et de la correspondance confidentielle, afin d’aider les avocates et avocats à gérer efficacement leurs priorités.

• Organiser les déplacements, la logistique et les réunions hors site des membres de l’équipe juridique.

• Gérer les dépenses juridiques et de déplacement, les demandes de bons de commande, les budgets de dossiers et le suivi des dépenses, tout en assurant la liaison avec les cabinets externes concernant les coûts.

• Soutenir l’accueil et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, notamment les activités d’orientation, les accès aux systèmes, la formation sur les outils ainsi que la mise à jour de l’intranet, des répertoires et des listes de distribution.

• Préparer et mettre en forme des rapports, des présentations, des annonces d’équipe et des communications à l’aide de Microsoft Office, notamment PowerPoint et Excel.

• Produire des analyses des honoraires juridiques et des rapports financiers, et coordonner avec les cabinets externes les activités administratives, l’ouverture des dossiers et les questions financières.

• Tenir à jour les dépôts documentaires et collaborer avec le personnel parajuridique afin de soutenir une gestion efficace des connaissances et des documents.

• Faire progresser l’amélioration continue en matière de technologie juridique, de projets d’intelligence artificielle, de séances d’apprentissage, de réunions d’équipe et d’administration générale.

À propos de vous

Nous recherchons une personne dont l’expérience correspond aux principales exigences ci-dessous. Vous n’avez pas à répondre à tous les critères de la section « Atouts pour réussir » pour poser votre candidature. Si vous possédez une expérience pertinente et que cette occasion vous intéresse, nous vous encourageons à soumettre votre candidature.

Exigences pour réussir

• Un engagement envers votre sécurité et celle de votre équipe.

• Un diplôme en administration, en comptabilité, en bureautique ou dans un domaine similaire.

• Expérience démontrée en soutien administratif auprès de plusieurs personnes professionnelles et en coordination de priorités concurrentes dans un environnement confidentiel.

• Expérience en gestion d’agendas, de réunions, de déplacements et de correspondance d’affaires avec précision et discrétion.

• Expérience dans le traitement des dépenses, des bons de commande, des budgets ou des rapports de dépenses, ainsi qu’avec des processus financiers.

• Maîtrise de Microsoft Office, notamment pour préparer des documents et des présentations professionnelles dans PowerPoint et utiliser Excel à des fins de suivi et de production de rapports.

• Capacité à organiser des dépôts documentaires, à tenir des dossiers exacts et à coordonner le travail avec des parties prenantes internes et des fournisseurs de services externes.

• La maitrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit est exigée. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste pourraient nécessiter une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Atouts pour réussir

• Expérience de soutien au sein d’une fonction juridique, de services professionnels ou d’entreprise.

• Expérience en gestion des dépenses juridiques, en budgétisation de dossiers, en accueil et intégration, en contenu intranet ou avec des outils de gestion des connaissances.

• Intérêt pour l’amélioration continue, la technologie juridique et l’utilisation responsable d’outils fondés sur l’intelligence artificielle.

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacité de réflexion et de votre travail acharné, et la satisfaction de savoir que vous avez aidé le monde à progresser. 

• Environnement de travail au sein duquel la sécurité est toujours la priorité absolue  

• Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership 

• Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel  

• Accès en tout temps à des programmes de santé/médicaux favorables à la famille, et à des régimes de retraite et d’épargne 

• Régime d’actionnariat intéressant 

• Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie) 

• Rabais pour les employés 

Votre lieu de travail

Un bureau moderne situé au centre-ville de Montréal offrant une vue panoramique sur le Vieux-Port et le Mont Royal, un espace de travail soigneusement conçu qui comprend des zones collaboratives et des espaces privés, un jardin sur le toit et une cour qui se transforme en bassin réfléchissant en été et en patinoire en hiver.  

Des repas du midi subventionnés tous les jours, un accès illimité à du café et à une large sélection de thés, ainsi que des fruits frais disponibles chaque semaine à chaque étage.  

Un éventail de commodités sur place, notamment un centre médical, des services de massage, une garderie pour les enfants des employé(e)s et des équipements axés sur le bien-être, tels que des cours de conditionnement physique gratuits, une salle de méditation et des événements culturels tout au long de l’année qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.   

#FR

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• Support a global Legal team whose advice helps Rio Tinto leaders and teams make informed decisions.

• Build broad experience across legal operations, financial coordination, communications and continuous improvement.

• Permanent position based in Montreal, Quebec, in a safety-focused and inclusive organization.

We’re Finding Better Ways™ to provide materials the world needs, now and in the future. Our values, care, courage and curiosity, guide how we work and how we treat each other.

About the role

We are looking for an Administrative Assistant to help the Rio Tinto Legal team deliver efficient, coordinated support to approximately ten lawyers, including the Chief Counsel, Aluminium, Lithium & Canada. In this role, you’ll contribute to the smooth operation of a dynamic legal team by coordinating priorities, confidential information, legal spending and team activities. This is a great opportunity for someone who enjoys varied work and wants to grow their experience across legal operations, technology and knowledge management.

Reporting General Counsel, Aluminium & Lithium and working in a dynamic and collaborative environment within Rio Tinto Legal, you will:

• Coordinate diaries, meetings and events, including agendas, task lists and confidential correspondence, so lawyers can manage priorities effectively.

• Arrange travel, logistics and offsite meetings for members of the Legal team.

• Manage legal and travel expenses, purchase order requisitions, matter budgets and spend tracking, while liaising with external law firms on costs.

• Support the onboarding and integration of new team members, including induction activities, system access, tool training, intranet updates, directories and distribution lists.

• Prepare and format reports, presentations, team announcements and communications using Microsoft Office, including PowerPoint and Excel.

• Produce legal fee analysis and financial reporting, and coordinate administrative, file set-up and finance activities with external firms.

• Maintain document repositories and collaborate with paralegals to support effective knowledge and document management.

• Advance continuous improvement across legal technology, AI projects, learning sessions, team meetings and general administration.

What you’ll bring

We’re looking for someone whose experience aligns with the key requirements below. You do not need to meet every “helpful for success” item to apply. If you bring relevant experience and are excited by the opportunity, we encourage you to submit an application.

Required for Success

• A commitment to the safety of yourself and your team.

• A degree in administration, accounting, office automation, or a similar field

• Demonstrated administrative experience supporting multiple professionals and coordinating competing priorities in a confidential environment.

• Experience managing calendars, meetings, travel and business correspondence with accuracy and discretion.

• Experience processing expenses, purchase orders, budgets or spend reports and working with finance processes.

• Proficiency with Microsoft Office, including preparing professional documents and presentations in PowerPoint and using Excel for tracking and reporting.

• Ability to organize document repositories, maintain accurate records and coordinate with internal stakeholders and external service providers.

• Fluency in French and English, both written and spoken. Rio Tinto is a global company and the duties of this position may require daily collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.

Helpful for Success

• Experience supporting legal, professional services or corporate function.

• Experience with legal spend, matter budgeting, onboarding, intranet content or knowledge management tools.

• Interest in continuous improvement, legal technology and responsible use of AI-enabled tools.

What we offer

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.  

• A work environment where safety is always the number one priority 

• Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions  

• A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program  

• Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans 

• Attractive share ownership plan 

• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave) 

• Exclusive employee discounts  

Where you’ll be working

A modern downtown Montreal office with panoramic views of the Old Port and Mount Royal, a thoughtfully designed workspace that includes collaborative areas and private booths, a rooftop garden, and a courtyard that becomes a reflecting pool in summer and a skating rink in winter  

Daily subsidized lunches, all-day access to free coffee and a wide selection of teas, and fresh fruit available weekly on every floor   

On-site amenities including a medical center, massage services, daycare for employees’ children, and wellness-focused features such as free fitness classes, a meditation room, and year-round cultural events that promote a healthy work-life balance.  

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About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Respect and Inclusion
At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQ+ community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations. 

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Respect and Inclusion
Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.