(ZZP) Programmamanager VTHA Zaaksysteem

• Opdrachtgever: Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV)
• Standplaats: Lelystad
• Vakgebied: Automatisering / ICT / GEO-GIS
• Uren: 32 uur per week
• Aantal FTE: 1
• Startdatum: 1 december 2026
• Einddatum: 31 mei 2027
• Duur: 6 maanden
• Verlenging: 2 keer 6 maanden
• Tarief: €120 per uur ex. btw. all-in. 
• Sluitingsdatum: 24 oktober 2026
• Gesprekken: 28 en 29 oktober 2026

Korte samenvatting

De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) zoekt een ervaren, daadkrachtige en organisatiesensitieve Programmamanager voor de implementatie van een nieuw VTHA-zaaksysteem (Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies).

De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is nagenoeg afgerond. De volgende fase richt zich op de voorbereiding en daadwerkelijke implementatie.

De programmamanager is integraal verantwoordelijk voor de implementatie, waaronder de inrichting van het systeem, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname.

De opdracht omvat nadrukkelijk meer dan technische projectsturing. De implementatie heeft grote impact op werkprocessen, medewerkers en de organisatie. Daarom is ook verandermanagement een belangrijk onderdeel van de opdracht.

Werkzaamheden

Programmamanagement en projectbeheersing

• Integraal verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem.
• Opzetten en inrichten van de projectorganisatie.
• Vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Functioneel aansturen van betrokken projectleiders.
• Bewaken van de samenhang tussen de verschillende deelprojecten.
• Opstellen en bewaken van planning, budget en mijlpalen.
• Beheersen van risico's, afhankelijkheden en kwaliteit.
• Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen.
• Inrichten en faciliteren van besluitvorming en escalaties.
• Periodiek rapporteren aan opdrachtgever en stakeholders.

Technische implementatie en informatievoorziening

• Coördineren van de inrichting en implementatie van het nieuwe zaaksysteem.
• Aansturen en bewaken van de datamigratie.
• Coördineren van de noodzakelijke systeemkoppelingen.
• Bewaken van de aansluiting op relevante landelijke voorzieningen.
• Organiseren en coördineren van testactiviteiten.
• Voorbereiden en begeleiden van de ingebruikname.
• Afstemmen van technische oplossingen met ICT en applicatiebeheer.
• Zorgen voor aansluiting tussen systeeminrichting, werkprocessen en gebruikersbehoeften.

Organisatieverandering en procesoptimalisatie

• Begeleiden van de organisatiebrede verandering naar een nieuwe manier van zaakgericht werken.
• Afstemmen van de inrichting van het systeem op bestaande en toekomstige VTHA-processen.
• Betrekken van medewerkers, key-users en gebruikersgroepen.
• Creëren van draagvlak voor nieuwe werkwijzen.
• Coördineren van communicatie, instructies en trainingen.
• Voorbereiden van medewerkers op de ingebruikname.
• Bewaken van de organisatorische impact van de implementatie.

Leveranciersmanagement en stakeholdermanagement

• Aansturen van de softwareleverancier.
• Bewaken van afspraken met de leverancier.
• Fungeren als stevige en professionele gesprekspartner.
• Afstemmen met interne en externe stakeholders.
• Verbinden van technische, organisatorische en procesmatige disciplines.
• Tijdig voorleggen van relevante besluiten en escalaties aan opdrachtgever en besluitvormers.

Resultaten / Deliverables

De programmamanager is verantwoordelijk voor de volgende resultaten:

• Een ingerichte en functionerende projectorganisatie met heldere verantwoordelijkheden.
• Een duidelijke implementatieplanning met bijbehorende budgetbewaking.
• Een beheerst implementatieproces met inzicht in risico's, voortgang en afhankelijkheden.
• Een nieuw VTHA-zaaksysteem dat is ingericht conform de aanbestedingsuitvraag en aangedragen best practices.
• Werkprocessen die aansluiten op de inrichting van het nieuwe systeem.
• Zorgvuldig uitgevoerde datamigratie.
• Gerealiseerde en geteste koppelingen met andere systemen en relevante landelijke voorzieningen.
• Tijdig uitgevoerde testactiviteiten.
• Effectieve samenwerking tussen projectleiders, disciplines en leverancier.
• Tijdige besluitvorming en escalatie.
• Goed geïnformeerde en voorbereide medewerkers.
• Passende communicatie, instructies en trainingen.
• Een organisatie die aantoonbaar is voorbereid op de ingebruikname en het nieuwe zaakgericht werken.

Technische en organisatorische omgeving

Systemen en informatievoorziening

• VTHA-zaaksystemen
• Zaakgericht werken
• Datamigratie
• Systeemintegraties en koppelingen
• Landelijke voorzieningen
• Datagedreven werken
• Automatisering
• Applicatiebeheer
• Informatiemanagement

Project- en verandermanagement

• Programmamanagement
• Complexe ICT-implementaties
• PRINCE2
• Agile / Scrum
• Verandermanagement
• Procesoptimalisatie
• Leveranciersmanagement
• Risicomanagement
• Stakeholdermanagement

Wet- en regelgeving

• Omgevingswet
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
• Wet open overheid (Woo)
• Archiefwet

Stakeholders

De programmamanager werkt organisatiebreed samen met:

• Opdrachtgever en management van OFGV
• Afdeling Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies (VTHA)
• Informatie & Kwaliteit
• ICT
• Applicatiebeheer
• HRM
• Bedrijfsvoering
• Projectleiders
• Key-users
• Gebruikersgroepen
• Softwareleverancier
• Overige interne en externe stakeholders

Eisen

Formele eisen

1. Kandidaat beschikt over hbo- of wo-werk- en denkniveau.
2. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager.
3. Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met:
   • Datagedreven werken
   • Automatisering
   • Procesoptimalisatie
   • Datamigratie

De ervaring moet duidelijk aantoonbaar zijn in het cv. Voor het derde criterium wordt expliciet gevraagd de relevante ervaring in het cv te arceren.

Aanvullende functievereisten

De opdrachtomschrijving noemt daarnaast:

• Ervaring met organisatiebrede verander- en implementatieopgaven.
• Ervaring met de implementatie van zaaksystemen.
• Kennis van de Omgevingswet, AVG, BIO, Woo en Archiefwet.
• Aantoonbare ervaring met zowel PRINCE2 als Agile/Scrum.
• Ervaring met leveranciersmanagement.
• Ervaring met het aansturen van externe partijen.
• Ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders.

De functieomschrijving spreekt van minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als ICT-projectmanager. In de afzonderlijke formele eisen staat minimaal 3 jaar.

Wensen / Gunningscriteria

Criterium

Toelichting

Weging

Publieke sector (Rijk, Provincie, Gemeente, omgevingsdienst of vergelijkbaar)

Aantoonbare werkervaring binnen de publieke sector, onderbouwd via het cv

25%

Verander- en implementatieopgaven

Ervaring met organisatiebrede verander- en implementatieopgaven én implementatie van zaaksystemen

15%

Leveranciers- en projectmanagement

Ervaring met leveranciersmanagement, het aansturen van externe partijen en meerdere projectonderdelen en/of projectleiders

15%

Interview

Beoordeling van kennis, werkervaring en competenties

25%

Prijs

Beoordeling aangeboden uurtarief

20%

Totaal

100%

Competenties

• Daadkrachtig en resultaatgericht
• Organisatiesensitief
• Verbindend
• Communicatief sterk
• Analytisch
• Procesmatig
• Bestuurlijk sensitief
• In staat overzicht en structuur aan te brengen
• Proactief in het signaleren van knelpunten
• Besluitvaardig
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• In staat draagvlak te creëren
• In staat mensen positief mee te nemen in veranderingen
• In staat te schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau

Overige informatie

• De implementatie betreft een organisatiebrede verandering met technische, procesmatige, informatiekundige en veranderkundige aspecten.
• De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is vrijwel afgerond.
• De programmamanager wordt verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van de implementatie.
• Er wordt verwacht dat de kandidaat zelfstandig leiding kan geven aan complexe ICT-implementaties.
• Samenwerking met verschillende disciplines, projectleiders en de softwareleverancier is essentieel.
• De opdracht draagt bij aan een toekomstbestendige inrichting van het zaakgericht werken en de informatievoorziening.