Assistenz der Regionalleitung (w/m/d)

Assistenz der Regionalleitung (w/m/d)

Als eines der größten kommunalen Wohnungsunternehmen Deutschlands steht die Gewobag für die ganze Vielfalt Berlins. In unseren gut 76.000 Wohnungen finden Menschen mit unterschiedlichsten Lebensentwürfen ein leistbares Zuhause – zugleich sind wir durch Neubau, Ankauf und Modernisierung von Wohnraum ein aktiver Teil der Stadtentwicklung. Auch innerhalb des Konzerns spiegelt sich die Vielfalt wider, sei es durch rund 900 engagierte MitarbeiterInnen, flexible Arbeitsbedingungen oder innovative Konzepte. Mit ausgeprägter gesellschaftlicher, ökologischer und wirtschaftlicher Verantwortung arbeiten wir für unser gemeinsames Ziel: lebenswerte Wohnquartiere für das Berlin von heute und morgen.

Zum 01.02.2027 suchen wir Unterstützung als

Assistenz für die Regionalleitung (w/m/d). 

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Was dich erwartet:

• Controlling & Reporting: Du unterstützt die Regionalleitung bei Controlling- und Steuerungsthemen. Dabei bereitest du Analysen, Präsentationen, Reportings und Statistiken (z.B. aus SAP oder Power BI) verständlich auf.
• Rechnungs- & Vertragsmanagement: Im Rechnungsmanagement sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und setzt bei Bedarf Maßnahmen um. Zusätzlich hältst du regionsübergreifende Dienstleistungsverträge nach und initiierst Ausschreibungsprozesse bei auslaufenden Verträgen.
• Daten- & Dokumentenmanagement: Du pflegst und optimierst immobilienwirtschaftliche Stammdaten und bereitest Informationen, Prozesse oder Daten themenspezifisch auf. Außerdem organisierst du ein strukturiertes Dokumenten- sowie (E-Mail-)Postein- und -ausgangsmanagement inklusive Kategorisierung, Weiterleitung und Erstreaktion.
• Onboarding & Arbeitsorganisation: Für neue Kolleg*innen organisierst und begleitest du den gesamten Onboarding-Prozess und stellst eine effiziente Einarbeitung sicher. Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Arbeitsmittel bereitstehen und die Urlaubsplanung verlässlich nachgehalten wird.
• Kommunikation & Schnittstellenpflege: Du identifizierst und pflegst externe Schnittstellen, z.B. Bezirksämter oder lokale Politiker*innen, und begleitest die Regionalleitung zu Dialog- und Vernetzungsrunden. Zugleich repräsentierst du die Region nach außen und innerhalb des Hauses.
• Termin- & Protokollmanagement: Du koordinierst, organisierst und bereitest interne wie externe Termine vor und nach, inklusive Raumbuchung, Agenda, Anwesenheiten und Ergebnisnachverfolgung. Protokolle setzt du um, hältst sie nach und übernimmst die Terminkoordination auch in Vertretung für andere RL-Assistenzen.
• IKS-, Risiko- & Budgetunterstützung: Im Rahmen von IKS-Kontrollen und interner Revision verfolgst du Maßnahmen proaktiv nach und unterstützt z.B. bei Schlüsselmanagement oder Waschküchenabrechnung. Zusätzlich wirkst du bei der Erstellung von Bereichsbudgets und der quartalsweisen Bewertung von Risiken mit und prüfst kontinuierlich Zeit- und Kostensenkungspotenziale.
• Initiativ- & Sonderaufgaben: In kritischen Situationen wie Havarien setzt du notwendige Initiativpflichten um und erstellst umgehend Druckerzeugnisse (Serienbriefe, Hausaushänge, Mietendeninformationen). Darüber hinaus stärkst durch Feel-Good-Maßnahmen gemeinsam mit Akademie und Regionalleitung das Teamklima.

Was du mitbringen solltest:

• Ausbildung: Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau für Büromanagement oder Immobilienkauffrau.
• Berufserfahrung: Du hast mehrjährige Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft. Idealerweise warst du bereits als Assistenz tätig und kennst die Abläufe
• IT- & Systemkompetenz: Im Umgang mit MS Office bist du sicher, insbesondere in Excel, PowerPoint und Word. Zusätzlich bringst du fundierte Anwenderkenntnisse in SAP S/4HANA mit.
• Zahlenverständnis & Analysefähigkeit: Du hast ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge. Auf dieser Basis erstellst du aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen, Analysen und Auswertungen.
• Organisation & Koordination: Du organisierst deine Aufgaben strukturiert und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick. Termine koordinierst du zuverlässig und sorgst für eine reibungslose Vorbereitung und Nachverfolgung.
• Büromanagement & Kommunikationsstärke: Im Alltag übernimmst du souverän allgemeine Bürotätigkeiten und die Verwaltung des Postein- und -ausgangs. Dabei kommunizierst du klar, verbindlich und serviceorientiert mit internen und externen Ansprechpartner*innen.
• Arbeitsstil & Persönlichkeit: Du arbeitest lösungsorientiert, denkst proaktiv und zeigst hohe Eigeninitiative. Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen dich aus.
• Teamorientierung & Selbstständigkeit: Du arbeitest selbstständig, übernimmst Verantwortung und setzt Aufgaben zuverlässig um. Gleichzeitig verstehst du dich als Teamplayer*in und unterstützt die Regionalleitung und das Team mit deinem Organisationstalent.

Unser Angebot für dich:

• Ein moderner Arbeitsplatz im „Herzen“ Berlins an der Spree mit einer langfristigen beruflichen Perspektive und immer wieder neuen, spannenden Aufgaben
• Eine gute und faire Vergütung sowie eine betriebliche Altersversorgung im unbefristeten Arbeitsverhältnis
• 37-Stunden-Woche, 30 Tage Urlaub und 2 Tage bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitkonto und der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten – Du gestaltest Deine Arbeitszeit passend zu Deinem Leben
• Mobiles Arbeiten im europäischen Ausland – zeitweise nach Absprache mit deiner Führungskraft und im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
• Regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungsangebote
• Schnellerer Zugang zu Facharztterminen sowie die Möglichkeit anonymer psychologischer Beratung über unsere Kooperationspartner Helios und Telus Health
• Zuschuss zum Urban Sports Club und weitere exklusive Vorteile bei unseren Kooperationspartnern
• JobRad-Leasing oder Zuschuss zum Deutschlandticket
• Die Möglichkeit die Gewobag in Projekten u.a. zur sozialen Stadtentwicklung mitzugestalten

Die Vergütung richtet sich nach Qualifikationen und Berufserfahrung und liegt in der Spanne von 44.800€ bis 55.168€. 

Vielfalt ist nicht nur ein Teil unseres Claims, sie beschreibt auch unser Selbstverständnis als Unternehmen. Wir begrüßen deshalb jede Bewerbung, unabhängig von der kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter sowie der sexuellen Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.