People and Culture Officer

CONTEXTE

Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif,

dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans

plusieurs pays et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé,

de l’éducation, de la nutrition, de l'environnement, de l'économie et du développement, de la recherche et

technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.

FHI 360 Togo recrute pour un(e) People and Culture Officer. Sous la supervision du P&C Partner, le (la)

People and Culture Officer sera responsable de la gestion et de l'accomplissement d'un large éventail de

fonctions administratives et de ressources humaines.

Les principales responsabilités :

▪ Veiller à la conformité du bureau pays avec les normes locales d'emploi, les exigences des bailleurs ainsi

que les politiques et procédures de FHI 360.

▪ S’assurer que les politiques et procédures de l’organisation sont alignées avec la législation nationale en

vigueur.

▪ Coordonner l'administration des avantages sociaux et la rémunération du personnel en prenant en charge

le traitement effectif la paie du mois dans les délais.

▪ S’assurer de la bonne gestion des feuilles de temps (TimeSheet) du staff en s’assurant qu’ils sont

correctement renseignés et soumis dans les délais.

▪ S’assurer que le personnel est à jour avec les formations obligatoires, telles que le Code de conduite,

conformément aux exigences de l’organisation et des bailleurs.

▪ Assurer une gestion rigoureuse de la politique d’assurance maladie, incluant le suivi des ajouts, retraits,

remboursements.

▪ Gérer le processus de recrutement, de la publication du poste à l'intégration de tous les employés

conformément à la politique de l’organisation, en s’assurant de la bonne gestion et de la mise à jour

périodique du processus avec un planning de suivi détaillé.

▪ Initier et suivre les vérifications de références, s'assurer que les autres vérifications d'antécédents sont

effectuées.

▪ Veiller à la tenue correcte, rigoureuse et à jour des dossiers du personnel, tant en version physique

qu’électronique, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.

▪ S’assurer du suivi des cotisations effectives et déclarations CRT-INAM

▪ Superviser les départs du personnel, en s’assurant que toutes les démarches nécessaires sont effectuées

en coordination avec les services concernés, tant internes qu’externes.

▪ Mettre à jour les informations relatives à tous les membres du personnel dans le système de gestion de

données HRIS et générer des rapports standards.

▪ Fournir conseils et accompagnement au personnel sur les questions professionnelles et personnelles

impactant leur carrière au sein de l’organisation.

▪ Faciliter le processus de gestion de performance, de la création des objectifs aux évaluations.

▪ Travailler avec le personnel et la direction pour faciliter le développement du personnel et les possibilités

de formation.

▪ S'acquitter de toute autre tâche ou responsabilité afférente qui pourrait lui être confiée.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES :

▪ Connaissance et expérience pratiques, actualisées et approfondies du droit du travail Togolais de la

rémunération, de l'administration des avantages sociaux, de la planification et du développement

organisationnels, des relations avec les employés, de la sécurité, de la formation et du développement,

ainsi que de l'administration de bureau.

▪ Bonnes compétences informatiques dans les applications Microsoft Office et d’un système de gestion

d’information des ressources humaines. Connaissance de Workday est un atout.

▪ Excellente communication professionnelle orale et écrite en Français. Maitrise de l’anglais professionnelle.

▪ Faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et d'un excellent sens de l'organisation.

▪ Compétences proactives avérées dans l'identification et la résolution de problèmes complexes.

▪ Fortes aptitudes interpersonnelles et en résolutions des conflits.

▪ Capacité à gérer des délais très courts et à fournir un volume de travail important avec un minimum de

supervision.

▪ Connaissance et expérience avérées du système de cotisations sociales CRT-INAM.

▪ Familiarité avec les conditions de financement des bailleurs, en particulier les subventions du

gouvernement Américain

ÉDUCATION, EXPÉRIENCE CAPACITÉS :

▪ Bac +4 en Ressources humaines, Economie ou Gestion ou son équivalent formel ;

▪ 3 à 5 ans d'expérience en ressources humaines avec des responsabilités croissantes.

▪ D'autres certifications professionnelles/de gestion pertinentes, une bonne connaissance des règles et

réglementations des bailleurs de fonds seraient un avantage.

▪ Une expérience en matière de ressources humaines dans une organisation internationale est un atout.

▪ Connaissance de l'anglais obligatoire.

▪ Compétences avancées en MS Office, SIRH, et logiciel de paie ; une préférence pour Workday.

▪ Expérience de travail antérieure dans une organisation non gouvernementale (ONG) d’au moins de deux

(2) ans.

▪ Volonté d'accroître les connaissances et de mettre à jour les compétences au besoin

▪ Capable de traiter les communications orales et écrites de façon indépendante

▪ Capable de communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux de personnel, les personnes de

cultures diverses et le public

The expected hiring salary range for this role is XOF 8,000,000 - 10,000,000 for annual basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.  For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment  process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email [email protected].

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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