Warehouse Office Agent

Verwacht het onverwachte voor jouw talent! SQUARE CITY werkt als trusted advisor voor profielen in office, finance, logistiek, supply chain & engineering. Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze consultants mag je rekenen op een kwalitatieve, duurzame en transparante samenwerking.

In Machelen zoekt onze partner een Warehouse Office Agent die vlot schakelt tussen administratie en warehouse-operaties en zo mee de dagelijkse flow van goederen strak op koers houdt. In deze rol maakt nauwkeurigheid, ownership en heldere communicatie écht het verschil op de werkvloer.

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je onthaalt chauffeurs en controleert transportdocumenten zodat elke aan- en afvoer correct verloopt.
• Je coördineert laden en lossen met het warehouse team en bewaakt de operationele planning.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande zendingen in het warehouse management system (WMS).
• Je maakt operationele documenten op en controleert ze (zoals CMR’s, laaddocumenten en checklists).
• Je boekt en stemt tijdsloten af voor pick-ups en deliveries met transportpartners.
• Je communiceert proactief met chauffeurs, interne afdelingen en externe stakeholders.
• Je verifieert identificatie en labeling zodat zendingen volgens de afgesproken standaarden worden verwerkt.
• Je onderzoekt afwijkingen (discrepanties), registreert bevindingen en koppelt correct terug.
• Je ondersteunt inventaris- en stockactiviteiten en helpt de voorraadnauwkeurigheid bewaken.
• Je monitort de operatie realtime en waakt over systeemcorrectheid.
• Je maakt operationele rapporten en geeft updates aan het management.
• Je zorgt mee voor tijdige dispatch zodat outbound cargo volgens planning vertrekt.
• Je denkt mee over verbeteringen die processen efficiënter en sterker maken.

De vereiste kwalificaties zijn:

• Je hebt bij voorkeur ervaring in warehouse, logistiek, transport of supply chain.
• Je werkt vlot met Microsoft Office en voelt je snel thuis in een WMS of gelijkaardig systeem.
• Je bent administratief sterk en houdt van structuur en orde.
• Je communiceert duidelijk en professioneel, ook in een dynamische omgeving.
• Je hebt een goede kennis van Engels.
• Je kan je uitdrukken in Nederlands en/of Frans (sterke troef in deze omgeving).
• Je blijft nauwkeurig onder druk en kan meerdere prioriteiten tegelijk managen.
• Je bent een teamspeler met een proactieve mindset en een sterk oog voor detail.
• Je neemt graag eigenaarschap en kan zelfstandig werken wanneer nodig.
• Je bent flexibel en bereid om te werken in een roterend shiftsysteem, inclusief één weekenddag om de twee weekends.

Dit is wat onze partner aanbiedt:

• Je komt terecht in een internationale logistieke omgeving waar professionaliteit en samenwerking centraal staan.
• Je krijgt een gevarieerde rol met impact op de dagelijkse flow van cargo: jouw werk zorgt voor continuïteit en kwaliteit.
• Je kan rekenen op een aantrekkelijk pakket aan extralegale voordelen (zonder loonbedragen), met o.a. maaltijdcheques en ecocheques.
• Je geniet van een gezondheids-/verzekeringspakket en extra zekerheid binnen een stabiele organisatie.
• Je krijgt kansen tot opleiding, coaching en doorgroei, met aandacht voor jouw ontwikkeling op lange termijn.
• Je werkt in een moderne, snel bewegende operatie waar initiatief en verbeterideeën echt worden gewaardeerd.
• Je maakt deel uit van een hecht team waar je bijdrage zichtbaar is en waar men inzet op respectvolle communicatie en ownership.

Als je niet aan deze eisen voldoet, maar toch het gevoel hebt dat je de perfecte kandidaat voor deze functie zou zijn, aarzel dan niet om te solliciteren, we verwelkomen initiatief en out of the box denken!