Administrative Assistant

Ubicación: San José, Costa Rica
Modalidad: Presencial
 

Sobre la posición

En Maersk buscamos un(a) Administrative Assistant para brindar soporte administrativo y operativo a nuestra oficina en San José. Esta posición será responsable de garantizar el correcto funcionamiento de las operaciones administrativas mediante la gestión de compras, proveedores, viajes corporativos, activos, proyectos de oficina y soporte a áreas como Finanzas, Recursos Humanos, IT y Legal.

Buscamos una persona organizada, proactiva y orientada al detalle, con capacidad para coordinar múltiples actividades simultáneamente y asegurar el cumplimiento de los procesos corporativos.

Responsabilidades principales

• Gestionar los procesos administrativos y financieros de la oficina, incluyendo facturación, pagos, reembolsos y control presupuestario.
• Coordinar compras, negociación y administración de proveedores, asegurando el cumplimiento de las políticas corporativas.
• Organizar viajes corporativos, visitas ejecutivas y brindar soporte logístico a colaboradores y visitantes.
• Planificar y coordinar eventos internos, reuniones y actividades corporativas.
• Administrar los activos, vehículos e instalaciones de la oficina, garantizando su correcto funcionamiento y mantenimiento.
• Liderar proyectos de mejora y adecuación de espacios de trabajo, asegurando el cumplimiento de tiempos, alcance y presupuesto.
• Brindar soporte administrativo a las áreas de Finanzas, Recursos Humanos, IT y Legal.
• Mantener una comunicación efectiva con stakeholders internos y externos para garantizar la continuidad de las operaciones administrativas.
• Identificar oportunidades de mejora y optimización de procesos administrativos, contribuyendo a la eficiencia operativa y al control de costos.

Requisitos

• Profesional o estudiante avanzado en Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carreras afines.
• Experiencia mínima de 2 años en posiciones administrativas, Office Management, Facilities o Coordinación Administrativa.
• Experiencia en gestión de compras, proveedores y procesos Procure-to-Pay (P2P).
• Conocimiento en control presupuestario, facturación y administración financiera.
• Experiencia coordinando viajes corporativos, eventos y logística administrativa.
• Manejo de SAP, ServiceNow o sistemas ERP similares (deseable).
• Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Outlook y PowerPoint.
• Experiencia utilizando Canva u otras herramientas para elaboración de material gráfico (deseable).
• Inglés intermedio o avanzado.

Competencias

• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Gestión del tiempo y priorización.
• Comunicación efectiva.
• Proactividad y autonomía.
• Orientación al cliente interno.
• Negociación con proveedores.
• Resolución de problemas.
• Trabajo en equipo.
• Adaptabilidad y manejo de múltiples prioridades.

#LI-EM1

#RPO

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