INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.

Título de la vacante: Asistente de Logística

Tipo de Contrato: FT

Nivel: SG6

Duración: Periodo probatorio 1 año.

Unidad: Supply Chain

País/Departamento: El Salvador/San Salvador.

ACERCA DEL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la Oficial de Cadena de Suministros. El/la titular trabajará en estrecha coordinación con las unidades de Programas, Finanzas, Administración, Monitoreo y Evaluación, y con las contrapartes gubernamentales, socios cooperantes, proveedores y otros actores pertinentes.

En este nivel, los titulares se encargan autónomamente de tareas técnicas y especializadas, incluidas la planificación, organización y coordinación, y del establecimiento de objetivos en relación con todas las modalidades de asistencia, tanto para los servicios de logística del PMA como para los servicios comunes. Se ocupan asimismo de cuestiones que a menudo no están definidas con precisión e implican un cierto margen de incertidumbre e interrelaciones complejas. Las instrucciones recibidas son de orden general y los titulares demuestran sistemáticamente un alto grado de responsabilidad y espíritu de iniciativa para gestionar actividades y responder a consultas autónomamente. De ellos se espera que motiven y desarrollen un equipo de funcionarios de apoyo y/o que sean responsables de servicios de apoyo especializados en los que el trabajo se lleve a cabo con la ayuda de técnicas, métodos y procesos especialmente diseñados para ese fin.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Coordinar la planificación y ejecución de las operaciones logísticas de la Oficina de País, brindando orientación técnica y supervisión para asegurar servicios oportunos, eficientes, confiables y costo-efectivos en todas las modalidades de asistencia; así como, garantizar la gestión integral de transporte y distribución, la supervisión de proveedores y terceras partes, la trazabilidad de los productos, la preparación para emergencias, el análisis de riesgos y el fortalecimiento de capacidades de socios y contraparte para garantizar el apoyo sistematizado y la optimización logística, trabajando articuladamente con las diferentes Unidades.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Definir y mantener planes y prioridades logísticas alineados con la estrategia de la Oficina de País, las necesidades programáticas, las políticas del PMA y los requisitos de los donantes. 

Prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística, aplicando procesos estándar y contribuyendo, directa o indirectamente, el suministro efectivo de asistencia alimentaria y otros a los beneficiarios.

Planificar, coordinar y monitorear las operaciones de transporte, recepción, manipulación, entrega y distribución de alimentos, productos frescos, comidas preparadas, insumos y artículos no alimentarios, asegurando el cumplimiento de tiempos, cantidades, condiciones y destinos autorizados.

Diseñar y revisar rutas, cronogramas de despacho, planes de carga y arreglos de última milla, considerando ventanas de recepción, capacidad vehicular, tiempos de carga y descarga, continuidad del servicio y riesgos de calidad e inocuidad.

Gestionar las actividades de logística relacionadas con la contratación de proveedores, incluidos el seguimiento y la medición del desempeño, con la ayuda de análisis y recomendaciones; así como, la administración de los contratos logísticos.

Reunir información de mercado, coordinar las evaluaciones de los proveedores (p. ej., transportistas, minoristas, etc.) y producir informes pertinentes para apoyar el proceso de selección de los mismos.

Mantener visibilidad y trazabilidad de los productos desde el punto de origen hasta el destino final, asegurando la integridad y actualización de la información en los sistemas corporativos, registros operativos y herramientas de seguimiento. 

Asegurar controles adecuados para la recepción, despacho, conciliación y cierre de movimientos, incluidos documentos de entrega, comprobantes, facturas, pérdidas, daños, reclamos y diferencias, remitiendo oportunamente los casos que requieran decisión o investigación.

Coordinar y supervisar los arreglos de almacenamiento de terceros cuando sean requeridos, verificando mediante controles y visitas que las instalaciones contratadas cumplan las condiciones contractuales, operativas, de seguridad, calidad e inocuidad aplicables, sin implicar la administración directa de una bodega del PMA.

Gestionar cuestiones operacionales complejas y presentar soluciones o recomendaciones relacionadas con todas las modalidades de asistencia, con espíritu de iniciativa y aplicando los procesos establecidos, para garantizar soluciones oportunas con una marcada orientación a prestar al cliente servicios de excelencia.

Ocuparse de la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto en todas las modalidades de ejecución, garantizando la adherencia a los procedimientos pertinentes y la conformidad con las normas institucionales.

Coordinar con instituciones de Gobierno, socios cooperantes, agencias de Naciones Unidas, organizaciones humanitarias y otros actores para facilitar operaciones, fortalecer capacidades y promover soluciones logísticas sostenibles.

Realizar análisis exhaustivos de la cadena de operaciones y contribuir a las evaluaciones y la planificación operacional para todas las modalidades de ejecución, a fin de garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de la cadena de suministro.

Gestionar y coordinar la tramitación de toda una serie de documentos para la ejecución de las operaciones de logística locales e internacionales (p. ej., despacho aduanero, verificación de facturas), tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas y recomendar mejoras en los procesos.

Llevar a cabo una labor de investigación, recopilación de datos y análisis para producir informes exhaustivos (p. ej., los destinados al Comité sobre productos, transporte y seguros (CCTI), informes normalizados sobre los proyectos, informes de cierre financiero, inventarios físicos o informes sobre el rendimiento del transporte y otros), aportando información esclarecedora y formulando recomendaciones que posibiliten la toma de decisiones informadas

Coordinarse y mantener el contacto con los interesados internos y externos para sostener la gestión de las operaciones de logística, fortalecer las asociaciones entabladas en la esfera de la cadena de suministro de asistencia humanitaria, así también brindar y mantener actualizada la información logística que se requiera.

Brindar apoyo a otras instituciones (p. ej. Ministerios, Protección Civil) realizando análisis especializados en logística para optimizar su cadena de abastecimiento, en coordinación con las diferentes Unidades, internacionales o proveedores. Evidenciando y reportando oportuna, clara y sistematizadamente los avances y resultados.

Gestionar uno o varios equipos de miembros del personal y proporcionarles asesoramiento técnico, orientación personalizada y capacitación, para garantizar que los objetivos individuales y de equipo se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos para todas las modalidades de asistencia.

Participar en las actividades logísticas de preparación y respuesta en emergencias, incluida la actualización de la evaluación de la capacidad logística y el plan para imprevistos, con el fin de respaldar la respuesta del PMA en situaciones de emergencia.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Gestión y optimización de la cadena de suministro

Demuestra habilidad para diseñar redes de cadenas de suministro básicas y para evaluar adecuadamente los problemas y remitirlos a las instancias superiores, con el fin de que el PMA esté en condiciones de proporcionar un servicio sistemático e ininterrumpido a sus beneficiarios y asociados.

Planificación y gestión de proyectos y recursos

Recopila y analiza datos técnicos pertinentes procedentes de diversas fuentes para realizar previsiones y planes logísticos viables, cronogramas, presupuestos y requerimientos de capacidad, adaptándolos a distintos escenarios.

Gestión de la información y elaboración de informes

Mantiene el contacto con las partes interesadas internas y externas para consolidar los análisis preliminares de los datos, elaborar los informes correspondientes y difundir información acerca de las tendencias y los aspectos que suscitan preocupación.

Análisis de mercado, contratación y ejecución de operaciones

Demuestra capacidad para recopilar información de mercado y para tramitar y analizar propuestas de conformidad con las normas y reglamentos estándar del PMA, con el fin de prestar servicios eficientes.

Gestión de proveedores, contratos y almacenes

Demuestra capacidad para definir requerimientos técnicos, monitores de proveedores e implementar los procedimientos operacionales y la orientación normativa en materia de almacenes, con el fin de gestionar o supervisar almacenes  y ocuparse del inventario de manera efectiva por medio de los sistemas institucionales y reducir pérdidas