(ZZP) Functioneel en technisch beheerder MS365

• Opdrachtgever: Provincie Zuid-Holland (PZH)
• Domein: Bedrijfsvoering
• Programma: Provinciebrede IT-opgave / Digitalisering en Informatiebeheer
• Standplaats: Den Haag
• Werkvorm: Niet gespecificeerd
• Uren per week: 40 uur
• Werkdagen: Maximaal 5 dagen per week
• Startdatum: 4 januari 2027
• Initiële looptijd: 6 maanden
• Verlenging: 8 keer maximaal 6 maanden
• Maximale totale looptijd: 54 maanden, inclusief de initiële 6 maanden
• Max tarief.: €90 per uur all-in, exclusief btw
• Opleidingsniveau: Hbo-werk- en denkniveau
• BYOD: Eigen apparatuur verplicht bij zelfstandige uitvoering
• Sluitingsdatum: 1 november 2026
• Verificatiegesprek: 12 november 2026
• Gesprekslocatie: Zuid-Hollandplein 1, Den Haag
• Opzegtermijn: 20 kalenderdagen
• Screening: VOG verplicht na gunning

Korte samenvatting

Provincie Zuid-Holland zoekt ervaren professionals voor het functioneel en technisch beheer van de Microsoft 365-omgeving.

De provincie werkt aan een organisatiebrede transitie naar een duurzame digitale informatievoorziening. Microsoft 365 speelt hierin een centrale rol. Binnen het domein Bedrijfsvoering wordt een team opgebouwd dat verantwoordelijk wordt voor de verdere inrichting, implementatie, optimalisatie en het beheer van Microsoft 365.

Als Functioneel en Technisch Beheerder M365 ondersteun je de organisatie bij het correct, duurzaam en rechtmatig beheren van informatie binnen Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive.

Je zorgt ervoor dat informatie vindbaar, toegankelijk, betrouwbaar en toekomstbestendig wordt opgeslagen en beheerd. Hierbij houd je rekening met relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Naast functioneel en technisch beheer vraagt de opdracht nadrukkelijk om ervaring met organisatiebrede transities, verandermanagement, governance en het begeleiden van digitale veranderingen.

Werkzaamheden

Functioneel beheer Microsoft 365

• Functioneel beheren en optimaliseren van de Microsoft 365-omgeving.
• Vertalen van gebruikerswensen naar passende oplossingen.
• Verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van M365-applicaties.
• Inrichten en beheren van Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive.
• Ondersteunen van gebruikers bij functionele vraagstukken.
• Oplossen van ad-hocproblemen.
• Begeleiden van nieuwe functionaliteiten richting ingebruikname.
• Zorgen voor een duurzame overdracht van nieuwe functionaliteiten naar regulier beheer.

Technisch beheer en provisioning

• Ondersteunen bij de technische inrichting van Microsoft 365.
• Uitwerken van provisioningvraagstukken.
• Inrichten en beheren van M365-functionaliteiten.
• Zorgen voor samenhang tussen technische inrichting en functionele behoeften.
• Ondersteunen bij organisatiebrede uitrol.
• Afstemmen over technische en organisatorische beheerafspraken.
• Bijdragen aan een toekomstbestendige beheeromgeving.

Informatiebeheer en compliance

• Ondersteunen van duurzaam digitaal informatiebeheer binnen Microsoft 365.
• Inrichten van informatieopslag en informatiebeheer in Teams, SharePoint en OneDrive.
• Zorgen dat informatie vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar blijft.
• Rekening houden met de Archiefwet, Woo en BIO.
• Vertalen van eisen vanuit informatiebeheer naar inrichting en beheer.
• Ondersteunen bij het borgen van rechtmatig informatiegebruik.
• Afstemmen met betrokken disciplines over informatiebeheer.

Digitale transitie en verandermanagement

• Opstellen en uitvoeren van een transitieaanpak.
• Uitwerken van visie, roadmap, planning en governance.
• Begeleiden van organisatiebrede verandertrajecten.
• Betrekken van stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Ondersteunen van medewerkers bij nieuwe digitale werkwijzen.
• Creëren van draagvlak voor veranderingen.
• Signaleren en bespreekbaar maken van weerstand.
• Zorgen voor duurzame borging van veranderingen in processen en werkwijzen.

Project- en programmabegeleiding

• Ondersteunen of aansturen van projecten en werkstromen.
• Bewaken van voortgang en afhankelijkheden.
• Signaleren en beheersen van risico's.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Afstemmen met betrokken afdelingen en projectteams.
• Terugkoppelen van deelresultaten en opgeleverde producten.

Resultaten / Deliverables

De opdracht richt zich op de volgende resultaten.

Microsoft 365-inrichting en beheer

• Verder geoptimaliseerde Microsoft 365-omgeving.
• Functioneel en technisch ingerichte M365-functionaliteiten.
• Ingerichte provisioningprocessen.
• Verbeterde gebruikersvriendelijkheid.
• Beheerbare nieuwe functionaliteiten.
• Ondersteuning van gebruikers na ingebruikname.

Digitaal informatiebeheer

• Inrichting van Teams, SharePoint en OneDrive volgens de behoeften van de organisatie.
• Betere vindbaarheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.
• Borging van eisen vanuit de Archiefwet, Woo en BIO.
• Duurzame en toekomstbestendige inrichting van digitaal informatiebeheer.

Organisatiebrede transitie

• Transitieaanpak met visie, roadmap, planning en governance.
• Betrokken en geïnformeerde stakeholders.
• Begeleiding van medewerkers bij nieuwe werkwijzen.
• Uitgevoerde verander- en communicatieactiviteiten.
• Structurele borging van resultaten.

Project- en programmasturing

• Bewaakte voortgang van relevante werkstromen.
• Inzicht in risico's en afhankelijkheden.
• Periodieke terugkoppeling van deelresultaten.
• Overdraagbare werkwijzen en beheerafspraken.

Technische omgeving en kennisgebieden

Microsoft 365

• Microsoft 365
• Microsoft Teams
• Microsoft SharePoint
• Microsoft OneDrive
• M365-provisioning
• Functioneel applicatiebeheer
• Technisch applicatiebeheer
• Gebruikersbeheer en gebruikersondersteuning

Informatiebeheer en wetgeving

• Digitaal informatiebeheer
• Archiefwet
• Wet open overheid (Woo)
• Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
• Duurzame informatievoorziening
• Informatiebeheerprocessen

Transitie en organisatieontwikkeling

• Organisatiebrede digitale transformatie
• Verandermanagement
• Roadmapontwikkeling
• Governance
• Stakeholdermanagement
• Communicatie en adoptie
• Procesverbetering
• Project- en programmamanagement

Stakeholders

• Provincie Zuid-Holland
• Domein Bedrijfsvoering
• Provinciebrede IT-organisatie
• Team Microsoft 365 in oprichting
• Functioneel beheerders
• Technisch beheerders
• Informatiemanagement
• Informatiebeheer
• Directie en management
• Project- en programmamanagers
• Gemeenschappelijke gebruikersorganisatie
• Medewerkers en overige betrokken afdelingen

Eisen (knock-outcriteria)

De inschrijving moet aantoonbaar voldoen aan alle gestelde geschiktheids-, inschrijvings- en uitvoeringseisen.

G1 – Beschikbaarheid

• Gemiddeld 40 uur per week beschikbaar.
• Flexibel inzetbaar.
• Beschikbaar vanaf 4 januari 2027, of op een nader overeen te komen datum.

G2 – Uurtarief

• max. €90 per uur.
• All-in, exclusief btw.
• Inclusief onder meer reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten.

G3 – Kennis en expertise

G3.1 – M365-kennis

• Hbo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare kennis van Microsoft 365.

G3.2 – Ervaring met M365-beheer en provisioning

- De aanvraag vraagt om minimaal drie vergelijkbare functies/opdrachten op het gebied van beheer en provisioning van M365 binnen een provinciale, opgavegerichte organisatie.

Let op: de oorspronkelijke formulering is taalkundig onduidelijk. Laat daarom in het cv bij voorkeur minimaal drie concrete vergelijkbare opdrachten of functies zien.

G3.3 – Organisatiebrede transitie

Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met organisatiebrede transitietrajecten, waarbij een of meerdere meerjarige veranderprogramma's zijn begeleid of geleid.

De ervaring omvat onder andere:

• Opstellen en uitvoeren van transitieaanpakken.
• Ontwikkelen van visie, roadmap, planning en governance.
• Betrekken van stakeholders van directie tot werkvloer.
• Verandermanagement en communicatie.
• Creëren van draagvlak en omgaan met weerstand.
• Aansturen van projecten of werkstromen.
• Beheersen van risico's en afhankelijkheden.
• Duurzaam borgen van nieuwe werkwijzen en processen.

Daarnaast wordt kennis gevraagd van technisch en functioneel M365-beheer in combinatie met informatiebeheer binnen een provinciale omgeving.

Aanvullende minimumeis bij de kwaliteitsbeoordeling: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als M365-beheerder in de afgelopen 8 jaar.

Wensen / Gunningscriteria

De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Onderdeel

Max. punten

G1 – Werkervaring als M365-beheerder

25

G2 – Ervaring met organisatiebrede transitietrajecten

25

G3 – Visie op de opdracht en aanpak

30

Totaal kwaliteit

80

Prijs

20

Totaal

100

G1 – Aantoonbare ervaring als M365-beheerder

Werkervaring als M365-beheerder in de afgelopen acht jaar.

Ervaring

Punten

3 tot 4 jaar

0

4 tot 5 jaar

10

5 tot 6 jaar

15

6 jaar of meer

25

Een kandidaat heeft dus minimaal drie jaar ervaring nodig, maar zes jaar of meer levert de maximale score van 25 punten op.

G2 – Organisatiebrede transitie en verandermanagement

Aantoonbare ervaring met minimaal drie jaar organisatiebrede transitietrajecten en meerjarige veranderprogramma's.

Beoordeling

Punten

Sluit niet aan en biedt geen meerwaarde

0

Sluit deels aan en biedt beperkte meerwaarde

10

Sluit grotendeels aan en biedt meerwaarde

15

Sluit volledig aan en biedt grote meerwaarde

25

De kandidaat moet laten zien hoe eerdere opdrachten aansluiten op de digitale transitie en M365-opgave van Provincie Zuid-Holland.

G3 – Visie op de opdracht en aanpak

De kandidaat moet aanvullend op het cv in maximaal één A4 een visie en aanpak beschrijven.

Beoordeling

Punten

Sluit niet aan en biedt geen meerwaarde

0

Sluit deels aan en biedt beperkte meerwaarde

10

Sluit grotendeels aan en biedt meerwaarde

20

Sluit volledig aan en biedt grote meerwaarde

30

De visie en aanpak kunnen ingaan op:

• De belangrijkste uitdagingen bij organisatiebrede M365-inrichting.
• De samenhang tussen technisch beheer, functioneel beheer en informatiebeheer.
• De aanpak voor provisioning en beheer.
• Het realiseren van duurzame digitale informatievoorziening.
• Het toepassen van de Archiefwet, Woo en BIO.
• Stakeholdermanagement en gebruikersadoptie.
• De fasering van de transitie.
• Borging van resultaten.
• Relevante voorbeelden uit eerdere opdrachten.

10. Referenties – twee referenten aanleveren

Referentie 1 – Microsoft 365-beheer en provisioning

Bij voorkeur een referentie waaruit blijkt dat de kandidaat ervaring heeft met:

• Functioneel en technisch M365-beheer.
• Provisioning van M365-omgevingen.
• Teams, SharePoint en OneDrive.
• Informatiebeheer en beheerprocessen.
• Werken binnen een provinciale of vergelijkbare publieke organisatie.

Referentie 2 – Organisatiebrede transitie

Bij voorkeur een referentie waaruit blijkt dat de kandidaat ervaring heeft met:

• Organisatiebrede digitaliserings- of transitietrajecten.
• Ontwikkelen van visie, roadmap en governance.
• Begeleiden van veranderprogramma's.
• Samenwerking tussen afdelingen en management.
• Stakeholdermanagement en adoptie.
• Duurzame borging van nieuwe processen en werkwijzen.

Belangrijk: Provincie Zuid-Holland kan referentieopdrachten zelfstandig verifiëren, zonder voorafgaande toestemming van de kandidaat of inschrijver. Zorg daarom dat de referenten daadwerkelijk kunnen bevestigen welke werkzaamheden en resultaten de kandidaat heeft gerealiseerd.

De uitvraag schrijft het invullen van relevante referenties in het officiële referentieformat voor, maar noemt geen expliciet minimum van twee. Het verzoek om twee referenten is hier opgenomen als aanvullende aanlevervoorwaarde.

Competenties

• Resultaatgericht handelen: Daadkrachtig, proactief, initiatiefrijk en pragmatisch.
• Flexibiliteit: Kan omgaan met wisselende omstandigheden en prioriteiten.
• Zorgvuldigheid: Werkt nauwkeurig en maakt afgewogen keuzes.
• Oordeelsvorming: Kan omgaan met tegenstrijdige belangen.
• Bestuurlijke sensitiviteit: Begrijpt provinciale besluitvorming en bestuurlijke verhoudingen.
• Communicatieve vaardigheden: Communiceert helder met verschillende doelgroepen.
• Adviesvaardigheid: Kan technische en organisatorische vraagstukken vertalen naar bruikbare adviezen.
• Samenwerken: Functioneert als teamspeler binnen een multidisciplinair team.
• Procesmatig inzicht: Begrijpt organisatiebrede verander- en beheerprocessen.
• Inhoudelijke deskundigheid: Beschikt over diepgaande M365-kennis en relevante expertise in informatiebeheer.

Cv, referenties en visie

Curriculum vitae

• Het cv moet worden ingevuld in het officiële Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004685.
• Alleen cv's die in het voorgeschreven format worden aangeleverd, worden beoordeeld.
• De kandidaat moet aantoonbaar voldoen aan alle minimumvereisten.
• De relevante werkervaring moet verifieerbaar zijn.
• Vermeld duidelijk de perioden, opdrachten, verantwoordelijkheden en resultaten.

Referenties

• Lever twee relevante referenten aan met naam, functie, opdrachtgever, contactgegevens en opdrachtomschrijving.
• Beschrijf welke werkzaamheden door de kandidaat zijn uitgevoerd.
• Licht de resultaten en relevantie voor deze M365-opdracht toe.
• Gebruik het officiële onderdeel Format Referentie relevante werkervaring van het kwaliteitsformulier.

Visie en aanpak

• Maximaal één A4.
• Beschrijf de inhoudelijke visie op de opdracht.
• Werk een concrete en haalbare aanpak uit.
• Gebruik relevante praktijkvoorbeelden.
• Besteed aandacht aan governance, roadmap, M365-beheer, informatiebeheer en adoptie.

Organisatie en werkomgeving

Provincie Zuid-Holland werkt aan de verdere digitalisering en professionalisering van de informatievoorziening.

Binnen het domein Bedrijfsvoering wordt een team ingericht dat Microsoft 365 organisatiebreed verder moet laten landen.

De opdracht richt zich op het duurzaam inrichten van Microsoft 365 en het versterken van het functionele en technische beheer.

In deze omgeving werkt de kandidaat samen met medewerkers uit de IT-organisatie, functioneel en technisch beheer, informatiebeheer en andere betrokken organisatieonderdelen.