Adjoint.e à la Pratique - Pratique Notariale

Tâches administratives 

• Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes 

• Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., avec l’aide des équipes de soutien et communication avec les autres participants, à l’interne et à l’externe 

• S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien 

• Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc. 

• Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation 

• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative 

• Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis 

• Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations 

Communication 

• Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu 

• Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent 

• Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif et aussi avec les différents tribunaux civils et administratifs. 

• Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents  

Gestion de la relation client 

• S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients 

• Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet 

• Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration 

• Organise les rencontres avec les clients 

Production de documents 

• Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises 

• Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs 

• Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel 
    

Tâches financières — Facturation 

• Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système 

• Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire 

• Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements 

• Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées. 

• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative 

Tâches reliées à la pratique d’assignation - Notariat 

• Effectuer des recherches d’index d’immeubles et enregistrer des actes notariés au Registre Foncier 

• Recherche et Préparation de publication d’actes notariés au RDPRM 

• Effectuer la demande de certificat de recherche testamentaire pour la chambre des notaires et le Barreau du Québec 

• Maintien du livre de minute du notaire et de son répertoire d’actes technologiques 

• Compléter les actes notariés et les préparer pour leurs signatures 

• Assistance et préparation de la liquidation de successions (contacter des tiers, paiement de dettes et frais) 

• Enregistrement des actes de testament et de mandat de protection à la chambre des notaires 2 fois par mois 

• Préparation et dépôt de procédures non contentieuses 

• Préparation de copies conformes et de correspondances aux clients 

• Traiter les demandes de copies certifiées conformes d’anciens testaments issus des répertoires de quatre notaires précédents (SG, CHP, WDB et LK), incluant la collecte et la validation des informations nécessaires 

Autres fonctions et responsabilités 

• En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services 

• Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit : 

• Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande 

• Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe 

Principales exigences 

• Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ; 

• Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé 

• Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique/notariale ; 

• Expérience en litige non-contentieux ; 

• Expérience en milieu notarial

• Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ; 

• Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ; 

• Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ; 

• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ; 

• Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ; 

• Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ; 

• Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ; 

• Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ; 

• Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles