Chargé de la Logistique et Achats- Bagasola

 

 

Titre du poste :

Chargé de la Logistique et Achats

Titulaire du poste :

 

Localisation du poste :

 

Superviseur hiérarchique directe :

Chef de projet

Superviseur technique :

Manager Finances et Contrôle

Durée du Contrat

 

 

Résumé du poste

Sous la supervision du Chef de Projet et l'appui technique du bureau national, le/la Chargé(e) de la Logistique et des Achats assure la planification, la coordination et le suivi des opérations logistiques du projet. Il/elle garantit la conformité des procédures d'achats, la gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement, des équipements, du parc automobile et des infrastructures logistiques afin de soutenir la mise en œuvre des activités du projet dans le respect des procédures de SOS Villages d'Enfants et des exigences des bailleurs

 

Tâches et Responsabilités

 

Politiques, règles et procédures

• Connaître, respecter et faire respecter au sein de la base de Bagasola les règles et procédures logistiques, informer sa hiérarchie de tout manquement au respect de ces règles ;
• Participer à la bonne compréhension et au respect des politiques de protection de l’enfant de SOS Villages d’Enfants auprès des prestataires extérieurs (fournisseurs, entreprises partenaires, etc.) et informer le Chef de projet pour toute infraction à ces politiques ;
• Proposer au chef de projet des séances de formation dans tous les domaines logistiques pour tout le personnel de la base afin d’améliorer leurs connaissances des procédures logistiques ;

Gestion des achats

• Définir un plan d’achat et le mettre à jour selon les propositions de projets envoyées aux bailleurs ;
• Effectuer tous les achats des projets de Bagasola dans le respect des procédures de l’organisation et des exigences du bailleur ;
• S’assurer que chaque dossier d’achat est complet, que la documentation est dument complétée et archivée, et que les informations requises pour les audits internes/externes sont aisément accessibles ;
• S’assurer du respect du système de validation des procédures d’achats pour assurer des mécanismes de contrôle interne efficaces et pertinents en collaboration avec le support technique du bureau national ;
• Lancer des appels à concurrence et établir des accords-cadres avec des fournisseurs dans le respect des procédures d’achat si nécessaire ;
• S’assurer de la mise en place et du suivi d’outils des achats et anticiper le renouvellement des contrats-cadres lorsque cela est pertinent ;

Gestion du parc automobile et générateur

• Prévoir les coûts et le budget pour couvrir les besoins de transport et s’assurer que les gestionnaires de programme et les responsables du budget sont informés ;
• Mettre en place, en collaboration avec le support technique du bureau National, les procédures logistiques et s’assurer qu’elles sont connues et respectées par tout le staff du bureau ;
• S’assurer du bon état de fonctionnement du parc automobile en cohérence avec les procédures en place ;  
• Analyser et vérifier les coûts de fonctionnement, de l'utilisation et de la maintenance de la flotte ;
• Mettre en place les outils de suivi de la consommation du carburant et tout autre outil de gestion logistique, et s’assurer que des rapports de consommation de carburant sont produits de façon mensuelle ;
• S’assurer que les conducteurs sont formés sur les politiques et procédures de SOS Villages d’Enfants, l'utilisation de véhicules dans des conditions hors route, et leur entretien ;
• S’assurer que les véhicules de locales pour la mise en œuvre du projet soient en bon état pour garantir les mouvements et la sécurité du staff sur le terrain.
• S’assurer que les contrats de location des véhicules incluent les points de protection de l’enfants et soient partagés avec le bureau national pour la conformité des textes en vigueur.

Gestions des biens.

• Assurer une utilisation et un stockage corrects de tous les biens ;
• S’assurer que tout le personnel utilisant un équipement se conforme aux exigences de service et d'entretien de l'équipement et l'utilise conformément à sa garantie ;
• Mettre en place les outils pour assurer la traçabilité des équipements remis au personnel ou à tout autre bénéficiaire ;
• Effectuer un inventaire physique complet tous les 6 mois et mettre à jour le registre des biens ;
• S’assurer que les magasins de stockage sont bien tenus et respectent les standards en la matière ;
• Assurer le suivi des mouvements de stocks à travers les fiches de stock et registres appropriés
• Veiller au respect des normes de stockage et de conservation des biens.

Technologies de l'Information et Communication

• S’assurer, en collaboration avec le support technique du bureau régional, de l’acheminement, de l’installation, de la bonne utilisation et de l’entretien du matériel TIC ;
• Superviser et gérer toutes les activités liées aux TIC (y compris les équipements) ;
• Assurer l’inventaire complet de tout le matériel de télécommunication ;
• Suivre l’allocation des équipements radio et téléphones satellites ;
• S’assurer de l’enregistrement des équipements VSAT et radios auprès de l’Autorité de Régulation des Télécommunications du pays, ainsi que le paiement des redevances en coordination avec le support technique du bureau national ;

Gestion des programmes et rapportage

• Participer aux réunions de coordination externes concernant les aspects logistiques ;
• Rédiger et compiler le rapport mensuel logistique de la base de Bagasola contenant la consommation de carburant et des réparations (véhicules et générateurs), le suivi des achats, le rapport de stock, la liste des équipements si changement et un narratif à l’attention du support technique du Bureau National.
• Élaborer des tableaux de bord mensuels des indicateurs logistiques ;
• Produire des analyses des dépenses logistiques et proposer des mesures d'optimisation ;
• Contribuer aux audits internes et externes en mettant à disposition toute la documentation requise.

Profil et Compétences

 

• Licence (Bac+3) en Logistique, Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement, Administration ou domaine connexe, avec au moins trois à cinq ans d'expérience professionnelle pertinente dans une ONG nationale ou internationale.
• Bonne expérience dans l’utilisation et de la maintenance des VSAT et des radios VHF et HF ;
• Expérience dans la gestion d’une équipe et ouverture de base opérationnelle sont des atouts ;
• Fortes compétences informatiques ; 
• Solides capacités organisationnelles ;
• Capacités à travailler dans un environnement sécuritaire volatil et à gérer les évolutions contextuelles et opérationnelles ; 
• Capacité à travailler dans un environnement professionnel stressant et contraignant ;
• Capacité d’anticipation et aptitude à résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe ;
• Capacité de suivi des procédures, de respecter des délais et de travail de façon autonome ;
• Excellente capacité orale et rédactionnelle en français ; la maitrise de l’anglais est un atout ;
• Compétences avérées de communication interpersonnelle et excellente capacité de négociation ;
• Compréhension approfondie de la sécurité et du contexte sécuritaire à Bagasola est un atout.
• Maîtrise des procédures logistiques des ONG internationales ;
• Connaissance des exigences des bailleurs ;
• Maitrise avancée de Microsoft Excel ;
• Expérience dans l'utilisation des ERP ou logiciels de gestion logistique ;
• Capacité d'analyse et de planification budgétaire

Protection et Sauvegarde de l’Enfants

 

Vous portez un grand intérêt à la protection des enfants et à leur épanouissement dans un cadre familial adapté et vous souhaitez réaliser un impact significatif auprès de la direction d’une ONG axée sur le bien-être des enfants. Vous avez la responsabilité de :

 

• Respecter la politique de protection de l’enfant et de harcèlement durant l’exécution de son contrat au sein de SOS Villages d’Enfants Tchad ;
• Veiller au respect de la politique de protection de l’enfant dans l’unité ou le département à sa charge ;
• Contribuer activement à la réalisation des activités de la sauvegarde de l’enfant au sein de SOS Villages d’Enfants Tchad ;
• Contribuer à élaborer des stratégies pour la mise en œuvre de la Politique de Protection et de Sauvegarde de l’Enfant au sein de son département.

 

Bon esprit relationnel et sens de la communication auprès des bailleurs, des bénéficiaires et des parties prenantes au projet

 

Le collaborateur accepte d'effectuer d'autres activités connexes liées à son domaine d’expertise, et qui pourraient survenir de temps en temps ou en cas d’une situation d’urgence.

Cette description de poste indique la portée générale de l'activité, les tâches et responsabilités de bases associées à cette position. Elle sera complétée par une définition plus détaillée des tâches, dans le contrat de performance.