Job Description Summary

Az AP & Procurement Operations Specialist (AP és Beszerzési Műveleti Specialista) feladata a beszerzéstől a fizetésig (P2P – procure-to-pay) tartó folyamat pontosságának és hatékonyságának biztosítása. Ez a munkakör a számlák rendezésére, a beszállítói kapcsolatok kezelésére, a kifizetések nyomon követésére és az operatív jelentéstételre összpontosít. A pozíció hídként szolgál a beszerzés, a pénzügy és a külső beszállítók között, biztosítva az adatok integritását és a határidőre történő teljesítést.

Job Description

I. Fő feladatok / munkaköri felelősségek / végrehajtási kör / fő elszámoltathatóságok

1. AP (Szállítói kötelezettségek) üzleti támogatás és számlarendezés

• Egyeztetés és rendezés: Számlák és beszerzési rendelések (PO) egyeztetése a CORA platformban; a mennyiségi, árazási, címzési és egyéb hibás számlák azonosítása és kezelése.
• Teljesítés felügyelete: A teljesített rendelések szabályszerű bevételezésének ellenőrzése és a szükséges PO-módosítások elvégzése az Oracle ERP rendszerben.
• Beszállítói támogatás: Közvetlen segítségnyújtás a beszállítóknak a helyes számlakiállítással kapcsolatban, egyértelmű kommunikáció biztosítása a számlázási hibák kijavítása érdekében.

2. Kifizetések nyomon követése és integritás

• Számlák nyomon követése: A hiányzó számlák aktív követése a CORA rendszerben, valamint közvetlen kapcsolattartás a beszállítókkal az elmaradt dokumentáció beszerzése érdekében.
• Fizetési folyamatok optimalizálása: A késedelmes fizetések nyomon követése; sürgős fizetési kérelmek indítása az AP, illetve manuális utalási kérelmek kezdeményezése a Treasury csapat felé a szolgáltatás kiesésének elkerülése érdekében.
• Problémamegoldás: Az IBS fizetések elszámolásának kezelése, valamint a PO nélküli számlákhoz kapcsolódó eltérések (ár, szervezeti vagy jóváhagyási hibák) megoldása.

3. Jelentéskészítés és analitika

• Pénzügyi követés: A beruházási (CapEx) és működési (OpEx) tranzakciók, valamint a teljesítési állapot részletes nyomon követése Excelben.
• Beszerzési jelentések: A heti „nyitott PO” jelentések kezelése és a költségek alakulásának követése; a csapamegbeszélések során történő áttekintések elősegítése.
• Operatív mutatók: Munkaórák jelentése és a létszámadatok (headcount) követése az MMS rendszerben.

4. Buyer (beszerzési) támogatás

• Jóváhagyot beszerzési igénylések megrendelése (POR to PO), a beszerzési forrás (SCx), munkavédelmi előminősítés (ComplyWorks), és Áfa-kód szabályosságának ellenőrzése, illetve korrigálása.

 

 

II. Munkaköri követelmények / képesítések / elvárások

• Képzettség:      

Pénzügyi, beszerzési vagy hasonló felsőfokú végzettség, illetve

a munkakör betöltéséhez szükséges szakmai ismeretek és tapasztalat mellett folyamatban lévő releváns felsőfokú tanulmányok.

• Tapasztalat:     

pénzügyi területen szerzett tapasztalat (számlakezelés, P2P folyamatok)

• Kompetenciák:

Jó angol és magyar nyelvtudás elengedhetetlen

ZEAL Oracle vállalatirányítási rendszer ismerete,

Csapatjátékos magatartás, nyitott gondolkodású és energikus személyiség,

Képes irodai automatizálással dolgozni (Word, Excel, Boksz, teams)

Hajlandóság dinamikus, teljesítményorientált környezetben dolgozni

Hajlandóság szakmai továbbképzésre és önálló munkavégzésre

III. Felelősségi kör

• Számlázási folyamatok integritásának biztosítása: Felelős a CORA platformban érkező számlák és beszerzési rendelések (PO) precíz egyeztetéséért, valamint a mennyiségi, árazási és kódolási eltérések proaktív azonosításáért és korrekciójáért.
• Bevételezési és ERP-adatok felügyelete: Felelős az Oracle ERP rendszerben történő teljesítés-bevételezések minőségellenőrzéséért és a szükséges PO-módosítások szabályszerű elvégzéséért.
• Beszállítói kapcsolatmenedzsment: Felelős a beszállítói elégedettség támogatásáért a számlautasítások kezelésén, a dokumentációs hiányosságok tisztázásán és a hatékony kommunikáción keresztül.
• Fizetési folyamatok és likviditás menedzsmentje: Felelős a fizetési határidők betartásáért, a késedelmes kifizetések proaktív megelőzéséért, valamint a sürgős vagy manuális fizetési kérelmek koordinálásáért a folyamatosság biztosítása érdekében.
• Megrendelést nem igénylő kötelezettségek, és vállalaton belüli elszámolások: Felelős az IBS elszámolások tisztaságáért, valamint a nem megrendelésköteles (non-PO) számlákhoz kapcsolódó árazási és jóváhagyási eltérések szakmai megoldásáért.
• Pénzügyi jelentések és kontrolling támogatása: Felelősség a CapEx/OpEx tranzakciók nyomon követéséért, a költségadatok pontosságáért és az Excel alapú pénzügyi nyilvántartások naprakészen tartásáért.
• Beszerzési és operatív riporting: Felelősség a heti „nyitott PO” jelentések összeállításáért, a költségtényezők követéséért és a vezetői döntéstámogatásért a csapatmegbeszéléseken.
• Humánerőforrás és munkaóra-adminisztráció: Felelősség az operatív mutatók (munkaórák és létszámadatok) pontos rögzítéséért és nyomon követéséért az MMS rendszerben.
• Beszerzési támogatás: felelős a mindennapos ügymenet fenntartásához szükséges beszerzési igénylések (POR) ellenőrzéséért és jóváhagyásáért, különösen a beszerző távollétében az üzem működéséhez szükséges megrendelésések kibocsájtásának érdekében.

IV. Hatáskör / jogosultság

Bizonyos szintű mérlegelési jogkört alkalmaz, és a szokásos gyakorlaton túlmutató, eltérő megoldásokat is képes javasolni, megfelelő iránymutatás mellett. Korábbi tapasztalatát és munka közbeni képzését használja az egyszerűbb feladatok megoldására. Együttműködik a Sourcing, AP és Treasury csapatokkal a problémák megoldása érdekében. Saját csapatán kívüli több belső forrást is felhasznál a döntések meghozatalához.

 

Additional Information