Administration Assistant

FinanceAsegurar el funcionamiento diario de la oficina de Movantis, siendo el primer punto de contacto para empleados, clientes y proveedores, y gestionando de forma integral los gastos de oficina y tarjeta corporativa en COUPA, la organización de viajes corporativos, la compra de insumos y la coordinación de servicios, trámites y envíos, de modo que los equipos puedan enfocarse en su trabajo en un entorno ordenado, eficiente y bien atendido.

Job Description:

1. Recepción y primer contacto

• Realizar la apertura diaria de la oficina a las 9:00 h y, en general, su cierre al finalizar la jornada.
• Recibir y atender a proveedores, clientes, prestadores de servicios y empleados, canalizando cada consulta al área correspondiente.
• Recibir, registrar y distribuir correspondencia, paquetes y entregas.

2. Gestión de servicios, proveedores e insumos

• Coordinar y supervisar el servicio de limpieza y demás servicios de la oficina, incluyendo la coordinación de sus pagos.
• Solicitar presupuestos, comparar alternativas y realizar compras de insumos de limpieza, supermercado, cafetería y para eventos internos (p. ej., asados).
• Controlar el stock de insumos y anticipar necesidades de reposición.

3. Administración de gastos en COUPA

DepartmentIDIssuanceVersionHuman ResourcesFOR-RH-JD-VE04.ENG

• Registrar en COUPA la totalidad de los gastos de la oficina, creando las solicitudes correspondientes y dando seguimiento a los aprobadores hasta su aprobación.
• Cargar en COUPA los gastos de tarjeta corporativa y viáticos del personal, incluidos los de la Dirección, verificando comprobantes y respaldo.
• Acompañar a managers en el registro de sus propios gastos y velar por el cumplimiento de la política de gastos.

4. Gestión de viajes corporativos

• Organizar de punta a punta los viajes del personal a las distintas localidades de la compañía: cotización y compra de vuelos, reserva de hoteles y armado de la logística del viaje.
• Calcular, gestionar el pago y registrar los viáticos correspondientes a cada viaje.
• Buscar la mejor relación costo-beneficio y llevar registro de los viajes realizados.

5. Trámites y logística

• Realizar trámites y diligencias externas: depósitos, cobro de cheques, entrega y retiro de documentación.
• Coordinar envíos nacionales e internacionales de documentos y paquetes, gestionando couriers y documentación requerida.

6. Apoyo a otras áreas

• Dar soporte logístico al equipo de Marketing: recepción de materiales, coordinación de proveedores y apoyo en la organización de eventos y acciones.
• Brindar apoyo en tareas de secretaría y otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por su responsable.

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