Secretary Legal & EB Office

We offer you an Ocean of Possibilities. Join our family.

What we're made of

We're made for ships!

The role

Wij zijn op zoek naar ondersteuning voor de Corporate Legal afdeling en het EB-office van Damen Shipyards Group. De Corporate Legal afdeling, onder leiding van de Corporate Counsel, bestaat uit vier personen en is verantwoordelijk voor de vennootschappelijke huishouding van alle bedrijven van de Damengroep. Verder houdt de afdeling zich bezig met een grote diversiteit aan juridische (divisie-overstijgende) onderwerpen en adviseert het (divisie) management over uiteenlopende aspecten, zoals corporate governance, vastgoed, M&A, IP, financieringen en garanties.

Het EB-office ondersteunt de Executive Board in het gestructureerd en efficiënt laten verlopen van alle bestuurlijke processen. Dit omvat onder meer het organiseren, agenderen en administreren van alle vergaderingen van de Executive Board van de Damengroep, waaronder vergaderingen met de raad van commissarissen en divisiedirecties. Het EB‑office bewaakt besluitvormingstrajecten, verzorgt documentatie en zorgt dat alle governance‑processen voldoen aan interne en externe vereisten.

In deze functie werk je dus op het snijvlak van bestuurlijke organisatie en juridisch‑administratieve ondersteuning. Je levert een directe bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de bestuurlijke en juridische processen op strategisch niveau binnen de groep. De werkzaamheden zijn deels administratief, deels juridisch van aard. We zoeken een betrouwbare collega die energie krijgt van procesoptimalisatie, nauwkeurigheid en samenwerking.

Key accountabilities

• Ondersteunen van het EB-office;
  • Organiseren en coördineren van (EB-)vergaderingen,
  • Voorbereiden van vergaderstukken;
  • Bewaken van actiepunten;
  • Notuleren van vergaderingen.
• Dagelijkse ondersteuning van het Corporate Legal team, waaronder:
  • Corporate housekeeping (opstellen van besluitvorming, nakijken van documentatie van de notaris, verzorgen van handtekeningen, verwerken van mutaties in organogrammen en systemen);
  • Beheer van de juridische IT-omgeving (Sharepoint, Legisway, etc.);
  • Verzorgen van correspondentie en documenten. Denk hierbij aan het opstellen van brieven, mededelingen e.d., zowel in de Nederlandse als Engelse taal;
• Verrichten van diverse assisterende werkzaamheden, zowel algemeen als juridisch inhoudelijk;
• Overige secretariële taken (agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, boeken van reizen, facturen afhandelen, etc.) 

Skills & experience

We zijn op zoek naar een ervaren kandidaat die in staat is om op strategisch niveau te acteren. In deze veelzijdige rol ben je een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van bestuurlijke en juridische processen. Je werkt nauw samen met de Chief Counsel, Corporate Counsel en secretaresses van diverse EB-leden. Daarnaast ben je of heb je:

• Afgeronde secretariële opleiding of ervaring (MBO+ werk- en denkniveau);
• Ten minste 32 uur, maar bij voorkeur fulltime beschikbaar (40 uur)
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Integer, betrouwbaar en gewend om met vertrouwelijke informatie te werken;
• Een nuchtere teamplayer die zich prettig voelt in een hectische omgeving;
• Sterk georganiseerd, accuraat en stressbestendig;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; en
• Bewezen beheersing van Microsoft Office en Sharepoint.

What we offer

• Salaris conform opleiding en werkervaring;

• Een prettige, informele werksfeer in een groeiende, internationale omgeving;

• Een afwisselende functie in een dynamisch bedrijf;

• 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen (mogelijkheid om deze te verkopen);

• Reiskostenvergoeding;

• Continue aandacht voor professionele en persoonlijke ontwikkeling via onze Damen Academy;

#LI-GE2

Recruiter:

Gerard Eggink

Email:

[email protected]

Please apply through the Apply Button. Due to GDPR reasons we cannot accept applications by email.