Administration Specialist

Job Title

Administration Specialist

Job Description Summary

Job Description

1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowego

• Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).
• Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.
• Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.
• Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych i spożywczych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).

2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym

• Umawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.
• Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.

3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi

• Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.
• Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym, administracyjnym i ds. najmu.
• Zbieranie materiałów (dokumentów oraz danych) od najemców.

4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum

• Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie Yardi
• Wprowadzanie danych do systemu Yardi
• Generowanie raportów z Yardi i przekazywanie do księgowości
• Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, baza danych najemców i inne).
• Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.
• Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.

5. Inne zadania administracyjne

• Wsparcie przy przygotowywaniu dokumentacji.
• Obsługa gości i interesantów.
• Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.
•  

ma menu kontekstowe

ma menu kontekstowe

 

 

Cushman & Wakefield is an equal opportunity / affirmative action employer. All qualified candidates will receive consideration for employment without regard to ethnicity, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, religion, marital status, or any other legally protected characteristic. Cushman & Wakefield is committed to equity in employment, and our goal is to have a diverse, inclusive and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need any other accessible accommodations during the hiring process, you are invited to bring this to the Talent Acquisition Advisor’s attention once they have made contact.

 

INCO: “Cushman & Wakefield”