Facility Admin

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Cùng với nhóm quản lý cơ sở vật chất, bạn sẽ giúp đảm bảo rằng khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên có được những trải nghiệm an toàn và tích cực. Bạn sẽ được đào tạo để tuân theo các quy trình báo cáo sự cố, đồng thời tuân thủ theo các nguyên tắc và chiến lược an toàn của công ty.
Together with the facilities management team, you’ll help ensure that clients, vendors and employees enjoy a safe and positive experience. You’ll be trained to follow escalation and incident reporting procedures and comply with the firm’s safety guidelines and strategies.

Trải nghiệm Khách & Khách tham quan
Guest & Visitor Experience

•    Tạo ấn tượng ban đầu xuất sắc thông qua việc chào đón thân thiện, chuyên nghiệp và lịch sự đối với tất cả khách tham quan, khách hàng và nhân viên.
Provide exceptional first impressions through warm, professional, and polished greetings to all visitors, clients, and employees.
•    Quản lý quy trình đăng ký khách, tuân thủ các quy định an ninh và hướng dẫn khách tham quan, đồng thời đảm bảo môi trường tiếp đón thân thiện.
Manage visitor registration, security protocols, and escort procedures while maintaining a welcoming atmosphere.
•    Điều phối công tác hậu cần cho khách, bao gồm sắp xếp phòng họp và dịch vụ đồ uống/tiếp đón.
Coordinate visitor logistics including meeting room assignments and refreshment services.
•    Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và chuyển tiếp thông tin đúng bộ phận.
Handle incoming calls with professionalism and efficiency, routing inquiries appropriately.
•    Thực hiện công tác tiếp đón phù hợp đối với khách VIP và lãnh đạo cấp cao theo đúng quy trình của khách hàng.
Provide appropriate hospitality for VIP visitors and senior executives according to client protocols.
•    Nắm bắt các hoạt động của công ty và truyền đạt thông tin liên quan đến khách một cách chuyên nghiệp.
Maintain awareness of company activities and communicate relevant information to visitors professionally.
•    Đảm bảo tính thận trọng và bảo mật khi xử lý thông tin nhạy cảm và tiếp đón khách quan trọng.
Exercise discretion and confidentiality when handling sensitive information and high-profile visitors.

Vận hành Văn phòng
Site Operations

•    Thực hiện kiểm tra thực tế toàn diện khu vực tiền sảnh (FOH) để đảm bảo không gian được bảo trì, vệ sinh và sẵn sàng cho ngày làm việc.
Conduct thorough physical checks of Front-of-House (FOH) spaces to ensure the space is well-maintained, cleaned, and ready for the business day.
•    Sử dụng hiệu quả các nền tảng công nghệ tại nơi làm việc.
Utilize workplace technology platforms effectively.
•    Theo dõi mức tồn kho và báo cáo nhu cầu bổ sung cho Quản lý nhóm.
Monitor pantry inventory levels and report restocking needs to Site Lead.

Hỗ trợ Sự kiện & Hoạt động Kỷ niệm
Event & Celebration Support

•    Hỗ trợ chuẩn bị và điều phối các sự kiện, hoạt động nội bộ của công ty.
Assist with event setup and coordination for company gatherings and celebrations.
•    Hỗ trợ quy trình đăng ký và tiếp đón khách tại các sự kiện công ty
Support registration and check-in processes for company events.
•    Phối hợp trang trí khu vực sảnh cho các dịp lễ theo mùa, sự kiện công ty và các dịp đặc biệt.
Coordinate lobby decorations for seasonal celebrations, company events, and special occasions.
•    Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất và hỗ trợ tổ chức các sự kiện ấn tượng vượt mong đợi của khách hàng.
Provide outstanding customer service and support memorable events that exceed client expectations.

Quản lý Thư từ & Bưu kiện
Mail Management

•    Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu kiện đến.
Receive and process incoming mail and parcels.
•    Thông báo cho người nhận và quản lý việc lưu trữ an toàn.
Notify recipients of arrivals and manage secure storage.
•    Sắp xếp dịch vụ chuyển phát và quản lý bưu kiện gửi đi.
Arrange courier services and managing outgoing parcels.
•    Lưu trữ hồ sơ chính xác về việc giao nhận và vận chuyển.
Maintain accurate logs of deliveries and shipments.

Hỗ trợ Phòng họp & Cuộc họp
Conference Room & Meeting Support

•    Chủ động quản lý việc đặt phòng họp thông qua hệ thống quản lý nơi làm việc.
Proactively manage meeting room bookings through workplace management systems.
•    Thực hiện kiểm tra phòng họp hàng ngày và báo cáo các vấn đề cần bảo trì.
Perform daily conference room checks and report maintenance issues.
•    Phối hợp với bộ phận IT và cơ sở vật chất để đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Coordinate with IT and facilities teams to ensure seamless meeting operations.
•    Hỗ trợ chuẩn bị cuộc họp, bao gồm thiết bị công nghệ, dịch vụ ăn uống và tài liệu khi cần.
Support meeting setup including technology, catering arrangements, and materials preparation when required.
•    Đảm bảo phòng họp được sắp xếp lại và duy trì tình trạng tốt giữa các lần sử dụng.
Ensure meeting rooms are properly reset and maintained between bookings.
•    Chuẩn bị và phục vụ trà, cà phê và đồ uống cho khách hàng và nhân viên trong các cuộc họp theo tiêu chuẩn dịch vụ chuyên nghiệp.
Prepare and serve tea, coffee, and beverages to clients and staff during meetings according to professional hospitality standards.

Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp phù hợp với yêu cầu vận hành.
Other duties as assigned by the direct manager according to operational requirements.

Location:

On-site –Dong Nai Province, Vietnam

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may email us at [email protected]. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.