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Overview
This role involves supporting the daily operations of a creative agency by organizing projects, maintaining agency software, assisting with internal processes, and coordinating team logistics. You'll work closely with project leads, handle documentation, and ensure smooth internal workflows. The position requires strong organizational skills, attention to detail, and comfort with digital tools. It's ideal for someone who enjoys structure and back-office coordination without direct client responsibilities.
Description
**Wer wir sind**
LOGLAN ist eine inhabergeführte Werbeagentur mit Sitz in Dortmund.
Seit über 30 Jahren entwickeln wir medienübergreifende Kommunikationslösungen für B2B-Kunden – von Markenentwicklung über Print- und Online-Marketing bis hin zu Film, 3D und komplexen Kampagnen.
Unser Team arbeitet projektorientiert, interdisziplinär und mit klaren Prozessen. Damit das im Alltag reibungslos funktioniert, suchen wir **Verstärkung im Hintergrund**: eine Person, die Ordnung schafft, den Überblick behält und unser Team organisatorisch entlastet.
## Aufgaben
**Deine Aufgaben**
Du unterstützt unser Team im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Projekte sauber organisiert und Prozesse zuverlässig laufen.
Dazu gehören unter anderem:
- Pflege und Aktualisierung von Projekten in unserer Agentursoftware
- Anlegen, Strukturieren und Nachhalten von Projektaufgaben
- Unterstützung und Entlastung der Projektverantwortlichen bei der Tagesorganisation
- Unterstützung des Teams bei Fragen zur Nutzung der Agentursoftware
- Abstimmung mit Software-Anbietern oder externem Support (falls erforderlich)
- Einpflegen von Angeboten und Auftragsbestätigungen in die Software
- Unterstützung bei internen Abrechnungs- und Dokumentationsprozessen
- Vor- und Nachbereitung interner Meetings inkl. Protokollen
- Allgemeine administrative Aufgaben und Office-Organisation
**Wichtig:**
Du übernimmst **keine Kundenakquise**, **keine eigenständige Kundenführung** und **keine Personalverantwortung**.
## Qualifikation
**Was du mitbringen solltest**
Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine strukturierte, verlässliche Organisationsperson mit Sinn für Systeme und Abläufe.
- Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Optional: Studium mit Organisations- oder Wirtschaftsbezug
- Erste Erfahrungen in Büroorganisation, Projektkoordination oder agenturnahen Strukturen
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- Hohe IT- und Tool-Affinität (Erfahrung mit Projekt- oder Agentursoftware ist ein Plus)
- Eine strukturierte, organisierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Klare, freundliche Kommunikation
- Belastbarkeit und Überblick auch bei mehreren parallelen Aufgaben
## Benefits
**Was dich bei uns erwartet**
- Ein eingespieltes, kollegiales Team ohne Hierarchiegebaren
- Klare Aufgaben, realistische Erwartungen und feste Strukturen
- Viel Eigenverantwortung im Hintergrund – ohne Vertriebsdruck
- Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag in einer etablierten Agentur
- Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
**Klingt nach dir?**
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben.
Bitte teile uns auch deinen gewünschten Arbeitsumfang (Teilzeit oder Vollzeit), den Gehaltswunsch und den nächstmöglichen Eintrittstermin mit.
Skills
Benefits
Languages
About LOGLAN media GmbH
LOGLAN is a privately owned advertising agency based in Dortmund, Germany, with over 30 years of experience developing cross-media communication solutions for B2B clients.
