Assistant Building Manager

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

1. Job Purpose

สนับสนุนในการบริหารจัดการอาคารชุดให้การดำเนินงานประจำวันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และเป็นไปตามมาตรฐานการบริหารอาคาร ข้อบังคับนิติบุคคล มติคณะกรรมการ/ที่ประชุมใหญ่ และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานหลักระหว่างฝ่ายจัดการ เจ้าของร่วม/ผู้พักอาศัย ผู้รับเหมา และทีมปฏิบัติการ รวมถึงสามารถควบคุมและตัดสินใจงานประจำวันแทน Building Manager ภายในขอบเขตอำนาจที่ได้รับมอบหมาย

2. Key Responsibilities

A. Building Operations & Daily Management
ควบคุมและติดตามการปฏิบัติงานประจำวันของอาคาร ตรวจสอบพื้นที่ส่วนกลางและความพร้อมของอาคาร เช่น Lobby, Swimming Pool, Fitness, Parking, Common Areas และ Back-of-House รวมถึงติดตามงาน Engineering, Security, Housekeeping, Gardening และผู้รับเหมาให้เป็นไปตามมาตรฐานและ SLA ที่กำหนด

จัด Daily Inspection / Defect / Outstanding Work List และติดตามจนปิดงาน พร้อมรายงานปัญหาสำคัญต่อ Building Manager โดยไม่รอให้ปัญหาบานปลาย

B. Engineering & Preventive Maintenance Coordination
ประสาน Chief Engineer และทีมช่างในการตรวจสอบระบบอาคาร เช่น Electrical, Water Supply, Pumps, Fire Protection, Elevators, CCTV, Access Control และระบบประกอบอาคารอื่น ๆ

ติดตาม Preventive Maintenance Plan, Corrective Maintenance, Breakdown และงานซ่อมแซม รวมถึงตรวจสอบสถานะงานผู้รับเหมาและกำหนดเวลาปิดงาน โดย Assistant Building Manager ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญทางวิศวกรรม แต่ต้องสามารถติดตาม ตั้งคำถาม และควบคุมผลลัพธ์ได้

C. Resident & Co-owner Relations
รับเรื่องร้องเรียน ข้อเสนอแนะ และคำร้องของเจ้าของร่วม/ผู้พักอาศัย วิเคราะห์สาเหตุ ประสานฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และติดตามจนมีข้อยุติ

จัดการ Complaint Escalation โดยแยกเรื่องที่สามารถดำเนินการได้ในระดับปฏิบัติการออกจากเรื่องที่มีความเสี่ยงด้านกฎหมาย การเงิน ชื่อเสียง หรือข้อพิพาท ซึ่งต้องเสนอ Building Manager

รักษามาตรฐานการสื่อสารที่เป็นมืออาชีพ เป็นกลาง และไม่ให้คำมั่นเกินขอบเขตอำนาจของฝ่ายจัดการ

D. Administration & Documentation
กำกับดูแลงานเอกสาร หนังสือแจ้ง ประกาศ จดหมาย รายงาน และการจัดเก็บข้อมูลของอาคาร ตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำเสนอ Building Manager

สนับสนุนการจัดเตรียมเอกสารสำหรับ Committee Meeting, AGM/EGM และการประชุมภายใน รวมถึงติดตาม Action Items และมติที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดการ

ดูแล Incident Report, Complaint Log, Maintenance Record, Contractor Record และเอกสารสำคัญให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

E. Financial & Procurement Support
สนับสนุน Building Manager ในการควบคุมค่าใช้จ่ายประจำอาคาร ตรวจสอบเบื้องต้น Quotation, Purchase Request, Purchase Order, Invoice และขอบเขตงานก่อนเสนออนุมัติ

เปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขของผู้รับเหมา ติดตามงานให้ตรง Scope และตรวจสอบเบื้องต้นก่อนการรับมอบงาน โดยต้องปฏิบัติตาม Approval Authority และ Procurement Procedure อย่างเคร่งครัด

F. Contractor & Vendor Management
ควบคุมผู้รับเหมาและ Supplier ที่เข้าปฏิบัติงานภายในโครงการ ตรวจสอบ Scope of Work, Schedule, Safety Requirement และคุณภาพงาน

ติดตาม Defect และ Outstanding Items จนปิดงาน รวมถึงจัดทำข้อมูลประเมินผลผู้รับเหมาสำหรับประกอบการต่อสัญญาหรือจัดซื้อจัดจ้างในอนาคต

G. Safety, Security & Emergency Response
ตรวจสอบความพร้อมด้าน Fire & Life Safety, Emergency Equipment, Emergency Exit และพื้นที่เสี่ยง รวมถึงสนับสนุนการซ้อมแผนฉุกเฉิน

เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น Fire, Flood/Water Leak, Power Failure, Elevator Entrapment, Accident, Medical Emergency หรือ Security Incident ให้เข้าควบคุมสถานการณ์เบื้องต้น ประสานทีมที่เกี่ยวข้องและรายงาน Building Manager ตาม Emergency Escalation Procedure

จัดให้มี Incident Report และ Corrective / Preventive Action หลังเกิดเหตุ

H. Rules, Regulations & Governance
สนับสนุนการบังคับใช้ข้อบังคับ ระเบียบ และประกาศของนิติบุคคลอย่างเป็นธรรมและสม่ำเสมอ รวมถึงติดตามการดำเนินการตามมติคณะกรรมการและมติที่ประชุมใหญ่ที่เกี่ยวข้อง

หลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการสื่อสารที่อาจสร้างภาระผูกพันทางกฎหมายแก่สำนักงานนิติบุคคลโดยไม่ได้รับอนุมัติ

I. Team Supervision & Leadership
ควบคุมและติดตามการปฏิบัติงานของทีมภายใต้ความรับผิดชอบ สนับสนุน Building Manager ในการ Briefing ทีม กำหนดลำดับความสำคัญของงาน และติดตามผลการดำเนินงาน

ทำหน้าที่ Acting Building Manager เมื่อ Building Manager ไม่อยู่ ภายในขอบเขต Authority Matrix ที่กำหนด

3. Key Performance Indicators (KPIs)

แนะนำให้ประเมินตำแหน่งนี้จากผลลัพธ์จริง เช่น Complaint Resolution, Preventive Maintenance Completion, Outstanding Work Closure, Incident Response, Contractor Performance, Building Inspection Score, Documentation Accuracy, Budget/Cost Control และ Resident Service Quality

ตัวอย่างเป้าหมายที่ใช้ได้จริงคือ PM Completion ≥ 95%, งาน Complaint ทั่วไปได้รับการตอบรับภายใน 24 ชั่วโมง, Incident Report ครบ 100% สำหรับเหตุการณ์ที่เข้าเกณฑ์, ไม่มี Critical Safety Issue ที่ทราบแล้วแต่ไม่ได้ Escalate และ Action Items จากการประชุมได้รับการติดตามตามกำหนด

4. Qualifications

ปริญญาตรีด้าน Property Management, Business Administration, Hospitality, Engineering หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง และมีประสบการณ์งาน Condominium / Property / Facility Management ประมาณ 3–5 ปี โดยควรมีประสบการณ์ระดับ Supervisor หรือ Assistant Manager

ควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการบริหารอาคารชุด ระบบอาคาร งานผู้รับเหมา การบริการลูกค้า งบประมาณ และเอกสารบริหาร รวมถึงมีความเข้าใจเกี่ยวกับ พ.ร.บ.อาคารชุด ข้อบังคับนิติบุคคล และหลักการทำงานของคณะกรรมการ/ที่ประชุมใหญ่ ในระดับที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่

ภาษาอังกฤษควรสามารถใช้ในการสื่อสารกับเจ้าของร่วมและจัดทำ Business Correspondence ได้

5. Core Competencies

ตำแหน่งนี้ควรมี Ownership, Problem Solving, Leadership, Communication, Conflict Management, Coordination, Attention to Detail, Emergency Response และ Decision Making ที่ดี โดยเฉพาะความสามารถในการแยกให้ออกว่าเรื่องใด “จัดการเองได้” เรื่องใด “ต้องรายงาน” และเรื่องใด “ห้ามตัดสินใจเอง”

6. Authority & Limitation

Assistant Building Manager สามารถบริหารและสั่งการงาน Routine Operation ตามนโยบายและอำนาจที่ PM และ คณะกรรมการ มอบหมาย แต่ ไม่มีอำนาจโดยอัตโนมัติ ในการอนุมัติค่าใช้จ่ายนอก Approval Matrix, ทำสัญญา, ยอมรับความรับผิดทางกฎหมาย, ให้ส่วนลด/ยกเว้นค่าใช้จ่ายแก่เจ้าของร่วม, เปลี่ยนแปลงนโยบายหรือข้อบังคับ หรือดำเนินการแทนผู้จัดการนิติบุคคลในเรื่องที่กฎหมายกำหนดอำนาจไว้เฉพาะ

Location:

On-site –Phuket, Thailand

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may email us at [email protected]. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.