Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit 15h/Woche

What we do

At Kenvue, we realize the extraordinary power of everyday care. Built on over a century of heritage and rooted in science, we’re the house of iconic brands - including NEUTROGENA®, AVEENO®, TYLENOL®, LISTERINE®, JOHNSON’S® and BAND-AID® that you already know and love. Science is our passion; care is our talent.

Who We Are

Our global team is ~ 22,000 brilliant people with a workplace culture where every voice matters, and every contribution is appreciated.  We are passionate about insights, innovation and committed to delivering the best products to our customers. With expertise and empathy, being a Kenvuer means having the power to impact millions of people every day. We put people first, care fiercely, earn trust with science and solve with courage – and have brilliant opportunities waiting for you! Join us in shaping our future–and yours. For more information, click here.

Role reports to:

Head of Mass Alpine

Location:

Europe/Middle East/Africa, Austria, Vienna, Vienna

Work Location:

Fully Onsite

What you will do

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistenz Operations & Administration (m/w/d) in Teilzeit für 15h/Woche.

DAS BEWEGST DU: 

• Du unterstützt unser Team bei administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prozesse effizient und reibungslos ablaufen
• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen, bereitest Unterlagen auf und unterstützt bei der Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Auswertungen und weitere interne Dokumente für verschiedene Stakeholder
• Du unterstützt bei der Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Stammdaten sowie Produktinformationen
• Du pflegst Artikel- und Produktdaten, unterstützt bei Datenprüfungen und sorgst für eine hohe Datenqualität
• Du koordinierst die Anlage und Pflege von Lieferanten, unterstützt bei Bestellungen und behältst Vertragslaufzeiten sowie wiederkehrende Services im Blick
• Du unterstützt bei der Prüfung, Verarbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie bei der Klärung von Preisdifferenzen in Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern
• Du bearbeitest kleinere wiederkehrende Kundenrechnungen und stellst eine vollständige Dokumentation sicher
• Du unterstützt bei behördlichen Anfragen, Audits sowie Compliance-relevanten Dokumentationsanforderungen
• Du organisierst Team-Events, Workshops und Offsites und unterstützt bei der Pflege interner Dokumentationen und Übersichten
• Du unterstützt bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie bei verschiedenen HR- und Engagement-Themen

DAS BRINGST DU MIT:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in der Rechnungsbearbeitung, Stammdatenpflege oder mit Warenwirtschaftssystemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Du hast bereits Erfahrung in einer koordinierenden Funktion gesammelt, beispielsweise als Assistenz, Office Manager:in, Projektmanager:in in einer Agentur oder in einer vergleichbaren Rolle
• Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Themen und Ansprechpartnern gleichzeitig den Überblick und arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität mit, denkst lösungsorientiert und übernimmst gerne Verantwortung
• Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und fühlst dich sowohl in der persönlichen als auch in der telefonischen Kommunikation wohl
• Du hast Freude daran, Abläufe zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Du arbeitest gerne mit Daten, Dokumenten und administrativen Prozessen und legst Wert auf Genauigkeit und Qualität
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und überzeugst durch eine hohe Serviceorientierung
• Der sichere Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen ist für dich selbstverständlich
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

 
DAS BIETEN WIR DIR: 

• Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien

• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit starken Marken

• Flexible Arbeitsmodelle für eine ausgewogene Work-Life-Balance

• Individuelle Weiterentwicklung und klare Karriereperspektiven

• Attraktives Vergütungspaket inklusive Bonus 

• Umfangreiche Zusatzleistungen (z. B. Corporate Benefits, Gesundheitsangebote, Sabbatical-Option)

Kenvue ist stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber werden auf der Grundlage der geschäftlichen Erfordernisse, der Arbeitsanforderungen und der individuellen Qualifikationen für eine Beschäftigung in Betracht gezogen, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, geschütztem Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Charakteristika, und sie werden nicht aufgrund einer Behinderung diskriminiert. 

If you are an individual with a disability, please check our Disability Assistance page for information on how to request an accommodation.