Procurement Assistant

Overview

Jhpiego est une ONG internationale affiliée à l’université Johns Hopkins de Baltimore, dont le siège est basé aux Etats Unis d’Amérique. Elle met en œuvre des projets de santé publique dans plus de 40 pays à travers le monde, notamment dans les domaines de la santé maternelle et néonatale, de la santé de la reproduction, du VIH, du cancer du col de l’utérus et dans le renforcement des systèmes de santé. Les bureaux de Jhpiego en RDC sont sur l’avenue Roi Baudouin numéro 48, Immeuble Imani appart 2A/2C dans la commune de la Gombe.

Dans le cadre de mise en œuvre de ces projets en RDC, Jhpiego cherche un assistant pour le département des achats qui, aidera le procurement officer, dans la fourniture en temps opportun, des produits et services pour les projets, en s’assurant du rapport qualité prix et de la conformité du processus d’approvisionnement aux politiques et procédures du bailleur et de Jhpiego. 

Responsibilities

L’assistant aux achats (procurement assistant), sous la supervision du procurement officer, exécutera les tâches suivantes :

• Interpréter les politiques et procédures des bailleurs et de Jhpiego au personnel pour l’achat des biens et services
• S’assurer que tous les marchés soient conformes aux procédures des bailleurs, et aux pratiques standard de Jhpiego
• Aider le procurment officer dans la Préparation de base de données des fournisseurs préférentiels tout en déterminant les termes, les conditions et les critères de leur évaluation.
• Aider le procurement officer à Préparer et élaborer des documents d'appel d'offres
• Faire le secrétariat du comité d’achat pour la passation des marchés
• Revoir attentivement la documentation relative aux appels d’offres et les contrats pour le respect de qualité-prix ainsi que le délai de livraison
• Faire les visites des fournisseurs dans le cadre du travail de comite d’achat
• Suivre les commandes en cours pour s’assurer que les exigences de livraison sont respectées
• Effectuer d’autres taches selon les besoins

Required Qualifications

• Avoir un diplôme universitaire, en économie, administration des affaires ou similaire
• Avoir 2-3 ans d'expérience dans la passation de marché, de préférence dans les organisations internationales ;
• Capacité à maintenir la confidentialité dans le processus d’approvisionnement et sur l'information financière;
• Capacité de communication pour mieux sensibiliser les clients
• Compétence en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités parfois sous la pression des délais
• Maitrise de l’outil informatique (Microsoft Excel, Word et autres logiciels Microsoft Office. Internet, Outlook etc.)
• Connaissance de l’anglais, (un atout)