Office manager

At ALS, we encourage you to dream big.

When you join us, you’ll be part of a global team harnessing the power of scientific testing and data-driven insights to build a healthier future. 

На данный момент в штат Компании требуется офис-менеджер.

В Ваши обязанности будет входить:

• Организационная, административная и информационная поддержка руководства компании.
• Подготовка писем, запросов, служебных записок, отчетов, презентаций и иных документов.
• Координация деловых встреч, совещаний, переговоров и официальных визитов.
• Подготовка совещаний, оповещение участников, организационное сопровождение мероприятий руководства.
• Контроль исполнения поручений руководства и мониторинг сроков выполнения задач.
• Организация внутренних и международных командировок сотрудников, включая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, визовую поддержку и страхование.
• Взаимодействие с поставщиками услуг, подрядчиками, курьерскими службами и другими контрагентами.
• Координация корпоративных, представительских и маркетинговых мероприятий компании.
• Обеспечение административно-хозяйственной поддержки офиса и подразделений компании.

Работа с внутренним документооборотом офиса:

• Ведение делопроизводства, регистрация, учет, систематизация, хранение и архивирование документов.
• Прием, регистрация, распределение и передача входящей корреспонденции.
• Регистрация, оформление и отправка исходящей корреспонденции посредством почтовой, курьерской и электронной связи.
• Ведение журналов регистрации входящих и исходящих документов.
• Контроль правильности оформления документов и соблюдения требований документооборота.
• Работа в системах электронного документооборота и корпоративных информационных системах.
• Обеспечение сохранности документации, конфиденциальной информации и персональных данных.

Организация встречи гостей:

• Организация приема посетителей и представителей компании.
• Подготовка переговорных комнат и материалов для встреч.
• Координация визитов партнеров, контрагентов и сотрудников других подразделений компании.
• Организация размещения, транспортного сопровождения и административной поддержки гостей.
• Соблюдение стандартов делового и корпоративного этикета при взаимодействии с посетителями.

Working at ALS

The ALS team is a diverse and dedicated community united by our passion to make a difference in the world.

Our values are important to us, and shape how we work, how we treat each other and how we recognise excellence. 

At ALS, you’ll be supported to develop new skills and reach your full potential. We invest in our people with programs and opportunities that help you build a diverse career with us. 

We want everyone to have a safe, flexible and rewarding career that makes a positive impact on our people, the planet and our communities.

Everyone Matters

ALS is proud to be an equal opportunity employer and is committed to fostering an inclusive work environment where the strengths and perspectives of each employee are both recognised and valued.

ALS also welcomes applications from people with all levels of ability. Reasonable adjustments to support candidates throughout the recruitment process are available upon request. 

Eligibility
To be eligible to work at ALS you must be a Citizen or Permanent Resident of the country you are applying for, or either hold or be able to obtain, a valid working visa.

How to apply
Please apply on-line and provide a resume & cover letter that best demonstrate your motivation and ability to meet the requirements of this role.