HR Operations & Payroll Specialist (m/w/d)

Jobbeschreibung

Deine Rolle

In dieser Position bist Du eine zentrale Ansprechperson für alle operativen HR-Prozesse. Du stellst gemeinsam mit dem HR-Team eine zuverlässige Personaladministration sicher, verantwortest die Pflege unserer Personaldaten und bereitest alle relevanten Informationen für die monatliche Entgeltabrechnung vor.

Dabei arbeitest Du eng mit unseren Mitarbeitenden, Führungskräften, unserem externen Lohnbüro sowie weiteren internen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Dich erwartet eine vielseitige HR-Rolle mit hoher Eigenverantwortung und einem breiten Einblick in die operativen Personalprozesse einer internationalen Schule. Du wirst Teil eines internationalen Arbeitsumfelds, in dem unterschiedliche Perspektiven, Kulturen und berufliche Hintergründe selbstverständlich zusammenkommen.

Dabei hast Du die Möglichkeit, bestehende HR-Prozesse nicht nur zu administrieren, sondern gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln und zu digitalisieren.

Deine Benefits

• Internationales Arbeitsumfeld: Du arbeitest mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen beruflichen und kulturellen Hintergründen.
• Weiterentwicklung: Dich erwarten individuelle Fortbildungen, Professional Development Days und kontinuierliche Lernmöglichkeiten.
• Gesundheit und Zusatzleistungen: Wir bieten wöchentliche Gesundheitskurse und einen monatlichen Geschenkgutschein im Wert von 50 €.
• Umzugsunterstützung nach Berlin: Wenn Du für die Stelle nach Berlin ziehst, unterstützen wir Dich mit einer Umzugsprämie von 1.000 €, der Erstattung von Reise- und Umzugskosten sowie Hilfe bei der Wohnungssuche.
• Flexible Zusammenarbeit: Mindestens ein Homeoffice-Tag pro Woche ist möglich; weitere Flexibilität stimmen wir je nach Aufgabe und individuellem Bedarf ab.
• Offene Teamkultur: Eine offene Tür in der Führungsebene, gemeinsames Lernen und kollegiale Fallberatung unterstützen unsere Zusammenarbeit.
• Sinnstiftendes Umfeld: Du erhältst Einblick in die operativen Personalprozesse einer internationalen Schule und kannst HR-Abläufe aktiv mitgestalten.

Deine Aufgaben

• Du bereitest die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und übermittelst die abrechnungsrelevanten Daten vollständig und fristgerecht an unser externes Lohnbüro.
• Du pflegst Personalstamm- und Bewegungsdaten in Personio und achtest auf eine hohe Datenqualität.
• Du erstellst regelmäßige und anlassbezogene HR-Reportings und Personalauswertungen.
• Du bereitest erforderliche Personalmeldungen und Personalstatistiken für die zuständigen Berliner Behörden und die Senatsverwaltung vor.
• Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weitere Personaldokumente.
• Du bearbeitest das operative Abwesenheits- und Urlaubsmanagement und dokumentierst Vorgänge zuverlässig in unseren HR-Systemen.
• Du begleitest Ein- und Austritte sowie weitere administrative Schritte entlang des Employee Lifecycles.
• Du unterstützt Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen, etwa zu Anträgen, Bescheinigungen, Urlaub, Abwesenheiten und Entgeltabrechnung.
• Du wirkst an der Optimierung und Digitalisierung unserer HR-Prozesse mit und unterstützt dabei, Personio bestmöglich zu nutzen.

Stellenanforderungen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation. Du bringst Berufserfahrung in HR Operations, Personaladministration und/oder vorbereitender Lohn- und Gehaltsabrechnung mit.
• Du kennst grundlegende personaladministrative und abrechnungsrelevante Prozesse.
• Praktische Erfahrung mit Personio ist Voraussetzung.
• Du gehst sicher mit Excel oder Google Sheets um und arbeitest gern mit Personaldaten und Reportings.
• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und zuverlässig.
• Du gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen und sensiblen Personaldaten um.
• Du arbeitest serviceorientiert und unterstützt Mitarbeitende lösungsorientiert.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, da beide Sprachen zum Arbeitsalltag gehören.
• Du hast Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Schulumfeld.