- Location
- CHL - CONST - Parque Maquinarias, Chile
- Workplace
- Onsite
- Type
- Full-time
- Department
- Administration
- Seniority
- Mid
- Industry
- Construction
- Category
- Operations
- Role type
- Individual Contributor
- Environment
- Office
- Closing date
- 2 weeks ago
- Source
- Workday
Overview
This role is responsible for supporting the administrative, financial, documentation, and personnel management of projects, ensuring that daily field operations have organized information, updated records, and reliable backups. Key responsibilities include managing supplier invoices, petty cash and expense reports, supporting contract and subcontract management, maintaining organized physical and digital project documentation, supporting personnel management processes, and preparing administrative and HR reports. The position requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to work collaboratively in a fast-paced environment.
Description
Join Ferrovial: Where Innovation Meets Opportunity
Are you ready to elevate your career with a global leader in infrastructure solving complex problems and generating a positive outcome on people’s lives? At Ferrovial, we are not just a company; we are a community of innovators and trailblazers. Listed on three major stock markets: Nasdaq (US), Euronext Amsterdam (Netherlands) and IBEX 35 (Spain), we are also member of the Dow Jones Sustainability Index and FTSE4Good. We operate in more than 15 countries and have a workforce of over 24,000 professionals worldwide., including Highways, Airports, Construction, and Energy.
Ferrovial Construction is internationally recognized for its capacity to design and build civil engineering and construction projects, mainly in large transportation infrastructure. Its track-record to date includes more than 304 miles of tunnels, 11,930 miles of roads (including 2,485 miles of highways), 2920 miles of railroad lines (including 434 miles of high-speed railroads) and 16,994 miles of road maintenance and repair.
Why Ferrovial?
- Global presence, local impact: Be part of a company that is shaping the future of infrastructure worldwide, with challenging roles and projects that make a real difference.
- Collaborative excellence: Work alongside talented professionals in a collaborative environment where your ideas and contributions are valued.
- Inclusive Culture: Thrive in an innovative and respectful workplace that values every voice, celebrates what makes us unique and turns differences into innovation.
- Career growth: Benefit from global and cross-business unit mobility, with development processes designed to ensure your professional growth.
- Compelling benefits and employee wellbeing: Enjoy a comprehensive benefits package that rewards your hard work and dedication and take advantage of initiatives designed to support your physical and psychological health.
- Productivity tools: Utilize cutting-edge tools like Microsoft Copilot to enhance your productivity and efficiency.
Job Description:
Administrativo
El/la Administrativo será responsable de apoyar la gestión administrativa, financiera, documental y de personas del proyecto, asegurando que la operación diaria en terreno cuente con información ordenada, registros actualizados y respaldos confiables.
Su rol es clave para mantener la continuidad administrativa de la obra, apoyar el control de costos, gestionar documentación para auditorías internas o externas, colaborar con procesos de Recursos Humanos, compras, proveedores, subcontratos, facturación y rendiciones de gastos.
Principales responsabilidades
Gestionar la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores, verificando montos, órdenes de compra, centros de costo, respaldos y conformidades necesarias para el proceso de pago.
Administrar caja chica y rendiciones de gastos, asegurando que cada movimiento cuente con respaldo, imputación correcta y registro oportuno.
Apoyar la gestión de contratos y subcontratos, controlando documentación, firmas, aprobaciones, vencimientos y renovaciones, alertando oportunamente ante posibles riesgos o pendientes.
Mantener ordenada y actualizada la documentación física y digital del proyecto, garantizando trazabilidad, acceso rápido y disponibilidad ante auditorías, inspecciones o solicitudes del mandante.
Apoyar procesos de gestión de personas en obra, incluyendo carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, asistencia, horas extra, permisos y documentación laboral.
Elaborar reportes administrativos y de RR.HH. relacionados con dotación, asistencia, ausentismo, gastos, proveedores, contratos y otros indicadores relevantes para la gestión del proyecto.
Funciones del cargo
Gestión administrativa y documental
Ejecutar tareas administrativas diarias de apoyo a la operación de obra.
Organizar, clasificar, archivar y digitalizar documentación del proyecto.
Preparar respaldos para cierres mensuales, auditorías, estados de pago y controles internos.
Coordinar comunicaciones con proveedores, subcontratos, áreas internas y oficina central.
Mantener registros claros, completos y actualizados para asegurar trazabilidad documental.
Administración y finanzas
Recepcionar, revisar y registrar facturas, boletas, notas de crédito u otros documentos tributarios y financieros.
Apoyar la programación administrativa de pagos a proveedores.
Registrar y conciliar gastos, rendiciones, imputaciones y centros de costo.
Controlar documentación asociada a órdenes de compra, estados de pago, contratos y subcontratos.
Apoyar el control de costos del proyecto mediante información confiable y oportuna.
Gestión de personas en obra
Gestionar carpetas de personal, contratos, anexos, licencias, finiquitos y documentación laboral.
Controlar asistencia, permisos, licencias, horas extra y novedades del personal.
Preparar antecedentes para procesos de remuneraciones.
Mantener información confidencial, actualizada y disponible para cumplimiento laboral y auditorías.
Apoyar procesos administrativos de ingreso, permanencia y desvinculación de trabajadores.
Compras, proveedores y soporte operativo
Emitir, revisar y hacer seguimiento a órdenes de compra y requerimientos operativos.
Coordinar con proveedores y áreas internas para asegurar la continuidad de insumos y servicios.
Apoyar gestiones logísticas administrativas, como emisión de pasajes, registro de guías, checklists u otros requerimientos propios de la obra.
Requisitos excluyentes
Formación académica
Título Técnico de Nivel Superior en Administración, Contabilidad, Recursos Humanos o carrera afín.
También podrán considerarse estudios relacionados con finanzas, economía o administración, especialmente cuando el cargo tenga mayor foco financiero-contable.
Experiencia
Mínimo 3 años de experiencia en cargos administrativos.
Mínimo 2 años de experiencia en empresas del rubro Construcción, Minería o Montaje Industrial.
Experiencia comprobable en procesos como facturación de proveedores, control de gastos, órdenes de compra, control documental, soporte a RR.HH. en terreno y administración de subcontratos.
Conocimientos computacionales
Manejo de MS Office nivel intermedio-avanzado.
Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, tablas dinámicas, control de bases de datos y reportería.
Manejo de ERP, deseable SAP u otro sistema similar, para registro de facturas, órdenes de compra, centros de costo y reportes.
Conocimiento de software contable o sistemas administrativos utilizados en obra.
Conocimientos y competencias técnicas
Control y registro de facturación de proveedores.
Administración de caja chica y rendiciones de gastos.
Gestión de órdenes de compra, proveedores y documentación de pago.
Control documental físico y digital.
Apoyo en procesos de contratación, asistencia, remuneraciones y documentación laboral.
Manejo de documentación de contratos y subcontratos.
Capacidad para trabajar con alto volumen de información, plazos exigentes y múltiples interlocutores.
Competencias deseables
Curso o certificación en gestión documental o administración de archivos.
Formación en normativa laboral básica y subcontratación.
Certificación de competencias laborales asociadas a cargos administrativos de obra.
Experiencia trabajando en proyectos con alta exigencia documental, auditorías, control de costos y relación con mandantes o subcontratistas.
Seize the challenge. Move the world together! Innovative, creative, respectful, and diverse are some of the ways we describe ourselves. We are motivated by challenges, and we collaborate across our business units to move the world together. Your journey to a fulfilling career starts here!
Ferrovial is an equal opportunity employer. We treat all jobs applications equally, regardless of gender, color, race, ethnicity, religion, national origin, age, disability, pregnancy, sexual orientation, gender identity and expression, covered veteran status or protected genetic information (each, a “Protected Class”), or any other protected class in accordance with applicable laws.
#WeAreFerrovial
Skills
Benefits
Languages
About Ferrovial
Ferrovial is a global leader in infrastructure, operating in more than 15 countries with over 24,000 professionals worldwide. The company is listed on major stock markets and recognized for its innovative approach to infrastructure development.
