Executive Assistant

Europcar Mobility Group

At Europcar Mobility Group, our purpose is to help to change the way you move. We are guided by our core values: We are happy to help, We embrace change, We take responsibility, We act with respect and We move as one. Our culture is built on valuing the contribution and diversity of our team where every individual is treated with dignity and respect. Acting with respect is at the heart of everything we do, and we are fully committed to creating a workplace where differences are celebrated and everyone feels empowered to contribute their unique perspectives.

Job Description

Misión

Soporte ejecutivo al Director General, actuando como Strategic Partner en la gestión de su agenda, seguimiento de acuerdos y productividad general. 

Coordinación de la logística de viajes, reservas y/o eventos para 6 miembros adicionales del Comité de Dirección, apoyándose en el entorno Google e inteligencia artificial (Gemini) para maximizar la eficiencia operativa.

Responsabilidades principales

1. Soporte a la Dirección General

• Gestión estratégica de agenda: Priorización de compromisos, optimización del tiempo y resolución autónoma de conflictos de agenda del Director General.

• Comité de Dirección: Preparación de la agenda de los comités de dirección y validación de los temas a tratar según duración, revisión de notas, archivo de actas.

• Seguimiento de Proyectos: Creación y mantenimiento de ficheros/dashboards de seguimiento en Google Sheets para velar por el cumplimiento de los compromisos adoptados por el equipo directivo.

• Comunicaciones clave: Gestión y filtrado de comunicaciones confidenciales, correspondencia e informes en español e inglés.

• Apoyo puntual en la preparación de presentaciones sobre un contenido específico, usando las plantillas corporativas

• Apoyo puntual en la preparación de eventos corporativo, junto con Marketing

2. Logística y Travel Desk para el Comité de Dirección (7 miembros)

• Gestión de viajes: Reserva de vuelos, trenes, hoteles y traslados para los miembros del Comité, garantizando el cumplimiento de la política de viajes de la empresa.

• Hospitality y eventos corporativos: Coordinación de catering para reuniones internas, reservas de salas y búsqueda/negociación de hoteles o espacios externos para eventos de equipo (off-sites), cenas directivas, visitas internacionales o pequeñas compras necesarias para el área.

• Cuentas de empresa: Tramitación y gestión de solicitudes de tarjetas de crédito y cuentas corporativas de empresa.

4. Productividad Digital e Innovación

• Aplicación de IA Generativa (Gemini): Automatización de plantillas de seguimiento, comparación ágil de presupuestos de proveedores (catering, hoteles), síntesis de hilos extensos de correo y redacción asistida de borradores.

Requisitos del perfil

• Experiencia: 3 a 5 años en puestos de soporte a alta dirección (CEO/Director General) en entornos multinacionales.

• Idiomas: Inglés fluido (C1-C2) indispensable para la interlocución con filiales internacionales, proveedores globales y redacción de documentos.

• Ecosistema Digital: Dominio avanzado de Google Workspace y manejo habitual de herramientas de Inteligencia Artificial (Gemini o similar) aplicadas a la productividad de oficina. Trabajo colaborativo e interactivo en Google Docs, Sheets, Slides, Drive, Forms y Gmail.

Competencias clave:

• Autonomía y capacidad de resolución sin necesidad de supervisión.

• Orientación al detalle, discreción absoluta y manejo de información confidencial.

• Habilidades de organización, planificación y espíritu de servicio.

• Asertividad y capacidad de influencia.

• Gestión de stakeholders y coordinación horizontal.

• Capacidad de síntesis y orientación al seguimiento proactivo de acuerdos.

We welcome and encourage applications from individuals of all backgrounds, experiences, and abilities, regardless of race, ethnicity, gender reassignment, nationality, sexual orientation, age, disability status, religion, or any other dimension of diversity. We are dedicated to building a team that reflects the communities we serve and fostering an environment of equity and inclusion, where respect for one another is essential. If you need any accommodations or assistance during the application or interview process, please let us know. Together, through mutual respect, we can create a more equitable and inclusive future.

Europcar Mobility Group is a global mobility player, with 75 years of mobility services expertise and a leading position in Europe.  “We help to change the way you move” is what we stand for and brings us together.

We offer to individuals and businesses a wide range of car and van rental services, be it for a few hours, a few days, a week, a month or more, on-demand or on subscription, relying on a fleet of more than 250.000 vehicles, equipped with the latest engines including an increasing share of electric vehicles.

Our brands address differentiated needs, use cases and expectations: Europcar® - a global leader of car rental and light commercial vehicle rental, with a premium positioning, Goldcar® - a frontrunner at providing low-cost car rental services in Europe, and Fox-Rent-A-Car®, one of the main players in the car rental market in the US, with a "value for money" positioning.

Customers’ satisfaction is at the heart of the Group’s ambition and that of our more than 8,000 employees, everywhere we deliver our mobility solutions, thanks to a strong network in over 130 countries.

More info at: www.europcar-mobility-group.com