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Overview
As an Office Manager (Elternzeitvertretung) at Gute Botschafter GmbH in Cologne, you'll ensure smooth daily office operations by managing incoming and outgoing correspondence, coordinating phone inquiries, handling facility management, ordering office supplies, arranging travel, and supporting meetings and events. You'll serve as the first point of contact for visitors and maintain organized office systems. This temporary position (1 year) offers flexible working hours (25-30 hours/week), modern Apple equipment, and team-building events. The role requires strong organizational skills, clear communication abilities, and experience in office management. You'll work in a marketing services environment with a focus on efficiency and continuous improvement.
Description
Organisation ist genau dein Ding und du behälst auch auch dann den Überblick, wenn es mal trubeliger wird? Perfekt! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.
Du behälst den Überblick, hast Freude daran, Dinge zu organisieren und sorgst mit deiner offen Art dafür, dass im Büro alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Standort in Köln suchen wir ein:e engagierte:n Office Manager:in (m/w/d) als Elternzeitvertetung, die Lust hat Verantwortung zu übernehmen und unseren Arbeitsalltag aktiv mitzugestalten.
## Aufgaben
**Das machst du bei uns:**
- Sicherstellung des reibungslosen operativen Tagesgeschäfts vor Ort in unserem Kölner Büro
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie des Wareneingangs und -ausgangs
- Koordination, Bearbeitung und Weiterleitung telefonischer Kundenanfragen
- Facilitymanagement - Auswahl, Vertrags- und Angebotsabwicklung, Korrespondenz mit Anbietern von Produkten und Dienstleistern für die Pflege der Büroräume
- Verwaltung sowie Bestellung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
- Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste
## Qualifikation
**Das ist uns füreinander wichtig:**
- Im Office Management halten wir viele Fäden zusammen. Deshalb ist es uns wichtig, Aufgaben eigenverantwortlich, zuverlässig und mit dem Anspruch umzusetzen, dass Abläufe für alle Beteiligten reibungslos funktionieren.
- Wir schätzen Freude an Organisation, Struktur und Service sowie den Willen, Büroprozesse aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln.
- Klare, wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe ist für uns zentral – im Team, mit der Geschäftsführung sowie im Kontakt mit Kund:innen und externen Dienstleister:innen.
- Wir wissen: Arbeitszeit ist Lebenszeit. Darum gestalten wir unsere Arbeitsprozesse und -strukturen bewusst, effizient und menschlich – mit Blick auf Entlastung, Qualität und kontinuierliche Verbesserung.
- Gute Organisation macht Erfolge sichtbar: Wir feiern gemeinsam, wenn Dinge gut laufen, und lernen konstruktiv aus Situationen, in denen etwas nicht optimal funktioniert hat.
## Benefits
**Das bieten wir an:**
- Befristete Anstellung auf 1 Jahr in Teilzeit (25-30 Wochenstunden an 5 Tagen)
- Wichtiger als ein fixer Starttermin ist uns, dass wir zueinander passen
- Flexible Arbeitszeiten (Kernarbeitszeit 9 bis 16:30 Uhr)
- Bestes technisches Equipment (Apple)
- Teamwerkstatt: 1 x im Jahr geht es mit dem Team raus, z.B. an die Nordsee, und weitere Events
Wenn Dich unsere Stellenausschreibung interessiert und Du Lust hast mit uns zusammenzuarbeiten, noch dazu ein kommunikativer, verlässlicher und lösungsorientierter Teamplayer bist, dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen!
Skills
Benefits
Languages
About Gute Botschafter GmbH
Gute Botschafter GmbH is a marketing services company based in Nordrhein-Westfalen, Germany.
