Deine Aufgaben

• Du unterstützt das gesamte Team bei organisatorischen und administrativen Themen und koordinierst Termine, Abstimmungen und weitere teamübergreifende Anliegen.
• Du unterstützt den Einkauf im gesamten Vertragsprozess vom ersten Vertragsentwurf über interne Abstimmungen und Freigaben bis zur Unterzeichnung und strukturierten Ablage.
• Du prüfst Verträge auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz und stellst sicher, dass zuvor getroffene kommerzielle und fachliche Vereinbarungen korrekt im Vertrag berücksichtigt wurden.
• Du gleichst Vertragsinhalte mit Angeboten, Verhandlungsergebnissen, Bestellungen, Spezifikationen und weiteren Vereinbarungen ab und identifizierst fehlende oder abweichende Inhalte.
• Du kontrollierst wesentliche Vertragsbestandteile wie Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Leistungsumfang, Termine, Gewährleistung, Garantien, Haftung, Vertragslaufzeiten und weitere vereinbarte Konditionen.
• Du behältst Vertragslaufzeiten, Fristen, Meilensteine und vertragliche Verpflichtungen im Blick und informierst die verantwortlichen AnsprechpartnerInnen frühzeitig über Handlungsbedarf.
• Du unterstützt bei Vertragsänderungen und Nachträgen und stellst eine transparente Versionierung sowie vollständige Vertragsdokumentation sicher.
• Du entwickelst gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen Standards, Checklisten und Prozesse für ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement weiter.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit relevanter Weiterbildung.
• Ein kaufmännisches und vertragsbezogenes Grundverständnis sowie Kenntnisse typischer Abläufe rund um Beschaffung, Bestellprozesse und Vertragsmanagement gehören zu Deinem Profil.
• Idealerweise hast Du bereits mit ERP-, DMS- und ECM-Systemen gearbeitet und bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert, verantwortungsbewusst und proaktiv und behältst auch bei kurzfristigen Anfragen und wechselnden Aufgaben den Überblick.
• Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und einen Blick fürs Detail und erkennst Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen in Dokumenten und Vereinbarungen.
• Teamarbeit und ein offener und verbindlicher Austausch liegen Dir und Du bringst Eigeninitiative sowie Freude an der Koordination unterschiedlicher Themen mit.