Groups & Events Coordinator (m/w/d)

Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht eine:n Groups & Events Coordinator:in, um unser Sales Team zu verstärken.

Sind Sie ein:e Meister:in Ihres Fachs? Arbeiten Sie gerne in einem Team, das gemeinsam Erfolge feiert, dabei Integrität und Respekt zeigt und verantwortungsvoll handelt? Leben Sie eine Wachstumsmentalität? Wir laden Sie ein, ein Fan des Außergewöhnlichen zu werden.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber einiger der luxuriösesten Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Destinationen weltweit und verfügt über eine starke Entwicklungspipeline. Die Gruppe ist zunehmend dafür bekannt, einige der begehrtesten Immobilien der Welt zu schaffen, und bietet legendären Service, der von asiatischem Erbe inspiriert ist, während sie gleichzeitig modernste Luxus-Erlebnisse repräsentiert.

Das Mandarin Oriental Palace, Luzern ist ein ikonisches Belle-Époque-Wahrzeichen und bietet ein luxuriöses Erlebnis der Spitzenklasse. Es umfasst 136 Zimmer und Suiten, drei Restaurants, eine Bar sowie verschiedene Tagungseinrichtungen, ein Spa und einen Fitnessraum.

Als Groups & Events Coordinator:in sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Administrative Unterstützung des Groups & Events Teams.

• Mitarbeit bei der Betreuung und Koordination von Gruppen- und Veranstaltungsbuchungen in allen Phasen, von der ersten Anfrage bis zur Nachbereitung der Veranstaltung.

• Erstellung von Angeboten, Verträgen, Function Sheets und weiteren relevanten Dokumenten präzise und fristgerecht.

• Pflege und Aktualisierung aller Daten im Veranstaltungsmanagementsystem.

• Koordination der Kommunikation zwischen internen Abteilungen, um einen reibungslosen operativen Ablauf sicherzustellen.

• Unterstützung bei Hausführungen, Besichtigungen und Kundenterminen.

• Überwachung von Fristen, Zahlungsplänen und besonderen Kundenwünschen.

• Sicherstellung eines erstklassigen Gästeservices sowie höchster Qualitäts- und Servicestandards an allen Berührungspunkten mit Gästen und Kunden.

Als Groups & Events Coordinator:in erwarten wir von Ihnen:  

• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position oder im Veranstaltungsmanagement, vorzugsweise in einem Luxushotel oder im gehobenen Hospitality-Umfeld.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren.

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie Veranstaltungs- und Hotelmanagementsystemen.

• Eine positive Ausstrahlung, Flexibilität und eine hohe Serviceorientierung mit Leidenschaft für exzellente Gästeerlebnisse.

Unser Engagement für Sie:

• Lernen und Entwicklung. Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme für die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können. 

• MOstay. Wenn man so hart arbeitet wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu gönnen. Als Mitglied der #MOfamily können Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Übernachtungen und zusätzlich attraktive Zimmerpreise für Sie und Ihre Liebsten.

• Gesundheit & Wellness für Kollegen. Die richtige Work-Life-Balance zu finden ist wichtig. Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.

• Swiss Deluxe Hotels. Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Häusern in der ganzen Schweiz. Von aufregenden Stadthotels bis hin zu Grand Hotels, die tief in ihrer Umgebung verwurzelt sind - der perfekte Urlaub ist nur eine Reservierung entfernt.  

• Und vieles mehr!

Wir sind Fans. Sind Sie es auch?

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We are searching for a Group & Events Coordinator to join our Mandarin Oriental Palace, Luzern

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognized for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

Mandarin Oriental Palace, Luzern is an iconic Belle Époque landmark, offering a premier luxury experience. The hotel comprises 136 rooms and suites, four restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Palace, Luzern, within the Sales & Marketing departement, the Groups & Events Coordinator is responsible for providing administrative and organizational support to the department. This role plays a key part in ensuring the smooth execution of all group bookings and events. The Groups & Events Coordinator reports directly to the Director of Groups & Events.

As Group & Events Coordinator,  you will be responsible for the following tasks:

• Provide administrative support to the Groups & Events team.

• Assist in managing all stages of group and event bookings, from initial enquiry to post-event follow-up.

• Prepare proposals, contracts, function sheets, and other documentation accurately and in a timely manner.

• Maintain updated records in the events management system

• Coordinate communication between internal departments to ensure operational readiness.

• Support site inspections and client visits as needed.

• Monitor deadlines, payment schedules, and special requests.

• Uphold the highest levels of guest service and attention to detail at every touchpoint.

As Group & Events Coordinator, we expect from you: 

• Previous experience in a similar administrative or event coordination role within a luxury hotel or hospitality environment preferred.

• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple priorities.

• Strong communication skills in German and English; additional languages are an asset.

• Proficient in Microsoft Office and event software systems.

• A positive attitude, flexibility, and a passion for delivering exceptional service.

Our commitment to you:

• Learning & Development. Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.

• MOstay. When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.

• Heath & Colleague Wellness. Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.

• Swiss Deluxe Hotels. As a member of the Swiss Deluxe Hotels you and your loved ones get to enjoy stays at many prestigious properties all across Switzerland. From vibrant city hotels to grand hotels deeply rooted in their surroundings, the perfect get-away is only a reservation away.   

• And much more!

We’re Fans. Are you?