Office Operations Manager (m/w/d)
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·Yesterday
- Location
- EMEA-Germany-exocad
- Type
- Full-time
- Department
- Operations
- Seniority
- Manager
Description
Office Operations Manager (m/w/d)
Department: Operations
Employment Type: Full Time
Location: EMEA-Germany-exocad
Description
Du möchtest in einem internationalen Umfeld arbeiten und Teil eines vielseitigen Teams sein? Dann bist du bei uns genau richtig.
Als zentrale Anlaufstelle im Office übernimmst du eine Schlüsselrolle und behältst den Überblick über ein breites Aufgabenfeld von Front Desk über Organisation bis hin zu zentralen administrativen Abläufen. Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen sowie externen Partnern zusammen und sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld effizient und serviceorientiert funktioniert.
Bei uns hast du die Möglichkeit, ein vielseitiges Aufgabenfeld aktiv mitzugestalten und Abläufe nachhaltig zu verbessern.
Deine Aufgaben
Service & Front Desk
- Zentrale Ansprechperson für Kolleg:innen, Gäste, Dienstleister und Lieferanten
- Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Alltags
Administrative & kaufmännische Aufgaben / Organisation & Koordination
- Abwicklung operativer Prozesse (z.B. Bestellungen, Rechnungen, Organisation)
- Planung und Vorbereitung von Meetings, Reisen und internen Abläufen
- Zusammenarbeit mit Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern
Prozess- und Organisationsentwicklung
- Weiterentwicklung zentraler Office- und Serviceprozesse
- Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen im Tagesgeschäft
- Enge Abstimmung mit internen Schnittstellen und Unterstützung bereichsübergreifender Themen
Deine Arbeitsweise
Du arbeitest eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Initiative an komplexen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Dabei entwickelst du bestehende Prozesse aktiv weiter, bringst neue Ideen ein und sorgst für effiziente und nachhaltige Abläufe.
Du priorisierst eigenständig, triffst fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Als zentrale Schnittstelle koordinierst du unterschiedliche Ansprechpartner und bringst Themen strukturiert zur Umsetzung.
Was uns wichtig ist
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Gastgebermentalität
- Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationsstärke und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Sorgfalt und Auge fürs Detail
- Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
- Teamgeist und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Office- oder administrativen Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office und Outlook
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Job Benefits
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen, wachstumsorientierten Softwareunternehmen.
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
- Ein positives Arbeitsumfeld, das Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiraum fördert.
- Ausgeprägter Teamgeist und ein sehr gutes Betriebsklima.
- Moderne Arbeitsplätze und neueste Technologien.
- Flexible Arbeitszeiten.
- Weiterbildungsangebote.
- Firmenevents.
- Sportangebote und Förderung der Work-Life-Balance.
- Kostenlose Getränke, Obst und Snacks.
- Betriebseigene Kantine mit Koch.
- Gute Verkehrsanbindung.
- JobTicket / JobRad.
