Document Controller

At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.

Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.

Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.

Job description:

Propósito del puesto

Gestionar centralmente la documentación del proyecto y proporcionar soporte administrativo y de coordinación al equipo de Medio Ambiente, Comunidades, Permisos y Tierras y otras áreas del proyecto, asegurando la organización, trazabilidad, control de versiones y disponibilidad de los documentos. El puesto tiene un enfoque particular en el Sistema de Gestión Ambiental y Social (ESMS), incluyendo la documentación de compromisos, evidencia de cumplimiento y registros necesarios para apoyar la alineación con los Estándares de Desempeño del IFC. También apoya las actividades diarias de oficina, logística de viajes, comunicación y cumplimiento departamental.

Responsabilidades Clave:

• Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados.
• Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación.
• Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento.
• Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos.
• Mantener evidencia documental completa.
• Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión.
• Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes.
• Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes.
• Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables.
• Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes.
• Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones.
• Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información.
• Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos.
• Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto.

Calificaciones, Experiencia y Habilidades Requeridas:

• Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado.
• Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto.
• Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint), incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos.
• Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero.
• Se requiere fluidez en español. Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica; inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales.
• Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable.
• Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001/9001 es deseable.

Competencias Clave

• Fuertes habilidades organizativas y alta atención al detalle.
• Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto.
• Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
• Discreción al manejar información confidencial.
• Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos.
• Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.

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