Logistics Associate

Contexte :

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.

RESUME DU POSTE :

L’Assistant(e) Logistique est chargé(e) de la coordination et du suivi des activités logistiques, notamment la consolidation des plans de mission, le suivi des demandes de voyage, la supervision des livraisons ainsi que la mise à disposition des équipements et des outils auprès des partenaires. À ce titre, il/elle assure un ensemble de responsabilités variées, incluant le suivi des contrats de prestations (entretien, maintenance et sécurité des locaux), la gestion des réceptions de biens et services, ainsi que la mise à jour régulière de l’inventaire. Par ailleurs, il/elle contribue à la préparation des dossiers de paiement des factures, et veille à la gestion efficace du parc automobile ainsi qu’au suivi de la consommation de carburant.

COMPETENCES ET RESPONSABILITÉS :

• Assurer la consolidation des plans de missions et de déplacements, ainsi que la planification et l’affectation des véhicules ;
• Mettre en place et assurer le suivi d’un dispositif de contrôle du parc automobile, en veillant à la maintenance préventive et corrective des véhicules ;
• Organiser les aspects logistiques des déplacements des visiteurs et des expatriés, incluant les réservations d’hébergement, les transferts aéroportuaires, ainsi que les démarches administratives (visas, cartes de séjour) ;
• Assurer le suivi et la conformité des documents administratifs locaux relatifs aux expatriés.
• Assurer la gestion et le suivi des contrats de gardiennage et d’entretien des bureaux, incluant les renouvellements, les validations et le suivi des paiements ;
• Veiller à la continuité de la fourniture en électricité et au bon fonctionnement du groupe électrogène ;
• Coordonner les travaux de maintenance et les besoins opérationnels des bureaux, y compris l’acquisition d’équipements et de matériels ;
• Assurer la gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureau ;
• Préparer les kits et organiser la logistique des ateliers et des événements ;
• Assurer le rôle de point focal pour la mise à jour et le suivi des inventaires du projet ;
• Suivre la consommation de carburant et veiller aux réapprovisionnements nécessaires ;
• Assurer la réception et le traitement des courriers et des factures ;
• Gérer les appels téléphoniques et assurer l’orientation des interlocuteurs ;
• Rédiger et mettre en forme les correspondances administratives ;
• Assurer le classement et l’archivage électronique des documents ;
• Exécuter toute autre tâche connexe confiée dans le cadre de ses fonctions.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES :

• Capacité à faire preuve d’orientation client et à appliquer les fondamentaux du service client.
• Sens de l’organisation et respect des délais, proactivité.
• Exerce son jugement dans le cadre de politiques et procédures définies afin de trouver des solutions et d’exécuter ses missions.

FORMATION ET EXPERIENCE :

• Baccalauréat ou équivalent international requise. Une licence en transport, logistique, Administration ou équivalent est préférée.
• 0 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente à un poste similaire avec au moins un an d’expérience en gestion administrative et des véhicules.
• Une expérience au sein d’un programme financé par des bailleurs internationaux, spécifiquement le gouvernement américain et PEPFAR est un atout.
• Une expérience au sein d’une ONG est un atout.
• Parfaite maitrise de la langue française, la connaissance de l’Anglais est un atout.
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) ; l’expérience en gestion de base de données est un atout.
• Avoir la capacité à gérer plusieurs tâches et demandes, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis ; l'exactitude et l’attention au détail dans l'exécution des tâches sont d'une importance cruciale ;
• Solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses.

Les candidats intéressés sont encouragés à soumettre leur dossier de candidature composé de :

1. Un Curriculum Vitae mis à jour de 4 pages maximum

2. Une lettre de motivation de 2 pages maximum

3. Une copie du diplôme requis

Toute soumission dont le dossier est incomplet ne sera pas considérée.

The expected hiring salary range for this role is XOF   6,000,000 - 8,000,000 for annual  basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay,  and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment  process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email [email protected].

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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