Office Manager

ABOUT GREYSTAR

Greystar is a leading, fully integrated global real estate platform offering expertise in property management, investment management, development, and construction services in institutional-quality rental housing. Headquartered in Charleston, South Carolina, Greystar manages and operates over $300 billion of real estate in more than 265 markets globally with offices throughout North America, Europe, South America, and the Asia-Pacific region. Greystar is the largest operator of apartments in the United States, managing over one million units/beds globally. Across its platforms, Greystar has nearly $79 billion of assets under management, including over $35 billion of development assets and over $36.5 billion of regulatory assets under management. Greystar was founded by Bob Faith in 1993 to become a provider of world-class service in the rental residential real estate business. To learn more, visit www.greystar.com.

JOB DESCRIPTION SUMMARY

L'Office Manager / Assistant de Direction H/F apporte son soutien à l’équipe du bureau de Paris. Il/elle est plus particulièrement en charge de la gestion opérationnelle quotidienne des services généraux et de l’assistanat personnel des dirigeants du bureau de Paris.

Le rôle consiste à créer et à maintenir un environnement de travail optimal, tout en assurant un niveau élevé d’efficacité organisationnelle et de communication avec les parties prenantes internes et externes.

JOB DESCRIPTION

Les principales responsabilités du rôle :

Office management

• Veiller à ce que le bureau de Paris soit opérationnel, ce qui englobe les équipements et les systèmes, en communiquant avec les fournisseurs et en prenant les dispositions nécessaires pour effectuer les commandes nécessaires.
• Veiller à ce que le bureau de Paris soit propre, rangé et dans des conditions optimales d’utilisation (salles de réunions, postes de travail, cuisine).
• Assurer le premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les employés.
• Assister les visites des collègues internationaux (en réservant si besoin les hôtels et les transferts).
• Maintenir les fournitures et les équipement de bureau ; commander au besoin dans la limite du budget établi et assurer la liaison avec les fournisseurs ; assurer la gestion des factures.
• Ouvrir le courrier et en faire la distribution, ainsi que gérer le traitement des demandes d’expédition.
• Accomplir diverses tâches administratives, sur demande.
• Aider à la préparation des documents pour les présentations internes ou externes.
• Organiser les voyages et les déplacements des directeurs, en particulier des dirigeants du bureau parisien.
• Mettre en place et renouveler des contrats avec les prestataires pour gérer efficacement les coûts et réaliser des économies dans la mesure du possible.
• Assurer le référencement des prestataires dans le système financier.
• Gérer un budget de dépenses de fournitures de bureau et de cuisine.
• Soutenir les membres de l’équipe dans leurs activités de classement et archivage.
• Travailler avec DocuSign pour les échanges électroniques de contrats et la signature de documents par les Directeurs.
• Organiser les événements réguliers Greystar tout au long de l’année, happy hours, séminaires, diner de Noël, événements divers.
• Être le point de contact pour l’équipe IT et assister les membres de l’équipe sur tous leurs sujets en rapport avec l’informatique.

Ressources Humaines

• Participer aux process d’intégration des nouveaux salariés en préparant leur matériel informatique, en commandant les téléphones mobiles et lignes associées et en mettant à disposition les badges d’accès au bureau et au parking.

Assistanat des dirigeants

• Programmation de différents rendez-vous et gestion des agendas des dirigeants du bureau de Paris.
• Préparation des notes de frais des dirigeants du bureau parisien.
• Réservations diverses (restaurants, taxis, hôtels etc.).
• Support dans l'organisation des déplacements professionnels

Qualifications requises :

• Diplômé(e) d’un Bac+2 en Management, Gestion administrative avec une expérience réussie dans un poste similaire.
• Avoir la capacité manifeste de lire, d’écrire et de communiquer efficacement en français et en anglais pour représenter l’entreprise au niveau local ou européen.
• Une formation générale ou une expérience équivalente au soutien administratif.
• Maitriser les outils administratifs avec PowerPoint, Word, Outlook and Excel, Teams.
• Utilisation outils collaboratifs (planning partagé, Visio conférence).
• Anglais courant.

Expériences et qualités pour le rôle :

Essentielles :

• Démontrer d’excellentes compétences en communication, savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organisation, précision, méthode et qualité de suivi sont de rigueur.
• Esprit d’initiative et être en mesure de travailler de façon autonome.
• Une attention aux détails et une capacité de déceler les erreurs dans les documents et les rapports.
• Une discrétion et une capacité de traiter des renseignements de nature délicate et confidentielle.
• Faire preuve de souplesse et d’habileté dans la gestion de plusieurs activités et capacité à gérer des priorités.
• Sens de l’écoute, qualités humaines et relationnelles.

Désirables :

• Une ambition et un potentiel de croissance au sein de l’organisation et dans le rôle.
• Une qualification de premier secours.

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