Facilities Manager

We are seeking an experienced Facilities Manager to oversee comprehensive site operations and lead a high-performing team.

Responsibilities:

Leadership

• Manage and coach team members

• Develop and sustain a high-quality, well-motivated team

• Ensure high staff morale, trust, and work ethics

• Build and maintain an environment that supports teamwork, cooperation, and performance excellence

• Mentor and enable training & development of team members

Client/Stakeholder Management

• Proactively engage stakeholders to ensure on-site client expectations are met

• Build and develop effective client/stakeholder relationships across multiple organizational levels

• Serve as on-site key point of contact for Facilities in the client's premises

Procurement & Vendor Management

• Ensure vendors are well-managed, delivering services on time and within budget

• Ensure vendor procurement processes comply with agreed client procurement guidelines and Jones Lang LaSalle best practices

Contracts Management

• Plan and manage all contracts to ensure professional delivery at appropriate costs

• Monitor contract expiry dates and initiate re-procurement when needed

• Continuously assess contracts to deliver best value to the client

• Finance Management / Cost Control / Profitability

• Actively ensure the site's financial operations meet or exceed targets and control requirements, including the Jones Lang LaSalle Code of Ethics

• Ensure financial processes are followed at all times

• Health & Safety Management

• Ensure provision of a safe working environment

• Ensure compliance with statutory regulations on fire, health, and safety standards

Site Operations Management:

• Ensure high-quality service delivery for soft and hard services

• Recommend continuous quality improvement practices and implement industry best practice operations

• Implement building procedures and performance measures, maintaining them consistently

• Ensure all Critical Environment (CEM) requirements are met

• Review existing operations regularly to reduce costs and improve operational standards

Risk Management:

• Ensure a property risk management program, including audits, is implemented and maintained

• Ensure escalation procedures and incident reporting procedures are implemented and in place

• Assist in developing guidelines and strategies to ensure compliance with Jones Lang LaSalle's business conduct

• Achieve Key Performance Indicators and Service Level Agreements

Ideal Experience:

• Experience in facilities management

• Excellent interpersonal skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands

• Knowledge of Occupational Safety requirements

• Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems

• Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)

• Knowledge of vendor management for specialized services

• Knowledge of critical facilities and understanding of basic technical aspects of property (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection systems, Mechanical & Electrical systems, BMS systems)

• Proven capacity to understand and interpret commercial contracts

• Budget management and financial analysis skills

Other Personal Characteristics:

• Strong communicator with good presentation skills; possesses strong verbal and written communication skills; active listener

• Fluent in Italian and English for written, verbal, and reporting purposes

• Passion for quality with an eye for detail to ensure best service delivery

• Self-motivated, confident, and energetic

• Ability to effectively handle stressful situations

• Flexible and able to adapt to rapidly changing situations

• Strongly goal-oriented with ability to focus on meeting all performance targets

• Team player able to cooperate and work well with others to meet targets

• Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives

• Exhibits honesty and trustworthiness

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Stiamo cercando un/una Facilities Manager esperto/a per supervisionare le operazioni del sito e guidare un team ad alte prestazioni.

Responsabilità

Leadership:

• Gestire e guidare il team

• Sviluppare e mantenere un team motivato e di alta qualità

• Garantire elevato morale del personale, fiducia ed etica professionale

• Costruire e mantenere un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l'eccellenza nelle prestazioni

• Fornire mentoring e supportare la formazione e lo sviluppo dei membri del team

Gestione Cliente/Stakeholder:

• Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per garantire che le aspettative del cliente in loco siano soddisfatte

• Costruire e sviluppare relazioni efficaci con clienti/stakeholder a più livelli dell'organizzazione

• Essere il punto di contatto chiave in loco per i servizi Facilities presso la sede del cliente

Procurement e Gestione Fornitori:

• Garantire che i fornitori siano ben gestiti, fornendo servizi nei tempi e nel budget previsti

• Assicurare che i processi di procurement dei fornitori siano conformi alle linee guida concordate con il cliente e alle best practice di Jones Lang LaSalle

Gestione Contratti:

• Pianificare e gestire tutti i contratti per garantire un'erogazione professionale ai costi appropriati

• Monitorare le scadenze dei contratti e avviare il re-procurement quando necessario

• Valutare continuamente i contratti per garantire il miglior valore per il cliente

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività:

• Lavorare attivamente per garantire che le operazioni finanziarie del sito raggiungano o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, incluso il Codice Etico di Jones Lang LaSalle

• Assicurare che i processi finanziari siano sempre seguiti

Gestione Salute e Sicurezza:

• Garantire un ambiente di lavoro sicuro

• Assicurare la conformità alle normative statutarie in materia di sicurezza antincendio, salute e sicurezza

Gestione Operazioni del Sito:

• Garantire un'erogazione di servizi di alta qualità per servizi soft e hard

• Raccomandare pratiche di miglioramento continuo della qualità e implementare operazioni secondo le migliori pratiche del settore

• Implementare procedure e misure di performance dell'edificio, mantenendole costantemente

• Garantire che tutti i requisiti di Critical Environment (CEM) siano soddisfatti

• Rivedere regolarmente le operazioni esistenti per ridurre i costi e migliorare gli standard operativi

Gestione del Rischio:

• Garantire l'implementazione e il mantenimento di un programma di gestione del rischio immobiliare, inclusi gli audit

• Assicurare che le procedure di escalation e di segnalazione degli incidenti siano implementate e operative

• Assistere nello sviluppo di linee guida e strategie per garantire la conformità alla condotta aziendale di Jones Lang LaSalle

• Raggiungere gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) e gli Accordi sul Livello di Servizio (SLA)

Esperienza Ideale:

• Esperienza in facility management

• Eccellenti capacità interpersonali e abilità di interagire con un'ampia gamma di personale e richieste del cliente

• Conoscenza dei requisiti di Sicurezza sul Lavoro

• Solida competenza informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi

• Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)

• Conoscenza della gestione fornitori per servizi specializzati

• Conoscenza delle strutture critiche e comprensione degli aspetti tecnici di base della proprietà (climatizzazione sale server, sistemi chiller, sistemi di protezione antincendio, sistemi meccanici ed elettrici, sistemi BMS)

• Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali

• Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria

Altre Caratteristiche Personali:

• Comunicatore/comunicatrice efficace con buone capacità di presentazione; possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta; ascoltatore/ascoltatrice attivo/a

• Fluente in inglese per scopi scritti, verbali e di reportistica

• Passione per la qualità con attenzione ai dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi

• Auto-motivato/a, sicuro/a di sé ed energico/a

• Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti

• Flessibile e capace di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento

• Fortemente orientato/a agli obiettivi con capacità di concentrarsi sul raggiungimento di tutti i target di performance

• Team player capace di cooperare e lavorare bene con gli altri per raggiungere gli obiettivi

• Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento

• Dimostra onestà e affidabilità