Jouw missie

Om ons team te versterken zijn we op zoek naar een georganiseerde en proactieve Traffic Manager die ons helpt om optimaal te leveren.  Als Traffic Manager bij OVAL ben jij vanuit een sterk Europees mandaat de spil in de organisatie die verantwoordelijk is voor de resource planning, staffing en optimaal inzetten van de volledige Shared Delivery Capability (Strategy, Creation & Content en Production) over alle Client Clusters en landen heen, voor zowel pitches als project delivery.

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en voortgang van projecten als het aankomt op capaciteitsplanning. De project lead uit het Account Team blijft verantwoordelijk voor scope, timing, kwaliteit, budget en het projectresultaat; jij coördineert de benodigde capaciteit en staffing. Je bewaakt deadlines, verdeeld capaciteit optimaal, verbetert processen en zorgt dat communicatie tussen teams en externe krachten vlekkeloos verloopt. Je hebt niet alleen oog voor operationele efficiëntie, maar ook voor financiële optimalisatie. Dankzij jouw inzicht en structuur kunnen onze expertise teams zich volledig richten op waar ze het beste in zijn terwijl we kosten binnen budget houden.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je bent onderdeel van het Shared Back Office (S.BO) van OVAL, je rapporteert direct aan de COO en je zorgt voor sterke relaties binnen het team over 4 landen voor optimale communicatie. 

• Je coördineert creatieve, strategische en productionele verzoeken als het aankomt op capaciteits- en expertiseplanning.

• Je weegt interne capaciteit en externe ondersteuning af op basis van een totaalbeeld binnen OVAL, en adviseert samen met leads, MD’s en P&C over capaciteitsaanpassingen en aanwervingsbehoeften.

• Je draagt verantwoordelijkheid voor het opstellen, bewaken en bijsturen van de resourceplanning, rekening houdend met deadlines, beschikbaarheid en prioriteiten. Je benut planningtools en automatisering om de capaciteitsplanning efficiënt en actueel te houden en je bent daardoor in staat om zelfstandig aanpassingen te maken waar nodig.

• Je verzorgt de staffing in nauw overleg met Account Teams en S.DC leads, rekening houdend met expertise, beschikbaarheid, taal en projecteconomie. Onopgeloste resourceconflicten escaleer je naar de relevante MD en COO. People management en evaluaties blijven bij de hiërarchische leidinggevenden.

• Je denkt en kijkt vooruit waardoor jij de voortgang kunt monitoren en tijdig mogelijke knelpunten kunt signaleren. 

• Je volgt billability, utilization en de kostenefficiëntie van de gedeelde capaciteit op en stelt verbeteringen voor, met oog voor het onderscheid tussen ongebruikte capaciteit en bewust geplande tijd (zoals pitches en opleiding).

• Je rapporteert aan het management over capaciteit, bezetting en risico’s in de resourceplanning.

• Je onderhoudt heldere communicatie met alle betrokken teams en stakeholders.

• Je ondersteunt bij de administratieve en procesbegeleiding rondom resourceplanning en staffing.

• Je treedt op als operationele TeamLeader Champion om gemeenschappelijke planningsprocessen, betrouwbare data en gebruikersadoptie te borgen, in nauwe samenwerking met Finance en onder coördinatie van de COO.

• Je signaleert en implementeert  verbeteringen om processen en workflows efficiënter te maken.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een bureau en 3+ jaar in een vergelijkbare rol (traffic, planning of projectcoördinatie), bij voorkeur in een creatieve omgeving, met aantoonbare ervaring in capaciteitsplanning over meerdere teams; ervaring in een internationale context is een sterke troef. Je beschikt over voldoende senioriteit, overtuigingskracht en verbindingsvermogen om effectief samen te werken met verschillende leads en MD’s.

• Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week

• Je bezit uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en je bent sterk in stakeholdermanagement.

• Je hebt ervaring met projectmanagement- en planningtools (zoals TeamLeader, Trello of vergelijkbaar) en het verbeteren en invoeren van gemeenschappelijke processen.

• Je bent stressbestendig en je houdt overzicht en rust, ook onder tijdsdruk.

• Je hebt een proactieve en oplossingsgerichte houding. Je ziet kansen en grijpt ze.

• Je beschikt over een analytisch vermogen. Je kunt vooruitdenken en bottlenecks voorspellen.

• Je bent business savvy. Je behoudt financiële focus bij het inzetten en aangaan van externe samenwerkingen en je zoekt naar de beste balans van kwaliteit, kosten en ROI. 

• Je bent een optimistische teamplayer die verbinding maakt en samenwerking stimuleert tussen alle kantoren.

• Vloeiend in Engels en Nederlands of Frans (geschikt voor kandidaten in NL, BE en FR). Duits is een pluspunt.

Waarom OVAL?

• Een sleutelrol binnen een dynamische en creatieve organisatie met vestigingen in vier landen.

• Toffe merken als klanten om voor te werken, zoals Bol., Fundis, BMW & Mini, Nintendo en Google.

• Een cultuur die gebouwd is op ondernemerschap, verbinding en empathie.

• Een goed salaris

• De ruimte om te ondernemen en jezelf te ontwikkelen.

• Het allergezelligste team met collega’s in 4 verschillende landen.
  
  Ben jij klaar om structuur, overzicht en flow te brengen in onze (creatieve)processen? Dan kijken we uit naar jouw sollicitatie!