Office Manager (m/w/d)

Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen.

Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.

**Rahmenbedingungen**

• Voll-Teilzeitstelle mit 30–40 Stunden pro Woche
• Standort Berlin mit regelmäßiger Präsenz im Office

## Aufgaben

• Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
• Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
• Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
• Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
• zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
• unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
• Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
• kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
• koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen

## Qualifikation

• mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
• ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
• Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
• sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
• sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
• vorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR Works
• Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
• sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

## Benefits

• langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
• hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
• modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
• modernste Büro- und IT-Ausstattung
• attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
• flexible Gestaltung der Arbeitszeit

_In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an._

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!