Office Manager:in (m/w/d)

AristanderAI ist ein junges, innovatives Unternehmen mit dem Fokus auf Künstliche Intelligenz und Data Science. Wir entwickeln maßgeschneiderte KI-Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und tragen damit zu deren Effizienzsteigerung und digitaler Transformation bei. Unsere Arbeitskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, eigenverantwortlichem Arbeiten und einem offenen, wertschätzenden Miteinander in einem international besetzten Team.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Beleg- und Rechnungsmanagement, Zuarbeit für das Steuerbüro
• Dokumentenmanagement: Pflege und Struktur von Verträgen, Angeboten & Co., Digitalisieren von physischen Dokumenten, digitale Belegablage
• Terminkoordination: Organisation von Meetings, Events und Team-Terminen
• Post- & E-Mail-Management: Bearbeiten, Weiterleiten, Priorisieren, Sortieren, Ablegen
• Büroorganisation: Einkauf von Materialien, Ansprechperson für das Team, externe Dienstleister koordinieren, Erstellung von Angeboten
• Workflow-Setup: Unterstützung bei der Implementierung digitaler Business-Prozesse
• Management-Support: Allgemeine administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung, zum Beispiel Recherchetätigkeiten, Erstellung von Präsentationen, Projektorganisation

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Office- oder Assistenzbereich
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise – du siehst, was zu tun ist und behältst immer einen kühlen Kopf
• Fit im Umgang mit MS Office, Google Workspace und ChatGPT
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und echte Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse, flüssiges Englisch ist ein echtes Plus

Benefits

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachstumsorientierten Unternehmen
• Unser Office mitten im Herzen des Prenzlauer Bergs - guter Kaffee inklusive
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice (nach Absprache)
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Ein dynamisches Team, das Wert auf ein angenehmes Arbeitsklima und offene Kommunikation legt
• Perks wie eine BVB Monatkarte und Firmenfitness (Urban Sports Club)

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung (Lebenslauf, relevante Zeugnisse und eine kurze Beschreibung Deiner Motivation) per E-Mail an:

Betreff: „Bewerbung Office Manager:in – [Dein Name]“