Gestionnaire de programme, IA et opérations commerciales, Affaires corporatives/Program Manager, AI & Business Operations, Corporate Affairs

Gestionnaire de programme, IA et opérations commerciales, Affaires corporatives/Program Manager, AI & Business Operations, Corporate Affairs

Description -

Résumé du poste

Le ou la Gestionnaire de programme, IA et opérations d’affaires est le moteur d’exécution de l’équipe Stratégie, planification et opérations des Affaires corporatives. Il s’agit d’un poste de contributeur individuel relevant du Directeur, Stratégie, planification et opérations ainsi que du Chef de cabinet (Chief of Staff).

À titre de principal gestionnaire de projets et de tâches de l’équipe, vous veillerez à ce que chaque priorité, action et engagement progresse dans les délais prévus et avec une responsabilisation claire. Vous créerez des tableaux de bord offrant à la direction une visibilité en temps réel sur les progrès réalisés tout en maintenant l’alignement des parties prenantes.

Ce rôle agit également comme principal responsable du programme d’intelligence artificielle des Affaires corporatives, en partenariat avec le dirigeant exécutif responsable du programme afin de transformer les stratégies en actions concrètes. Il dirige la mise en place d’un environnement SharePoint structuré et organisé pour l’organisation, gère les bons de commande (PO) et les énoncés de travaux (SOW) en collaboration avec l’organisation Pay to Purchase de HP et offre une occasion unique de développer des compétences financières et commerciales aux côtés de hauts dirigeants.

Principales responsabilités

Gestion des programmes et des tâches (principal domaine d’intervention)

• Agir à titre de principal gestionnaire de projets et de tâches pour le Chef de cabinet et l’équipe Stratégie, planification et opérations, en assurant la gestion du registre central des priorités, actions, responsables et échéances.
• Favoriser la responsabilisation au sein de l’équipe et auprès des parties prenantes des Affaires corporatives grâce à des suivis réguliers afin de garantir l’avancement des tâches et des engagements.
• Concevoir et maintenir des tableaux de bord offrant à la direction une visibilité en temps réel sur l’état des projets, les risques, les jalons et la capacité de l’équipe.
• Assurer le suivi des initiatives interfonctionnelles des Affaires corporatives en identifiant proactivement les risques, dépendances et retards potentiels avant qu’ils ne deviennent problématiques.
• Gérer le rythme opérationnel de l’équipe, notamment les revues hebdomadaires des priorités, les suivis des réunions de direction et les jalons des cycles de planification.
• Fournir à la direction des rapports d’avancement réguliers comprenant des résumés clairs et concis des progrès réalisés ainsi que des décisions requises.
• Collaborer avec le responsable de l’équipe, propriétaire du rapport trimestriel d’une page destiné au Chef des Affaires corporatives et à son équipe de direction, ainsi qu’avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires afin de rédiger et structurer ce document, en transformant les résultats, jalons et réussites en un récit convaincant.
• Améliorer continuellement les méthodes de planification, de suivi et d’exécution du travail en introduisant des outils et des pratiques favorisant l’efficacité.
• Pour les postes qui soutiennent des clients ou des partenaires situés dans la province de Québec, les employés doivent posséder une connaissance de base de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. Cette compétence est nécessaire pour lire, rédiger et communiquer efficacement en anglais et sera utilisée quotidiennement dans le cadre des échanges avec la direction et des communications internes.

Programme d’intelligence artificielle

• Agir à titre de principal responsable opérationnel du programme d’IA des Affaires corporatives.
• Traduire la stratégie IA en plans d’action, échéanciers et livrables concrets et en assurer la mise en œuvre.
• Identifier et promouvoir des cas d’utilisation de l’IA à forte valeur ajoutée dans les communications, les communications exécutives et les opérations internes.
• Piloter, déployer et faire évoluer les outils et processus d’IA, notamment Microsoft Copilot, des agents personnalisés et des bibliothèques d’invites (prompts), conformément aux politiques de gouvernance et d’utilisation responsable de l’IA de HP.
• Collaborer avec les équipes TI, Juridique, Protection des renseignements personnels et IA d’entreprise afin d’assurer la sécurité et la conformité des solutions.
• Favoriser l’adoption par la formation, les guides pratiques et les initiatives de gestion du changement, puis mesurer l’utilisation et l’impact d’affaires à des fins de rapport.
• Explorer les possibilités d’automatiser le suivi des tâches, les rapports d’avancement et les mises à jour de tableaux de bord grâce à l’IA.

SharePoint et automatisation

• Diriger la conception et la mise en œuvre d’un environnement SharePoint moderne, structuré et convivial pour les Affaires corporatives, créant ainsi un point d’accès numérique central pour les équipes, ressources et programmes de l’organisation.
• Définir une architecture de site, une navigation, des conventions de nommage et un modèle de gestion des accès clairs facilitant la recherche, le partage et l’entretien du contenu.
• Consolider et migrer le contenu existant provenant de différents sites et répertoires tout en éliminant les documents obsolètes et les doublons.
• Établir et maintenir des normes de gouvernance du contenu afin de garantir une organisation cohérente à mesure que l’environnement évolue.
• Identifier et mettre en œuvre des occasions d’automatisation réduisant le travail manuel et améliorant l’efficacité des processus de suivi et de production de rapports.
• Intégrer les outils de suivi de projets, les tableaux de bord ainsi que les registres de bons de commande et d’énoncés de travaux dans l’environnement SharePoint pour une visibilité centralisée.

Approvisionnement, bons de commande (PO) et énoncés de travaux (SOW)

• Assurer la gestion complète du cycle de vie des bons de commande et des énoncés de travaux pour les Affaires corporatives, depuis leur rédaction et approbation jusqu’à la réception, la facturation et la clôture.
• Collaborer étroitement avec les responsables des Affaires corporatives, les équipes Pay to Purchase, Approvisionnement et Finances afin d’assurer l’exactitude, la conformité et le traitement rapide des demandes.
• Évaluer les processus actuels liés aux PO et SOW afin d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les écarts de conformité, puis recommander et mettre en œuvre des améliorations.
• Normaliser les modèles de SOW, les processus de demande et les flux d’approbation afin de réduire les délais de traitement et les reprises de travail.
• Agir comme personne-ressource de confiance auprès des responsables des Affaires corporatives en les guidant dans les exigences d’approvisionnement et la planification des engagements avec les fournisseurs.
• Maintenir un registre centralisé des PO et SOW actifs, du suivi des dépenses engagées et des dates de renouvellement, tout en signalant de façon proactive les risques et échéances à venir.
• Travailler étroitement avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires afin de fournir des données précises pour les prévisions financières, les provisions comptables et la planification budgétaire.

Développement des connaissances financières et commerciales

• Développer une compréhension pratique de la budgétisation, des prévisions financières, des provisions comptables et de la gestion des dépenses grâce à une collaboration étroite avec le partenaire Planification et stratégie d’affaires et les équipes Finances.
• Comprendre comment les investissements des Affaires corporatives contribuent aux résultats d’affaires et aux priorités de l’entreprise.

Qualifications

Exigences

• Baccalauréat en administration des affaires, systèmes d’information, communications ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Généralement de 4 à 6 ans d’expérience en gestion de projets, coordination de programmes ou opérations d’affaires.
• Expérience démontrée dans la gestion simultanée de plusieurs projets et priorités, avec capacité à favoriser la responsabilisation sans autorité hiérarchique directe.
• Expérience dans la création de tableaux de bord et de rapports à l’aide d’outils tels que Power BI, Smartsheet, Planner ou Excel.
• Expérience pratique dans la conception et le développement de sites SharePoint Online, incluant l’architecture, les permissions et la gouvernance du contenu; une expérience des outils d’automatisation des flux de travail constitue un atout.
• Expérience concrète de mise en œuvre d’outils d’IA générative en entreprise; l’expérience avec Microsoft Copilot est fortement souhaitée.
• Excellentes compétences organisationnelles, grand souci du détail et capacité de suivi rigoureux.
• Excellentes compétences en rédaction et en communication, avec la capacité de produire des présentations et documents de haute qualité destinés aux hauts dirigeants.

Atouts

• Certification PMP, CAPM ou Agile.
• Expérience dans la gestion de bons de commande, d’énoncés de travaux ou de contrats fournisseurs; connaissance de SAP Ariba, Coupa ou plateformes similaires.
• Expérience au sein d’équipes de communications ou d’affaires corporatives.
• Intérêt pour le développement des connaissances financières et commerciales.

Avis de non-responsabilité

La présente description de poste décrit la nature générale et le niveau de travail associés à ce rôle. Elle ne constitue pas une liste exhaustive des tâches, compétences, responsabilités ou connaissances requises. Celles-ci peuvent être modifiées et d’autres responsabilités peuvent être ajoutées au besoin par la direction.

À propos de HP

HP crée de nouvelles possibilités permettant à la technologie d’avoir un impact significatif sur les personnes, les entreprises, les gouvernements et la société. Entreprise du Fortune 500, HP offre un portefeuille couvrant l’impression, l’informatique personnelle, les logiciels, les services et les infrastructures TI à plus d’un milliard de clients dans plus de 170 pays sur six continents.

Les processus d’acquisition de talents de HP Canada utilisent diverses technologies, y compris des outils d’intelligence artificielle, pour soutenir les activités de présélection, d’évaluation et de sélection des candidats. Ces outils sont conçus afin d’améliorer l’équité et l’efficacité du processus, et toutes les décisions d’embauche sont examinées par notre équipe de recrutement afin d’assurer leur conformité aux normes de recrutement de HP et aux lois provinciales applicables en matière d’emploi.

Cette offre d’emploi vise un poste actuellement vacant ou susceptible de le devenir prochainement.

Rémunération et avantages sociaux

La fourchette salariale annuelle de base pour ce poste se situe généralement entre $62,300 et $92,250. Le salaire offert sera établi en fonction de l’expérience, des compétences et de l’équité interne.

À titre d’employé permanent de HP Canada, vous serez admissible aux programmes d’avantages sociaux de l’entreprise, notamment :

• Assurance médicale
• Assurance dentaire
• Assurance vie
• Assurance invalidité

Vous bénéficierez également de 15 jours de vacances payées par année, calculés au prorata de votre date d’entrée en fonction.

Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

HP Canada est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous accueillons favorablement toutes les dimensions de la diversité.

À la demande des candidats qualifiés, des mesures d’adaptation peuvent être offertes à toutes les étapes du processus de recrutement conformément à la Politique d’adaptation de HP.

Pour obtenir de l’aide afin de compléter une demande d’emploi ou pour demander une mesure d’adaptation raisonnable dans le cadre de votre recherche d’emploi, veuillez communiquer avec : [email protected].

Remarque : Cette adresse est réservée aux candidats nécessitant une mesure d’adaptation liée à un handicap. Le candidat retenu devra également réussir une vérification standard du casier judiciaire et signer les ententes de confidentialité, de non-sollicitation et de conflit d’intérêts de HP.

Role Summary

The Program Manager, AI & Business Operations is the execution engine of the Corporate Affairs Strategy, Planning & Operations team. This is an individual contributor role reporting to the Director of Strategy, Planning & Operations and Chief of Staff. As the team's primary project and task manager, you will ensure every priority, action, and commitment moves forward on time and with clear accountability, building the dashboards that give leadership real time visibility into progress and keeping stakeholders aligned. The role also serves as the primary driver of the Corporate Affairs AI workstream, partnering with the workstream's executive owner to turn strategy into action; leads the build out of a clean, organized SharePoint environment for the organization; manages purchase orders and statements of work in partnership with HP's Pay to Purchase organization; and offers a deliberate path to build financial and business acumen alongside senior leaders.

Key responsibilities

Program and task management (primary focus)

• Serve as the primary project and task manager for the Chief of Staff and the Strategy, Planning & Operations team, owning the central tracker of priorities, actions, owners, and deadlines.
• Drive accountability across the team and Corporate Affairs stakeholders, following up consistently to ensure tasks and commitments move forward.
• Build and maintain dashboards that give leadership real time visibility into project status, risks, milestones, and team capacity.
• Track cross functional initiatives across Corporate Affairs, proactively flagging risks, dependencies, and slipping timelines before they become issues.
• Manage the team's operating cadence, including weekly priority reviews, leadership meeting action items, and planning cycle milestones.
• Provide regular status reporting to leadership with clear, concise summaries of progress and decisions needed.
• Partner with the team's Lead, who owns the quarterly one page white paper for the Chief of Corporate Affairs and their direct reports, and with the Business Planning & Strategy Partner to write and shape the paper, bringing strong writing and communications skills to turn status, milestones, and wins into a clear, compelling narrative.
• Continuously improve how the team plans, tracks, and delivers work, introducing tools and practices that increase efficiency.
• For roles that support customers or partners located within the Province of Quebec, employees must have a basic knowledge of English with the ability to read, write, and speak.  Employees should expect to use this knowledge on a daily basis for internal management communication.

AI workstream

• Serve as the primary driver and hands on lead for the Corporate Affairs AI workstream, partnering closely with the workstream's executive owner to execute the AI roadmap.
• Translate AI strategy into actionable plans, timelines, and deliverables, and drive them through to implementation.
• Identify and bring forward high value AI use cases across communications, executive communications, and internal operations for leadership consideration.
• Pilot, implement, and scale AI tools and workflows, including Microsoft Copilot, custom agents, and prompt libraries, in alignment with HP's AI governance and responsible use policies.
• Coordinate with IT, Legal, Privacy, and enterprise AI teams to ensure solutions are secure and compliant.
• Drive adoption through training, playbooks, and change management, and track usage and business impact for leadership reporting.
• Explore opportunities to use AI to automate task tracking, status reporting, and dashboard updates.

SharePoint and automation

• Lead the design and build out of a clean, organized SharePoint environment for Corporate Affairs, creating a single, intuitive digital home for the organization's teams, resources, and workstreams.
• Establish a clear site architecture, navigation, naming conventions, and permissions model that makes content easy to find, share, and maintain.
• Consolidate and migrate existing content from scattered sites and folders, retiring outdated material and reducing duplication.
• Define and maintain content governance standards so the environment stays organized as the organization grows.
• Identify and implement automation opportunities that reduce manual work and improve efficiency across team workflows, tracking, and reporting, using the tools best suited to each need.
• Integrate project trackers, dashboards, and PO and SOW trackers into the SharePoint environment for centralized visibility.

Procurement, POs, and SOWs

• Own the end to end lifecycle of purchase orders and statements of work for Corporate Affairs, from drafting and approvals through receipting, invoicing, and closeout.
• Partner closely with Corporate Affairs leads and the Pay to Purchase organization, Sourcing, and Finance to ensure requests are accurate, compliant, and processed on time.
• Assess current PO and SOW processes to identify inefficiencies, bottlenecks, and compliance gaps, and recommend and implement improvements.
• Standardize SOW templates, intake processes, and approval workflows to reduce cycle time, rework, and back and forth with procurement.
• Serve as a trusted resource for Corporate Affairs leads, guiding them through procurement requirements and helping them plan vendor engagements ahead of deadlines.
• Maintain a central tracker of active POs, SOWs, spend against commitments, and renewal dates, flagging upcoming expirations and risks proactively.
• Work closely with the Business Planning & Strategy Partner to provide accurate spend data for forecasting, accruals, and budget planning.

Financial and business acumen development

• Build working knowledge of budgeting, forecasting, accruals, and spend management through hands on partnership with and mentorship from the Business Planning & Strategy Partner and Finance.
• Develop an understanding of how Corporate Affairs investments connect to business outcomes and company priorities.

Qualifications

Required

• Bachelor's degree in Business, Information Systems, Communications, or a related field, or equivalent experience.
• Typically 4 to 6 years of experience in project management, program coordination, or business operations.
• Proven track record of managing multiple projects and priorities simultaneously, driving accountability without direct authority.
• Experience building dashboards and status reporting using tools such as Power BI, Smartsheet, Planner, or Excel.
• Hands on experience designing and building SharePoint Online sites, including site architecture, permissions, and content governance; experience with workflow automation tools a plus.
• Practical experience implementing generative AI tools in a business setting; experience with Microsoft Copilot strongly preferred.
• Strong organizational skills, attention to detail, and consistent follow through.
• Strong writing and communications background, with the ability to craft clear, polished narratives for senior leaders.

Preferred

• PMP, CAPM, or Agile certification.
• Experience managing purchase orders, statements of work, or vendor contracts; familiarity with SAP Ariba, Coupa, or similar platforms.
• Experience supporting communications or corporate affairs teams.
• Interest in developing financial and business acumen.
  

Disclaimer

This job description describes the general nature and level of work performed in this role. It is not intended to be an exhaustive list of all duties, skills, responsibilities, knowledge, etc. These may be subject to change and additional functions may be assigned as needed by management.

About HP

HP creates new possibilities for technology to have a meaningful impact on people, businesses, governments and society. A Fortune 500 Company,  HP brings together a portfolio that spans printing, personal computing, software, services and IT infrastructure to serve more than 1 billion customers in over 170 countries on six continents. HP invents, engineers, and delivers technology solutions that drive business value, create social value, and improve the lives of our clients. HP Canada’s Talent Acquisition processes involve the use of technology, including but not limited to, artificial intelligence (AI) tools, to support the screening, assessment, and selection processes. These tools are designed to enhance fairness and efficiency, and all hiring decisions are reviewed by our recruitment team to ensure alignment with HP’s hiring standards and applicable Provincial employment laws. This job posting is for an existing vacancy or a position expected to become vacant in the near future.

Compensation and Benefits

The typical base pay range for this role is $62,300 to $92,250 CAD annually. Pay within this range will be based on the review of experience, skills, and internal equity.

As a full time, employee of HP Canada, you will be eligible to participate in the company's group benefit programs, including medical, dental, life insurance, and disability coverage, subject to the terms and conditions of the applicable plans. During your employment term, you will receive 15 paid vacation days per year prorated based on your start date. Detailed information regarding benefits—will be provided upon hire and is subject to the terms and conditions of the applicable plans.

Equal Opportunity Employer:
HP Canada is an equal opportunity employer. We welcome the many dimensions of diversity. Upon request by qualified candidates, accommodation of special needs may be considered during all stages of the selection process within the framework of the HP Accommodation Policy. If you need assistance in filling out the employment application or require a reasonable accommodation while seeking employment, please e-mail [email protected].

Note: This option is reserved for applicants needing a reasonable accommodation related to a disability. In order to satisfy our contractual obligations with clients, the successful candidate will be required to pass a basic, standard Criminal Records check. You will also be required to sign off on HP's Confidentiality, Non-Solicitation and Conflict of Interest Agreement.

Job -

Supply Chain & Operations

Schedule -

Full time

Shift -

No Shift premium (Canada)

Travel -

Relocation -

Equal Opportunity Employer (EEO) - 

HP, Inc. provides equal employment opportunity to all employees and prospective employees, without regard to race, color, religion, sex, national origin, ancestry, citizenship, sexual orientation, age, disability, or status as a protected veteran, marital status, familial status, physical or mental disability, medical condition, pregnancy, genetic predisposition or carrier status, uniformed service status, political affiliation or any other characteristic protected by applicable national, federal, state, and local law(s).

Please be assured that you will not be subject to any adverse treatment if you choose to disclose the information requested. This information is provided voluntarily. The information obtained will be kept in strict confidence.

For more information, review HP’s EEO Policy or read about your rights as an applicant under the law here: “Know Your Rights: Workplace Discrimination is Illegal"