Office Manager / Assistenz (m/w/d) im Property Management

Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eine neue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Hamburg.

Dein Aufgabengebiet

Als Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management hältst Du unseren Objektteams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Vorgänge zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
• Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
• Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
• Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung

Wir wünschen uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und an organisatorischen Aufgaben

Von Vorteil sind Kenntnisse in immobilienbezogenen IT-Systemen, allen voran SAP RE-FX.

Wir bieten Dir

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
• Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
• Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
• Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
• Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
• Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke

Kontakt

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Simon Thebelt

Human Resources

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